Система справочно-поисковых средств

Тема: Научно-справочный аппарат к документам архивного фонда Российской федерации.

1. Система справочно-поисковых средств.

2. Принципы построения системы СПС (справочно-поисковых средств).

3. Структура системы СПС.

Система справочно-поисковых средств.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках и других хранилищах, а также архивные документысовременных организаций, будучи востребованными, не могутбыть использованы без какого-либо справочно-поискового аппарата (СПС).

Совершенствование справочно-поисковых средств, направленное на обеспечение общества в целом достоверной ретроспективной документной информацией, а также управленческихпотребностей организаций и удовлетворение социально-правовых интересов граждан — является одной из главных задач государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.

Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимо дополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. (пункт 5.1.3. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации идругих архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российскойакадемии наук (М., 2007).

Архивные справочники в архиве могут вестись в традиционном и в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представлениядокументной информации. Работа по созданию справочно-поисковых средств к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективнойдействительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивнуюинформационную среду. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных имуниципальных архивах и архивах организаций. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, путеводители. Дополнительные справочники создаются с учетом спецификидокументов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотекии перечни документов, например, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры.

2. Принципы построения системы СПС (справочно-поисковых средств). Основными принципами построения системы СПС являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

3) преемственность СПС организаций с СПС государственных и муниципальных архивов.

Преемственность СПС архивов организаций, государственных и муниципальных архивов основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственностьпредполагает обязательность составления в делопроизводстве ив архивах организаций описей документов дел с необходимымсправочным аппаратом к ним. Утвержденные ЭПК архивныхучреждений описи (годовые разделы описей) архив хранит какконтрольные экземпляры до передачи документов организациейна постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью системы СПС государственного или муниципального архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталоговархива организации могут быть приняты в архив для использования в составе системы СПС в качестве самостоятельных элементов или вливаться в соответствующие разделы каталогов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобысделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация документов проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемостиинформации, исследователь, ознакомившись с описью фонда ивыписав из нее номера единиц хранения по интересующей еготеме, обращается затем к соответствующему разделу каталогадля более углубленного поиска. В каталоге он находит не тольконазвания единиц хранения, но и заголовки документов и болееподробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти. Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников ворганизациях, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи документов дел составляются еще в делопроизводстве учрежденийпод контролем архива организации. Сводные описи (годовыеразделы) описей документов дел постоянного хранения архиваорганизации — источника комплектования утверждаются ЭПКгосударственного и муниципального архива и хранятся там как

контрольные экземпляры до передачи документов на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться засоставом ведомственных картотек и других справочников. Всеэлементы описания, все вспомогательные элементы справочногоаппарата к описи должны находиться в строгом соответствии справилами работы государственных, муниципальных архивов иархивов организаций.