Організація та самоорганізація роботи працівників обліку, контролю та аналізу

Самоорганізація — це комплекс заходів, які виконуються пра­цівником для забезпечення систем та порядку в роботі. Додержання системи в роботі передбачає раціональний режим праці, послідовність у роботі, систематичність, дисципліну праці, самопланування, самоконтроль, самозвіт та самокритику.

Основними елементами самоорганізації є раціональний режим праці, стиль і послідовність роботи, організація поточної роботи, робочого місця, робочої зони та ін.

Режим роботи — це чергування робочого часу і відпочинку. Його вважають раціональним, якщо дотримують режим робочого часу, коли чергують роботу і відпочинок протягом дня, тижня, місяця, року; коли вироблено постійний власний ритм роботи, якого додер­жують, раціонально чергуючи легку і важку роботу. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі початок роботи, перерви у роботі, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін.

Режим роботи служби обліку, контролю і аналізу зумовлює за­гальний режим роботи господарства, що регламентує положення внутрішнього розпорядку.

Бухгалтерія працює в одну зміну, але деякі працівники можуть працювати у дві, а іноді й у три зміни. Це пов'язано з підготовкою документів у банк, постачальникам, покупцям та ін. Змінна робота може бути встановлена для табельників.

У деяких випадках деякі працівники бухгалтерії можуть почина­ти працювати на 1—2, а іноді й на три години раніше, ніж це пере­дбачено загальним графіком. Інші працівники, навпаки, можуть по­чинати роботу на 1—2 години пізніше, ніж передбачено загальним графіком.

Стиль роботи - визначена систе­ма застосованих працівником прийомів, так званого. Розрізняють конкретний стиль окремого працюючого (суто індивідуальний, властивий одному працівнику) та загальний стиль роботи окремої професії. Загальний стиль роботи полягає в тому, що у своїх найбільш ва­жливих рисах та аспектах — професійно-організаторському та мо­рально-психологічному — передбачає відповідальність, науковий підхід, високу культуру праці, контроль та перевірку виконання, правдивість, рішучість, самостійність, твердість, вимогливість, чуй­ність, скромність тощо.

Організація поточної роботи включає плану­вання робочого дня, чітку систему організації власної роботи. Ро­бочий час має бути щодня розподілений за годинами. Незважаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бух­галтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати, кого запросити до себе, у кого бути, кому і про що доповісти, які матеріали підготувати, кому зателефонувати тощо.

Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповід­ність її діючим нормативним актам. Розв'язання того чи іншого пи­тання дуже часто досягають зіставленням факту з нормативними документами. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгалтер — це керівник функціональних служб, основне завдання якого — керівницт­во роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи ви­конавців, організація з розвитку та вдосконаленню облікової, контрольної та аналітичної роботи.

У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт: організаційно-адміністративних; творчих; технічних; не передбачених посадовими обов'язками; допоміжних.

Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функ­цією управління і може бути схарактеризована такими компонентами:

- виробничо-економічним (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

- спеціальним (організація безпосередньої роботи);

- соціально-політичним (забезпечення організації та виховання членів колективу).

Через працю керівника вирішуються такі важливі і принципові питання, як досягнення мети, удосконалення, активізація праці, по­діл та кооперування.

Керівник повинен добре знати бухгалтерську справу, бути у кож­ній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм моралі, забезпечити ра­ціональну організацію бухгалтерського обліку, контролю й аналізу як процесів та роботу виконавців. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Керівник облікової служби може виконувати свої функції та обов'язки тільки у тому випадку, якщо він уміє приймати рішення господарського й організаційного характеру. Ці рішення можуть бу­ти стандартними (стосуються безпосередньо робіт облікового харак­теру) і нестандартними, що є наслідком творчої діяльності (нові форми і методи роботи, організація контролю й аналізу надзвичай­них ситуацій у господарстві тощо).

На керівника облікової служби покладено організацію облікової, контрольної й аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розстановку; організацію функціонування апарату і робіт необлікового апарату з виконання ними облікових робіт.

Формування обліково-контрольного і аналітичного апарату пе­редбачає такі види робіт: формування, розвиток, добір, розставлян­ня. В обов'язки керівника облікової служби входять організація функціонування апарату, що включає планування робіт, організацію праці, нормування, контроль, розподіл обов'язків, підвищення ква­ліфікації.

Важливим елементом організації роботи керівника є керівництво підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповід­них доручень за розподілом роботи. При цьому використовуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

Велике значення для організації роботи керівника має застосу­вання методу організаційного впливу, що передбачає владу керівника як правовий елемент, дисципліну, якої слід додержувати за будь-яких обставин, та відповідальність, визначену нормативними доку­ментами. Організаційний вплив включає постановку завдання, визначення критеріїв виконання і відповідальності, наявність повноважень, ре­сурсів роботи, інструктаж, спостереження, координування ходу ро­боти, контроль.

Важливою складовою організації роботи керівника облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш хара­ктерних і постійних методів вирішення облікових, контрольних та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій кері­вництва обліком, контролем та аналізом. Стиль роботи виявляється у повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соці­ально-економічних, психологічних і політичних відносин.

Важливим елементом роботи керівника облікової служби є орга­нізація своєї праці. На перше місце тут висувається планування що­денної роботи ті розподіл часу між різними видами робіт.

Важливими елементами роботи керівника облікової служби є на­рада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо.

У своїй роботі керівник облікової служби — головний бухгалтер— повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського обліку. Пра­ва, функції, обов'язки керівника облікової служби визначено у нор­мативних документах.