Вопрос 4. Проверка учета и расчетов с подотчетными лицами

Для получения наличных денег в кассу для выдачи аванса на хозяйственные нужды или командировочные расходы необходимо оформить заявку на наличные и чек. Размер и сроки выдаваемого аванса определяются руководителем учреждения. Наличные денежные средства могут расходоваться только на предусмотренные цели. Сотрудник, получивший денежные средства из кассы учреждения должен соблюдать следующий порядок:

1. Перед получением аванса полностью отчитаться по ранее выданным под отчет денежным средствам
2. Не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или по возвращение из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и провести окончательный расчет
3. Не предавать полученную сумму другому лицу

В бюджетном учреждении нормы на командировочные расходы регламентированы постановлением №729 от 02.10.02. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Перед командировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм для выполнения задания, оплата проезда, найм жилого помещения, суточные и т.д. и командировочное удостоверение, издается приказ о командировке.

По возвращении из командировки представляется руководителю организации авансовый отчет на утверждение, командировочное удостоверение, документы подтверждающие достоверность произведенных расчетов. Для проведения расчетов с командировочными необходимы следующие первичные документы:

1. Приказ для направления в командировку
2. Авансовый отчет
3. Заявление на выдачу денег из кассы
4. Документы подтвержающие расходы

Для отражения расчетов используются главная книга, журнал ордеров № 7, 1, кассовая книга

Ревизор проверяет:

1. Правильность оформления командировочного удостоверения (цель, печать организации, в которую командирован работник)
2. Правильность определения срока командировки
3. Правильность возмещения расходов
4. Санкционирование руководителем дополнительных услуг (на себестоимость не относить)
5. Отнесение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм
6. Наличие и правильность ведения регистрации командировочных лиц, отбывающих в другую организацию и прибывающих в командировку

Хозяйственные расходы

Для оформления расчетов с подотчетными лицами используются следующие первичные документы: авансовая отчетность, журнал регистрации авансовых отчетов, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы заявление на выдачу денег из кассы.

Ревизия хоз расходов

Ревизия подотчетных сумм тесно связана с ревизией кассовых операций. Сначала целесообразно установить остатки задолженности подотчетных лиц на конец ревизуемого периода.

Проверяется соответствие сумм в представленных документах и отраженных в авансовых отчетах

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы путем сличения данных журнала ордеров №1,7 за каждый месяц

Проверяются расходы на покупку материальных ценностей по оправдательным документам (накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера)

Контроль выдачи денег только в пределах потребности

Проверяется не числится ли задолженность по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за уволенными

Не было ли незаконных закупок по завышенным суммам у частных лиц без накладных и товарных чеков