Заповнення перевізних документів

Загальні правила роботи з документами.

Перехід у режим оформлення перевізних документів здійснюється після натискання кнопки «Документи» у звітній формі.

Робота з перевізними документами проводиться в окремому додатку – програмі TMReports, що дозволяє одночасно заповнювати перевізні документи і виконувати розрахунок перевізної плати.

Заповнення полів документа у програмі здійснюється просто. Досить клацнути мишею в тому місці, куди треба занести інформацію, і можна здійснювати введення.

У структурі документа є два види полів: звичайне поле і поле з довідником. Поле з довідником (наприклад, поле «Платник») відрізняється від звичайного наявністю додаткової кнопки, яка з’являється при активізації поля.

Поле з довідником відрізняється від звичайного тим, що в ньому можна вводити інформацію шляхом вибору її з довідника. Для цього необхідно активізувати поле (клацнути лівою кнопкою миші) і натиснути на кнопку. У довіднику що з’явився, можна за заданими умовами вибрати необхідну інформацію і вона буде занесена в поточне поле.

Заповнення полів документа можна також робити «вручну». Для цього необхідно перейти в режим «друкарської машинки» в меню [Налаштування/Друкарська машинка].

Послідовний перехід між листами комплекту перевізних документів можна виконувати натисненням спеціально призначених для цього об’єктів у меню «<<» «>>», або безпосередньо вибором необхідного листа в меню «Документ».

Заповнений документ можна зберегти в Базі даних документів, або відразу вивести на друк. При цьому можна виконувати вдруковування інформації в типографські бланки перевізних документів, або надрукувати інформацію разом з бланками.

Для розподілу функцій заповнення документів Відправником і Товарним касиром існує можливість виведення на друк окремо даних вантажовідправника або даних станції відправлення.

Умови виведення на друк вказуються після активізації друку (пункт меню «Друк»), у вікні налаштування параметрів друку.

У верхній частині вікна можна вибрати один із трьох режимів друку («Всі дані», «Дані вантажовідправника», «Дані станції відправлення»). У нижній частині можна вказувати додаткові умови («Друкувати разом із бланком», «Друкувати всі документи з комплектом»). Наявність «пташки» говорить про те, що цю умову необхідно враховувати. Відсутність – свідчить про зворотне.

Після натискання кнопки «ОК» перший лист надсилається на друк і знову з’являється вікно налаштування параметрів друку, що дозволяє користувачеві контролювати подачу бланків (паперу) в принтер.

Зверніть увагу, що всі роздруковані документи обов’язково зберігаються в реєстрі документів.

Стеження за вагонами

Основним завданням стеження є отримання інформації для кожного вагона про його поточне місцезнаходження. Нижче описана технологія роботи з виконання стеження за вагонами в програмі ТМкарта.

Для того щоб від «сервера вагонів» почала надходити інформація про місцезнаходження вагонів, клієнтові необхідно сформувати і переслати на сервер заявку на спостереження за вагонами.

Заявка – документ, представлений в електронному вигляді. Він повинен містити список номерів, за якими буде організовано стеження за вагонами, ім’я власника даної заявки, маршрут прямування вагонів і додаткову інформацію. Після відправки заявки вагони вважаються автоматично поставленими на стеження.

Щоб почати роботу з вагонами натисніть кнопку панелі інструментів «Довідники», або натисніть клавішу «F2», або виберіть пункт меню [Стеження / Стеження за вагонами].

У результаті з’явиться вікно «Стеження за вагонами».

Рис. 4. Вікно «Стеження за вагонами»

Ліва частина вікна містить інформацію про заявки, права – інформацію про вагони, що містяться в заявках. У заголовку відображається поточна дата і кількість вагонів у виділеній заявці. Це вікно є основним для роботи з вагонами. Починаючи з цього вікна можна виконати всі функції роботи з вагонами, реалізовані в програмі. Нижче наведені описи призначення всіх кнопок, що перебувають у цьому вікні.

Заявка.

Призначення: введення нових, коригування наявних та видалення заявок.

Введення нової заявки:

1. Клацнути лівою кнопкою миші на кнопці «Заявка».

2. Клацнути лівою кнопкою миші на полі «Нова» (з’явиться вікно «Заявка»).

3. У полі «Власник» вибрати з випадаючого списку ім’я клієнта.

4. Уточнити інформацію (за необхідності) по полях «Тип вантажу», «Тип вагона», «Станція відправлення», «Станція призначення».

5. Ввести номери вагонів.

Також є можливість відкоригувати інформацію для кожного вагона – кнопка «Коригування», видалити вагон зі списку – кнопка «Видалити», відіслати сформовану заявку.

Натискання кнопки «На стеження» дозволяє відправити заявку на реєстрацію до Сервера вагонів.

Для закінчення роботи з заявкою натисніть кнопку «ОК».

Введення номерів вагонів до заявки.

Для зручності користувача існує дві можливості введення номерів вагонів. Перший – це безпосередньо вводиться кожен номер вагона з описом додаткових відомостей. Другий – введення списку вагонів, отриманого з іншої програми.

Зв’язок із сервером.

Призначення: формування та обробка повідомлень між Сервером вагонів і клієнтом.

Робота проводиться у вікні «Зв’язок із сервером».

Показати вагони.

Призначення: відображення поточного перебування вагонів.

На карті відзначаються станції поточного знаходження вагонів.

При подвійному клацанні мишею на виділеній станції з’являється повний звіт про всі поточні вагони на даній станції.

У правому нижньому кутку екрана є вікно «Місцезнаходження вагонів». При натисканні на кнопку «Продовжити» відбувається повернення до вікна «Стеження за вагонами». Натиснення на кнопку «Скасування» приведе до закриття вікна «Стеження за вагонами» і закінчення сеансу роботи з вагонами.

Історія вагонів.

Призначення: відображення історії прямування вагона у вигляді покажчиків назв станцій і дати проходження, виконаних операцій над вагонами.

У вікні «Історія вагона» можна переглянути інформацію, яка надходила за даними вагонів (кнопка «Поштова інформація»), ввести нову інформацію (кнопка «Інші джерела») або переглянути візуально історію прямування вагона.

Після натискання кнопки «Показати» на мапі є маршрут прямування вагона, де у вигляді покажчиків показані дата і час проходження станцій, за якими надходила інформація, із зазначенням виконаних операцій.

У правому нижньому кутку екрана є вікно «Історія вагона». Натискання тут кнопки «Продовжити» приведе до повернення в попереднє вікно, натискання кнопки «Скасувати» приведе до закриття вікна «Історія вагона» та закінчення сеансу роботи з вагонами.

Фільтр.

Призначення: сервісна функція. Дозволяє відображати інформацію (заявки та вагони), згідно із заданими умовами.

Після натискання кнопки «Фільтр» з’являється вікно «Фільтр».

Тут можна задати умови, згідно з якими буде відбуватися відбір номерів вагонів і заявок для роботи. Після того, як умови задані, для виконання фільтра слід натиснути кнопку «Встановити».

Вихід із вікна без змін здійснюється натисканням кнопки «Скасувати».

Excel.

Призначення: передача інформації із зазначених заявок, з історії кожного вагона із зазначенням дати, а також звіту про поточну дислокацію вагонів, у програму Microsoft Excel з пакета прикладних програм Microsoft Office (створення Excel-листа з даними).

Після натискання кнопки «Excel» користувачу пропонується вибрати вид звіту, який потрібно експортувати в Microsoft Excel, потім ввести ім’я майбутнього файла і вибрати каталог його зберігання. Після визначення імені файла автоматично запускається програма «Microsoft Excel» (якщо вона не запущена) і створюється лист з інформацією із заявки.

Якщо програма Microsoft Excel на Вашому комп’ютері не встановлена – кнопка «Excel» буде недоступна.

Для ознайомлення із середовищем програми Microsoft Excel скористайтеся вбудованою «допомогою» (клавіша F1).

Запитання для самоконтролю

1. Які можливості має багатофункціональна програма ТМ карта?

2. Функції, які реалізовуються програмою.

3. Як будується маршрут перевезення?

4. Який порядок виконання розрахунку перевізної плати?

5. Як розраховується плата за повернення порожніх вагонів?

6. Які види розрахунку плати за проїзд провідників?

7. Як за допомогою програми ТМ карта можливо оформити перевізні документи?

8. Які правила роботи з перевізними документами?

9. Яка технологія стеження за вагонами?