Основы архивной эвристики

Поиск документной информации является первым шагомиспользования архивных документов, в каких бы целях вы необращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимоналичие качественных справочно-поисковых средств, а такжевладение методиками поиска нужных сведений в огромном информационном ресурсе, который представляет собой Архивныйфонд Российской Федерации.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальныхбогатств архивов в интересах общества и исторической науки, атакже основные приемы атрибуции документов.

Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании их юбилеев и годовщин для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехническихи других сооружений, памятников архитектуры, геологическихизысканиях. Плановая и отчетная документация используется дляизучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом.

Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:

– наличие и соблюдение научных принципов и признаковорганизации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов;

– организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы документов государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля;

– существование системы учетных и справочно-поисковыхсредств (научно-справочного аппарата) государственных имуниципальных архивов.

Основными этапами поиска документов являются:

Ø установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.);

Ø установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;

Ø установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования — (межархивный уровень);

Ø установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы — внутриархивный (межфондовый) уровень;

Ø установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения — (внутрифондовый уровень). Номеров фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск;

Ø поиск на уровне дела — документа, документной информации.