Главные особенности и различия финансового и управленческого учета на предприятии

 

Управленческий учет имеет определенные отличия от финансового учета (таблица 1).

Таблица 1

Сравнение финансового и управленческого учета

Показатели сравнения	Финансовый (бухгалтерский) учет	Управленческий учет
1. Цель учета	Формирование досто­верной информации для составления финансо­вой отчётности, осуще­ствления контроля и выявления резервов	Формирование информации для администрации организа­ции и ее структурных подраз­делений, необходимой для управления ими
2. Пользователи ин­формации	В основном внешние пользователи	Управленческий персонал организации и структурных подразделений и исполнители
3. Обязательность ведения	Обязателен.	Необязателен, вводится по решению администрации
4. Объекты учета и отчетности	По организации в целом	По структурным подразделе­ниям, центрам ответственно­сти и др.
5. Способы ведения учета	Используются все элементы метода бухгал­терского учета	Использование всех элемен­тов метода бухгалтерского учета необязательно. Используются методы количественных оценок
6. Правила ведения учета	Используются общепри­нятые принципы и пра­вила	Устанавливаются организа­цией
7. Используемые измерители	Трудовые, натуральные и обязательно стоимо­стные	Более широкое использова­ние натуральных и трудовых показателей и специфических стоимостных показателей («будущий рубль» и т.п.)
8. Способы группи­ровки расходов	По установленным эле­ментам, затрат, при не­обходимости по статьям калькуляции	По статьям калькуляции
9. Степень точности информации	Достоверная, докумен­тально обоснованная	Допускаются приблизитель­ные и примерные оценки
10. Временной пери­од	За прошедший отчетный период	За истекший, текущий и бу­дущий периоды
11. Периодичность представления от­четности	За месяц, квартал и год	За более короткие периоды времени
12. Сроки представ­ления отчетности	Через несколько недель и месяцев	Через несколько дней, на следующее утро, немедленно
13. Ответственность за достоверность и своевременность представления учет­ных и отчетных дан­ных	Установлена	Не предусматривается
14. Доступность отчетных данных	Доступны для пользова­телей	Являются коммерческой тай­ной
15. Регулирующий орган	Минфин РФ	Минэкономразвития (на уров­не разработки рекомендаций)

 

Обобщенная характеристика и различия финансового и управленческого учета представлены в Приложении А.

Приступая к организации управленческого учета, следует, во-первых, задаться вопросом, для решения каких управленческих задач он будет применяться и какие данные для него необходимы. Можно потратить много времени, сил и денег на организацию сбора и систематизацию значительного объема информации, позволяющей производить неимоверное количество никому не нужных отчетов. Только изучение нужд «конечных потребителей», т. е. менеджеров разных уровней, даст ответ на вопрос о том, какая именно информация должна собираться, в каком виде и как часто она должна представляться. К сожалению, зачастую финансовые и / или IТ-службы, считая, что управленческий учет — «их» проект, сначала сами разрабатывают всю систему, определяют, какие данные необходимы, затем долго внедряют ее, а потом обнаруживают, что все это мало кому интересно. Например, во время постановки системы управленческого учета в 1997 г. на дочернем предприятии одной из европейских компаний наиболее детальным уровнем сбора и анализа информации по доходам и затратам в разрезе видов продукции был выбран уровень группы товаров, поскольку для составления отчетности для материнской компании этого было достаточно. На основании этого были построены система учетных измерений и документооборот. Однако довольно быстро выяснилось, что руководству данного предприятия необходим анализ на уровне артикулов, поскольку данные на уровне групп товаров не позволяют оценить эффективность ввода новинок в рамках одной группы товаров. В результате систему пришлось переделывать.^[14]

Во-вторых, управленческий учет, в отличие от финансового, индивидуален для каждого предприятия и без привязки к обслуживанию конкретных управленческих задач определенной компании он не имеет особого смысла. Попытка слепого копирования чьего-то, пусть даже успешного, опыта может привести к печальным последствиям. Доскональное знание бизнес-процессов, системы документооборота и движения информационных потоков компании является залогом успешного внедрения эффективного управленческого учета. Возвращаясь к упомянутому в предыдущем абзаце примеру, можно отметить, что поскольку речь шла о дочерней компании, то почему было не скопировать существующую в материнской компании систему управленческого учета? Однако внимательный анализ показал, что учет, реализованный в материнской компании, совершенно не учитывает особенности логистики в условиях России с ее огромными, по европейским меркам, расстояниями и наличием перевалочных складов в крупных региональных центрах, чего, естественно, нет в Европе, где поставки конечным клиентам осуществляются напрямую из международных дистрибьюторских центров. Соответственно, требования менеджмента российской дочерней компании к управленческому учету расходов на дистрибуцию серьезно отличаются от тех, которые существуют в материнской компании.

Практика успешных внедрений подтверждает: экономить можно на чем угодно, но только не на всесторонней детальной проработке модели системы. Важно четко представлять себе готовую систему и в целом, и в деталях. В частности, особое внимание следует обратить на то, что будет происходить при неправильных действиях персонала, работающего с системой, и как минимизировать возможность таких неправильных действий (т. е. создать «защиту от дурака»). Системы, игнорирующие этот принцип, обречены на неудачу. Кроме того, в системе должен быть заложен потенциал развития, и не только вширь (например, появление новых направлений бизнеса, новых регионов продаж и т. д.), но и вглубь (например, дробление учета по какой-либо статье затрат на более мелкие составляющие). Не стоит забывать, что эффективный управленческий учет — это сложная система, а согласно закону систематики она должна быть изначально спроектирована правильно, потому что в противном случае она никогда не заработает, и исправить ее невозможно — можно только спроектировать новую.

Основными пользователями информации управленческого учета являются высшее руководство организации, руководители структурных подразделений и специалисты.

Высшее руководство, формируя стратегические цели управления организацией, получает:

• интегрированные управленческие отчеты о результатах производственной, финансовой и инвестиционной деятельности организации и ее основных структурных подразделений за прошедший отчетный период и на конкретный период времени;

• материалы анализа влияния внутренних и внешних факторов на результаты деятельности организации и ее основных структурных подразделений;

• плановые и прогнозные показатели на предстоящий период.

Руководители структурных подразделений формируют оперативную стратегию реализации долгосрочных целей развития организации. Они получают управленческие отчеты о деятельности подразделений на конкретный момент времени, результаты их аналитической обработки, плановую и прогнозную информацию о подразделении, а также информацию, о смежных подразделениях и контрагентах.

Специалисты получают информацию в пределах своей компетенции о деятельности организации и ее структурных подразделений, а также прогнозы внутренних и внешних факторов, оказывающих влияние на результаты хозяйственной деятельности.

Финансовый и бухгалтерский учет основаны на общепринятых стандартах и принципах учета, которые регулируют запись, оценку и передачу финансовой информации. Общепринятые принципы учета, необходимые, прежде всего, для защиты интересов государства и кредиторов, обеспечения доверия к полученной информации, ограничивают выбор бухгалтера или финансиста конечным числом учетных приемов и методов. Управленческий учет имеет ограничения лишь в применяемых приемах и методах, которые должны дать полезную информацию. В каждом отдельном случае решается, какая информация будет полезна получателю, и затем выбираются нужные приемы и методы. Подходов к решению проблемы адекватности информации существует множество, и необходимо выбрать метод, который должен быть самым точным при сложившихся обстоятельствах. Поскольку информация предназначена только для внутреннего пользования, то нет необходимости придерживаться каких-то определенных норм при записи фактов хозяйственной жизни.

Следует отметить, что существуют и отличающиеся принципы финансового и управленческого учета.

Методологические принципы финансового учета для любой компании базируются на основных международных и российских стандартах учета, основываясь на особенностях финансово-хозяйственной деятельности. Применение данных принципов облегчает понимание сути финансового учета. При использовании конкретных методологических приемов финансового учета и формировании отчетности всех уровней финансовый директор может по своему выбору руководствоваться всеми или некоторыми из них.

1. Принцип бизнес-единицы, или принцип учета по центрам прибыльности.

Успех и выживание любой компании в жестких условиях конкуренции требуют сосредоточить усилия на двух главных целях: прибыльность и ликвидность. Поэтому встает вопрос о выявлении центров прибыльности в рамках деятельности компании. Деятельность любой компании, даже небольшой, можно распределить по направлениям, то есть определить центры прибыльности. В торговой компании это могут быть отделы продаж (оптовый или розничный), продукты и услуги с разными потребительскими свойствами, бренды в рамках однородного ассортимента, розничные площадки или магазины, клиенты различных категорий, в производстве — это цеха, продукция с разными потребительскими свойствами. В группах компаний, холдингах и крупных компаниях также есть центры прибыльности. Это дочерние предприятия, филиалы, то есть некие хозяйственные единицы. Используя принцип бизнес-единицы (принцип учета по центрам прибыльности), каждое направление деятельности или дочернее предприятие необходимо рассматривать как экономическую бизнес-единицу, обособленную от других бизнес-единиц, что позволит определить наиболее прибыльные центры, а также принимать более взвешенные решения в рамках деятельности бизнес-единиц, а в конечном счете успешнее управлять компанией в целом.

В основе данного принципа лежит имущественная обособленность: бизнес единице условно или безусловно принадлежат некие собственные средства, представленные имуществом в денежной или натуральной форме.

В процессе хозяйственной деятельности объем имущества в денежном измерении меняется за счет соответствующего изменения обязательств либо собственных средств бизнес-единицы.

2. Принцип непрерывности деятельности.

В основе данного принципа лежит допущение, что каждая бизнес-единица нормально функционирует и не существует намерения ликвидировать либо существенно сократить ее деятельность. То есть предприятие, однажды возникнув, будет существовать вечно. Это очень своеобразный принцип, ибо противоречит здравому смыслу: всякий человек знает, что умрет, тем более любой завод, магазин, салон и т.п. не может существовать постоянно. И тем не менее этот принцип выдвигается в число основных. Принятое допущение, напоминающее первый закон механики, позволяет очень эффективно исчислять финансовые результаты и отказаться от бессмысленных попыток переоценки учитываемых объектов. В самом деле, если предприятие существует вечно, зачем переоценивать его активы. Напротив, если предприятие ликвидируется, то его наследство должно быть оценено по текущей рыночной стоимости, а не по их исторической оценке.

3. Принцип периодичности.

Принцип периодичности означает, что основные финансовые плановые и фактические показатели рассчитываются на строго определенные моменты времени, устанавливаемые равными календарным месяцу, кварталу, полугодию, году. Кроме того, данный принцип позволяет рассматривать отчетный год только как связанный с особенностями хозяйственного цикла и не привязывать его к календарному году. В каждой отрасли народного хозяйства свой цикл, и, следовательно, финансовый директор каждого предприятия вправе выбирать сроки хозяйственного года для своей фирмы.

4. Принцип начисления.

Принцип начисления является одним из основных принципов и реализуется в допущении временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

6. Принцип консерватизма.

Применение данного принципа означает, что при наличии возможности использовать два различных метода учета одних и тех же показателей необходимо применять тот метод, который представляет положение компании в менее благоприятном свете.

7. Принцип полноты.

Одной из основных задач финансового учета является получение полной и достоверной информации об имущественном положении и результатах экономической деятельности компании или бизнес-единицы.

8. Принцип существенности.

Принцип существенности определяет, что информация, полученная в результате финансового учета, должна иметь значение для пользователя.

9. Принцип рациональности.

В соответствии с принципом рациональности преимущества и выгоды, извлекаемые из полученной информации, должны превышать издержки, связанные с ее получением.

Данный принцип дополняет принцип существенности, фактически устанавливая второй критерий, в соответствии с которым производится оценка необходимости корректировки учетных данных.

10. Принцип релевантности (уместности).

Информация является уместной, если она может оказать практическое влияние на степень принятия решений.

11. Принцип надежность (достоверности).

Достоверность полученной информации является одной из целей финансового учета.

12. Принцип приоритета содержания над формой.

Хозяйственные операции в финансовом учете должны учитываться исключительно исходя из их экономического содержания и условий хозяйствования, вне зависимости от конкретной правовой формы, в которую они облечены.

13. Принцип постоянства (последовательности).

Принцип постоянства предполагает постоянство применения учетных процедур (методик) на определенном отрезке времени.

Управленческий учет при этом базируется на следующих принципах:^[15]

• релевантность;

• своевременность;

• точность;

• ясность;

• краткость.

Рассмотрим каждый из этих принципов подробнее.

Релевантность означает, что экономическая информация, содержащаяся в отчете, должна соответствовать той специфической задаче, которая в данный момент поставлена перед руководством. Для применения данного принципа бухгалтер обязан знать специфику деятельности фирмы, чтобы отобрать в огромном объеме доступной информации необходимые данные. В современную эпоху информационного «бума» процесс такого отбора может быть достаточно сложным. Чтобы выполнить эту задачу, бухгалтер должен определить потребности руководства в конкретной ситуации, исследовать доступные данные и отобрать только те, которые имеют к ней непосредственное отношение. Предположим, что руководство рассматривает замену полностью изношенного оборудования стоимостью 10 млн. руб. на новое стоимостью 15 млн. руб. Именно 15 млн. руб. — это те данные, которые необходимы для анализа рентабельности указанной замены. Первоначальная стоимость старого оборудования (10 млн. руб.) иррелевантна для поставленной задачи.

Применяя принцип релевантности, необходимо четко понимать, что некоторые бухгалтерские данные могут иметь очень небольшое значение или быть полностью бесполезными для решения одной задачи, однако весьма ценны для другой. Например, с учетом предыдущего примера: 10 млн. руб. иррелевантны для целей анализа рентабельности замены оборудования, однако для целей налогообложения прибыли от продажи старого оборудования указанные 10 млн. руб. первоначальной стоимости вместе с учетом амортизации будут определенно релевантны.

Своевременность означает, что любые отчеты должны содержать наиболее «свежую» информацию. Во многих случаях устаревшие данные могут привести к принятию необоснованных решений. Например, если при установлении продажной цены изделия в расчет принимаются расходы прошлых периодов, полученная в результате таких расчетов цена может быть недостаточна для покрытия текущих расходов и обеспечения желаемой прибыли.

В некоторых случаях принцип своевременности может потребовать от бухгалтера подготовки отчетов по заранее определенному графику: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Например, ежедневные отчеты о приходе и расходе денежных средств помогают руководству эффективно управлять движением финансовых потоков в режиме реального времени. Однако еженедельных отчетов по затратам на производство готовой продукции может быть вполне достаточно для контроля этих затрат. В некоторых случаях отчеты предоставляются нерегулярно или только по специальному запросу. Например, если необходимо оценить эффективность промо-акции, предлагаемой к проведению в мае, отчет о текущих затратах и прочие релевантные данные должны быть подготовлены для руководства в разумно короткий срок, достаточный для принятия взвешенного решения.

Точность не подразумевает установления абсолютной величины погрешности «на все случаи жизни». Отчет должен быть достаточно точным для выполнения поставленной задачи, а содержащиеся в нем погрешности не должны являться препятствием для принятия обоснованного управленческого решения. В одном случае речь может идти о сотых долях рубля, в другом же — о погрешности в $1 млн. Если отчет неточен, управленческое решение, принятое на его основе, может быть ошибочным. Например, неточный отчет о платежной истории покупателя, предоставленный руководству, может привести к ошибочному решению об установлении для него того или иного кредитного лимита.

Принцип точности должен применяться только в контексте поставленной задачи и не может возводиться в абсолют. В некоторых случаях следует отказаться от использования более точных данных в пользу менее точных, но более полезных с точки зрения менеджмента.

Например, при планировании производства, оценки будущих продаж гораздо более полезны, чем точные данные о продажах в прошлом. Кроме того, необходимо отметить, что погрешности абсолютно неизбежны, когда речь идет об оценочных данных, поэтому следует определить, какой уровень погрешности является допустимым в каждом конкретном случае. При этом попытки достичь точности больше установленной, являются бессмысленной тратой времени и сил.

Ясность означает, что отчеты должны быть четкими и понятными как по форме, так и по содержанию. Ясные, понятные отчеты: позволяют руководству выделить значимые факторы в планировании и контроле операций. Например, отчет, сравнивающий фактические затраты с бюджетными и четко показывающий их основные расхождения, позволяет заострить внимание на этих расхождениях и предпринять необходимые корректирующие действия.

Отчеты должны быть составлены кратко и по существу. Несмотря на то что отчет должен быть полным и отражать всю относящуюся к делу информацию, включение в него лишних данных приводит к дополнительным затратам времени руководителей и затрудняет идентификацию действительно значимых факторов, влияющих на принятие решения. Например, отчеты, подготовленные для топ-менеджмента, обычно должны широко освещать проблему и содержать агрегированные данные, но не включать мелкие детали.