Поточний облік стану і змін засобів та їхніх джерел, самих господарських процесів у діяльності підприємства забезпечується за допомогою системи рахунків.
Рахунки — це один з елементів методу бухгалтерського обліку, спосіб групування і поточного відображення за певними ознаками наявності та руху засобів підприємства і їхніх джерел утворення, господарських процесів.
У результаті господарської діяльності активи та джерела їх утворення можуть збільшуватися або зменшуватися. Таке збільшення або зменшення на рахунках відображається окремо. Тому рахунок бухгалтерського обліку прийнято зображати у вигляді двосторонньої таблиці, ліву сторону якої позначають умовним терміном дебет, а праву — кредит. Назву рахунка пишуть посередині таблиці.
Будова рахунку:
1. Сальдо (залишок) на початок – сума засобів або джерел на початок облікового періоду.
2. Оборот – сума записів по дебету і кредиту рахунку за обліковий період.
3. Сальдо (залишок) на кінець – сума засобів або джерел на кінець облікового періоду.
По відношенню до балансу всі рахунки поділяються на:
¨ Активні рахунки призначені для обліку наявності та руху активів і відкриваються для статей балансу, які знаходяться в активі бухгалтерського балансу ("Основні засоби", "Нематеріальні активи", "Виробничі запаси", "Товари", "Каса", "Рахунки в банках", "Розрахунки з покупцями та замовниками" тощо). Сальдо по таких рахунках завжди дебетове або нуль. Збільшення засобів відображається по дебету, а зменшення по кредиту.
¨ Пасивні рахунки призначені для обліку наявності та зміни джерел утворення і відкриваються для статей балансу, що містяться в пасиві балансу ("Статутний капітал", "Резервний капітал", "Нерозподілені прибутки", "Довгострокові позики", "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", "Розрахунки з оплати праці" тощо). Сальдо по таких рахунках завжди кредитове або нуль. Збільшення джерел відображається по кредиту, а зменшення по дебету.
¨ Позабалансові рахунки не відображаються в балансі, а розміщуються за його підсумком.
Відкрити рахунок – це означає дати йому назву та записати початкове сальдо.
Розрахунок кінцевого сальдо:
þ для активних рахунків
þ для пасивних рахунків