Телефонне ділове спілкування

В усному діловому спілкуванні телефон відіграє суттєву допоміжну роль зв'язку для отримання інформації, оперативного реагування на події, дистанційного керування чи коригування діями тощо. Головна перевага над іншими традиційними засобами зв'язку (листи, телеграми, факси) — оперативність, швидкість, зручність. Мобільний і пейджинговий зв'язок, новітні цифрові та супутникові системи дозволяють за лічені хвилини з'єднатися з будь-яким абонентом на планеті! Та попри модернові інформаційні технології, найхарактерніші особливості телефонного діалогу лишилися незмінними.

Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:

— момент установлення зв'язку;

— виклад суті справи;

— завершальні слова, фрази — знак про закінчення розмови.

У кожній телефонній розмові чітко розмежовані комунікативні ролі співрозмовників: той, хто телефонує, повідомляє (адресант) і той, хто приймає повідомлення (адресат, абонент), хоча можлива й участь третьої особи — посередника (секретаря, диспетчера, оператора чи ін.), який допомагає встановити контакт адресанта з адресатом. Інколи доцільно попередньо узгодити з абонентом дату й час телефонної розмови та її тему, щоб він був на місці, вільний від виконання інших обов'язків і завчасно підготувався.

До ділової телефонної розмови слід завчасно готуватися. Ви збирається зателефонувати:

1. Перш ніж узяти слухавку, подумайте, чи так це необхідно? Чи не простіше й ефективніше відразу написати лист або відправити факс?

2. Сформулюйте мету вашого дзвінка. Приготуйте план розмови, запишіть усі ключові запитання, які збираєтесь поставити.

3. Підготуйте і впорядкуйте на столі всі необхідні документи, які можуть вам знадобитися для аргументації вашої позиції з обговорюваного питання. Приготуйте папір і ручку, щоб записувати відповіді вашого співрозмовника.

4. Якщо під час розмови виникли проблеми, до яких ви не готові, спробуйте максимально прояснити ситуацію – не соромиться запитувати, ставте запитання, дізнавайтеся думку співрозмовника.

5. Якщо ви впевнені, що з’ясували всі питання, які були метою вашого дзвінка, і в розмові виникла пауза, намагайтеся негайно подякувати співрозмовнику і чемно закінчити розмову.