Групування інформаційних технологій облікового процесу

Інформаційні технології за способом обробки інформації поді­ляють на забезпечувальні та функціональні.

Забезпечувальні технології обробки інформації — це технології, які використовуються як інструментарій для розв'язування задач обліку, кон­тролю та аналізу. Такі технології поділяють за класами завдань, на які во­ни зорієнтовані. Забезпечувальна частина інформаційної технології скла­дається з технічного, інформаційного, технологічного, математичного, організаційного, правового, економічного та інших видів забезпечення.

Функціональна частина інформаційної технології — це модель системи управління об'єктом. Функціональна технологія являє со­бою синтез забезпечувальної та предметної технологій, здійснений за певними правилами.

Предметна технологія являє собою послідовність технологічних етапів, що мають на меті перетворення первинної інформації на ре­зультатну в будь-якій предметній галузі. Предметна технологія не залежить від використання засобів обчислювальної техніки та ін­формаційних технологій.

У бухгалтерському обліку використовують як окремі інформа­ційні технології, так і їх сукупності, об'єднані у взаємозв'язаний комплекс..

Організацію облікового процесу бух­галтера можна подати у вигляді схеми робочих місць, що відбиває їх взаємодію при здійсненні облікових функцій. До цієї схеми входять ро­бочі місця бухгалтера, а також працівників, більш чи менш пов'язаних з організацією бухгалтерського обліку. До них слід віднести робочі місця з документування, реєстрації, оформлення документів тощо.

Згідно з місцем та організацією технології виконання завдання бухгалтерського обліку можна поділити на три групи:

1) підготовка інформації та її обробка в бухгалтерії;

2) систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, а також контроль і аналіз результатів систематизації та узагальнення;

3) формування інформації для подальшого використання та її координація.

На першому етапі виконання зазначених робіт слід враховувати технічні, економічні та організаційні характеристики підприємства щодо умов збирання первинної інформації; системи обліку; обсяг первинної інформації; територіальне розташування місць збирання й обробки первинної облікової інформації. Крім того, треба брати до уваги такі параметри, як технічне забезпечення, техніко-експлуатаційні характеристики, технологічні операції, що реалізуються іншими підсистемами.

На двох наступних етапах з утвореної сукупності технологічних операцій формують технології ланцюжки, тобто набір відповід­них технологічних операцій із зазначенням послідовності їх вико­нання. При цьому враховують таке:

· набір технологічних ланцюжків якісно неоднорідний;

· оптимальність технологічного забезпечення допускає міні­мальну кількість технологій, що реалізують усі необхідні умо­ви збору, документування й підготовки даних;

· усі технологічні ланцюжки мають бути зорієнтовані на один набір необхідних елементів технічного, інформаційного й ор­ганізаційного забезпечення.

Для визначення послідовності технологічних операцій керуються такими принципами:

· технологічна операція збору первинної інформації має бути першою в ланцюжку;

· відображену первинну інформацію слід зареєструвати на носії;

· кожному первинному носію відповідає певний шлях реєстрації первинної інформації;

· первинний носій має бути переданий до бухгалтера або персонального комп'ютера;

· потрібно контролювати правильність виконання всіх технологічних операцій;

· контролюючи готовність початкової інформації, потрібно вра­ховувати виконання двох умов: 1) надходження до бухгалтера початкової інформації; 2) завершення підготовки всієї інформації, що надходить;

· необхідно забезпечити отримання інформації, яка дає змогу здійснювати управлінський контроль;

· технологічний ланцюжок має бути лінійним, тобто слід уникати повторного надходження інформації на одне робоче місце бухгалтера.

Роботу об'єднують за групами. У кожній групі мають об'єднуватися роботи, що їх виконуватиме персонал однакової кваліфікації. Такий поділ робіт на групи дає змогу реалізувати один з найважливіших принципів організації праці — принцип спеціалізації.