Вопрос. Список бизнес-процессов

Бизнес процессы компании — как правильно составить список процессов

Первым шагом, в управлении бизнес процессами, является создание карты основных процессов. Это платформа, на основании которой, вы будете в дальнейшем производить описание и управление процессами. Карта нужна для того, чтобы понимать – как и на основании чего, компания делает деньги. Но если карта основных процессов является платформой, то бизнес процессы компании в виде списка – строительный материал. Составить список бизнес процессов не сложно. Но как только вы садитесь за компьютер и делаете первые наброски, возникает множество вопросов.

Основным камнем преткновения, как правило, является определение границ бизнес процессов. Т.е. как только вы хотите обозначить где заканчивается один процесс и начинается другой, появляются сомнения.

«А у всех по другому…», «Ну так не принято…», «А почему так?», «А у нас за это другой отвечает…» — примерно такие вопросы будут возникать и у вас и у вашей команды при подготовке списка процессов.

Скажу сразу – не надо думать о том что «принято». Это ваша компания и вам решать где начинается один процесс и заканчивается другой. Если в других компаниях за работу с персоналом отвечает менеджер по HR (или кто либо иной) это не обязательно должно быть так же в вашей компании. Вы уникальны. Так создавайте свою, уникальную структуру бизнеса. Ваш продукт достаточно просто скопировать. Вашу структуру бизнеса скопировать сложно. Это ваше конкурентное преимущество. Если вы считаете что должен существовать отдельный процесс «Придание хорошего настроения сотрудникам» и отвечает за него штатный специалист по юмору (технический директор, экономист или кто либо еще), то так тому и быть.

Еще раз. Создавайте свою модель бизнес процессов! К черту нормы! Делайте так, как удобно вам!

Бизнес процессы компани и подготовка полного списка

Первое что понадобится – орг структура компании и штатное расписание. Пусть эти два документа постоянно будут у вас перед глазами. Естественно, если их нет, необходимо создать их. Не надо вырисовывать красивые орг структуры и готовить штатное расписание по стандартам. Сделайте это в первую очередь для себя. Нарисуйте от руки орг структуру и распечатайте список всех людей в компании с указанием должностей. Главное содержание.

Следующий шаг. Возьмите любой отдел компании и начните составлять список его функций. Проще говоря, запишите, что делает этот отдел. К примеру, отдел печатной рекламы делает:

1. Подготовка макетов

2. Согласование макетов

3. Предпечатная подготовка

4. Подготовка ТЗ на изготовление печатной рекламы

5. Поиск типографий

6. Заключение договоров с типографиями

7. Документальное оформление заказов

8. Контроль исполнения заказов

Вы должны составить список всех дел (функций) которые происходят в отделе.

Далее необходимо проверить себя – не упустили ли вы что то. Для этого необходимо взять список сотрудников отдела и сделать аналогичный список функций, но уже для каждого сотрудника. Таким образом вы меняете границы и масштаб вашего исследования (да и мышления), и подходите к вопросу одновременно дедуктивно и индуктивно. Это позволяет охватить картину деятельности отдела целиком, при этом не упуская из виду детали.

Заметка. Не полагаетесь только на свои знания о деятельности отделов и сотрудников. Привлекайте руководителей и конкретных сотрудников к данному процессу. Спрашивайте у них, что они делаю в своей работе. Сначала объясните цель своего вопроса а затем спрашивайте. Вы должны точно знать, какой перечень дел выполняет каждый отдел и каждый сотрудник отдела. Это кстати пригодится в дальнейшем, для определения зон ответственности и влияния.

Убедительно обращаю ваше внимание. Не поручайте сделать это задание письменно. Беседуйте с сотрудниками. Если вы просто попросите их написать что они делают – вы скорее всего получите очень краткий и расплывчатый список. Беседуйте, узнавайте и составляйте список самостоятельно, сохраняя иерархию управления. Т.е. пусть руководители составляют списки дел своих подчиненных. А вы уже составляйте списки дел руководителей и отделов.

Как только закончите составлять эти списки, переходите к следящему шагу – сравните их. Сравните список функций отдела и список дел сотрудников. Не находите несоответствий? Скажу честно, если вы их не найдете, я очень удивлюсь. Как правило, сравнение функций и дел выявляет достаточное количество разногласий. Вы наверняка найдете дела, цель которых не понятна. И функции не подкрепленные конкретными делами, конкретных сотрудников.

К примеру. У одного из сотрудников отдела печатной рекламы есть такое дело – выбор цветопробы. Т.е. перед тем как печатать весь тираж, выводится несколько вариантов печати, с разными настройками цвета. Задача сотрудника выбрать наиболее подходящий вариант. Но к какой функции отдела относится это дело? Контроль исполнения? Нет. Предпечатная подготовка? То же нет. Получается что одну из функций упустили из вида. Назовем ее «Согласование изготовления тиража».

Еще пример. Есть функция «Контроль исполнения заказов». А собственно в чем она заключается? Что конкретно делается для того чтобы контролировать заказ? При разговоре с сотрудниками, выясняется, что весь контроль заключается просто в звонке исполнителю за день до сдачи заказа. Вот и все. Целая функция, заключается в пятиминутном действии. Странно, не так ли? Кстати нигде не было указано, что происходит в том случае, если исполнитель не выполняет заказ в срок. А это одна из важнейших функций.

Идем дальше. Теперь необходимо привести списки в соответствие с друг другом. Функции отделов должны быть подкреплены задачами сотрудников и наоборот. В результате у вас должна быть достоверная и полная картина деятельности всего отдела в целом и каждого его сотрудника. Особое внимание уделите деятельности управленцев. Их дела, зачастую, остаются загадочными и расплывчатыми. Но функция управления, как и все остальные, имеет в своем основании конкретный список дел.

Закончили? Переходите к следующему отделу. До тех пор пока у вас не будет согласованного списка функций всех отделов со списком дел всех сотрудников.

Для того чтобы правильно составить список бизнес процессов компании, необходимо узнать что именно выполняют отделы и конкретные сотрудники. Несколько дней назад я рассказывал о том как составить список функций и задач сотрудников. На основании именно этого списка и готовится перечень бизнес процессов компании.

Бизнес процессы имеют в своем составе множество задач из различных функций. Т.е. по сути, для того чтобы составить бизнес процессы из перечня задач, необходимо решить – по какому признаку можно группировать задачи в бизнес процессы.

Для того чтобы объединить, полученный список функций и задач, в процессы, нужно понимать по какому признаку производить объединение. Что получается на выходе процесса? Зачем процесс существует?

Очевидно, что результатом и целью процесса, является получение какого то продукта. Итогом процесса всегда будет продукт. Функции и задачи так же выполняются с определенной целью. Такой целью, всегда, будет являться получение продукта. Внутреннего или внешнего.

Определив продукты, ради которых выполняются задачи и существуют функции, мы определим бизнес процессы, к которым задачи и функции относятся.

Объединение задач и функций в бизнес процессы