Регистрация документов управления

Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.

Регистрация исходящих документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания.

Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения, дополнительного порядковым номером документа в деле.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Например:

13-1-2/20-1, где

13-1-2 - индекс структурного подразделения

13-1-2/20 - индекс дела

13-1-2/20-1 - регистрационный номер документа

Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, нормативно-распорядительные документы) присваиваются порядковые номера по каждому виду документа отдельно.

Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записываются: порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, дату регистрации, содержание (заголовок) документа, фамилию лица, подготовившего документ, список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом (адресат).

Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляют экспедицией в день получения, а срочные - немедленно.

Передача документов на отправку без регистрации не допускается.