Внешняя структура документа

Внешняя структура документа (конструкция) — это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа. Задача состоит в том, чтобы придать внешнему виду документа такую форму, которая бы вызывала у по-

Глава 2. Документ как система

требителя желание (потребность) в чтении, извлечении ин­формации, покупке и т. п.

Так, основными элементами внешнего оформления кар­тографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, ат­лас имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, об­ложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и аван­титул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, аль­бом), рамка диапозитива, кадр.

Особое значение имеет внешний вид книжных изданий: яркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и цен­ность.

К внеп1ним структурным элементам книжных изданий относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмзщтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.

Обложка — внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соеди­няемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете — книгой в твердой обложке. Суперобложка — дополнительная, обычно объемная об­ложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапана­ми, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рек­ламно-информационную функцию.

Переплет — прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством фор­зацев и служит для защиты блока от повреждения и загряз­нения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.

Книжный блок — комплект скрепленных тетрадей или

Раздел I. Теоретические основы документоведения

листов, содержащий все страницы и комплектующие детали будущего издания.

Форзац — односгибный лист бумаги, который скрепляет первую и последнюю тетради блока с переплетной крышкой. Титульный лист — титул, заглавный лист издания (кни­ги, брошюры, продолжающегося издания и т. д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от лю­бого другого, служит основой для составления библиографи­ческого описания. Существуют следующие разновидности титульных листов: разворотный, распашной, контртитул, ос­новной, главный, параллельный титульный лист, авантитул.

Авантитул — первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту и имеющая декоратив­но-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Аван­титул еще называют выходным листом, фортитулом.

Шмуцтитул — страница с титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто вроде подтитула.

Контртитул — левая часть разворотного титульного лис­та, содержащая сведения, относящиеся к многотомному или серийному изданию в целом, или титульные сведения на языке источника в переводном издании.

Колонтитул — справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике — какое произ­ведение и какого автора, в моноиздании — к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в сло­варе — какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т. д.).

Колонцифра — порядковый номер страницы или столб­ца книги, периодического издания и т. п., помещается чаще всего в верхнем или нижнем поле каждой страницы у на­ружного края полосы.

Корепюк — боковая сторона книжного блока, место скреп­ления его тетрадей или листов, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной книжки.

Футляр — коробка, предназначенная для упаковки наи­более ценных изданий с целью их защиты. Различают фут-

^•дава 2. Документ как система ________________________________________ 6^

ляры для упаковки одного издания и футляры-кассеты для двух-, трехтомных изданий или комплектов изданий.

Особенности оформления внешних элементов документа зависят от его видовых характеристик, целевого и читатель­ского назначения, используемых материалов и технологии производства.

Реквизиты документа

Реквизиты документа — совокупность обязательных дан­ных о документе, установленных стандартом или положени­ем. Наличие реквизитов позволяет идентифицировать объект в социальной коммуникации.

Различают реквизиты-основания, определяющие число­вые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и рекви­зиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).

Основные реквизиты приводятся, как правило, в выход­ных сведениях документа.

Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он

идентичен.

Так, к основным реквизитам издания относятся: сведе­ния об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие (название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-п1ифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (188К; I8ВN); выпускные сведения. Состав рекви­зитов и их расположение зависят от вида издания.

Автор издания. Каждый документ, в т. ч. и издание, име­ет своего автора — создателя документа. Им может быть отдельное лицо или коллектив, т.е. автор бывает коллектив­ным (учреждение, организация) или индивидуальным. Ав­торы указываются на титульном листе или его обороте. Если их много (более трех), документ издается под названием, а в предисловии либо на обороте титульного листа указывается

Раздел I. Теоретические основы докумснтовсди

—ч1

распределение обязанностей между авторами, наименование учреждений и организаций, которых они представляют.

Имена лиц, участвующих в создании издания (составите­лей, переводчиков, художников, чертежников, фотографов, ре-цензентов, членов редакционной коллегии, авторов преди­словия, вступительной статьи, послесловия, комментариев, при­мечаний, редакторов, корректоров), указывают в строго опре­деленном листе. Фамилия и инициалы научного редактора указываются на титульном листе либо на его обороте. Име­на других редакторов помещаются на обороте титульного листа или в конце книги.

Заглавие (название) издания — словесное обозначение документа. Оно выступает в качестве поискового образа до­кумента, должно быть кратким, точно отображать содержа­ние документа или его идею, правильно ориентировать по­требителей. Заглавие (название) указывают в том виде, в каком оно установлено или утверждено автором, издатель­ством или организацией, дающей разрешение на издание. Выпуск изданий без заглавия (названия) не допускается. Заглавие для всех томов, выпусков, номеров издания должно быть оформлено однотипно и отличаться от остальных све-* дений на титульном листе.

Надзаголовочные данные — сведения, помещаемые над заглавием издания: наименование организации, от имени которой выпускается издание; заглавие серии (подсерии). Эти сведения допускается переносить на контртитул или аван­титул.

Подзаголовочные данные — сведения, помещаемые под заглавием издания. Они содержат данные, характеризующие тематику, читательский адрес (для детей, учащихся, студен­тов) и целевое назначение издания (учебник, бюллетень и т. п.), порядковый номер переиздания, нумерацию томов, вы­пусков, частей, книг и т. д.

Выходные данные включают: место выпуска издания, название издательства или издающей организации и год выпуска издания. Выходные данные приводят в установлен­ном стандартом порядке.

Классификационный индекс УДК (универсальной деся-

Глава 2. Документ как система

тичной классификации) или ББК (библиотечно-библиогра-фической классификации), а также автсфский знак распола­гают перед аннотацией или рефератом.

Комплексный книготорговый индекс-шифр приводится на изданиях с обозначенной ценой.

Знак охраны авторского права — © — помещают в ниж­нем правом углу оборота титульного листа, при его отсут­ствии — в нижней части первой страницы с текстом.

Международный стандартный номер книги (18ВЫ) или сериального издания (188К) — буквенно-цифровой код ре­гистрационного характера, предназначенный для кодирова­ния книг и сериальных изданий с целью их идентификации. Код книг включает аббревиатуру 18ВМ и, как правило, десять цифр. Код сериальных изданий включает аббревиатуру 188К и, как правило, восемь цифр. Присваивается международным и национальным агентствами по единой методике. Простав­ляется в нижнем левом углу оборота титульного листа.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и предназначен для автома­тического считывания международного стандартного номера книги 18ВК. В этих целях разработан штриховой код ЕАК-13 для книг. Он состоит из кода 18ВК и специального кода 978 для идентификации всех книг в общей товарной массе. Код введен Международной ассоциацией по товарной нумерации (ЕАК) и несет в себе ту же самую информацию, что и 18ВК. Штриховые коды считываются специальными оптическими устройствами.

Аннотация — краткая характеристика документа с точ­ки зрения содержания, назначения, формы и других особен­ностей. Аннотацию помещают на обороте титульного листа или на второй странице обложки.

Реферат — сокращенное изложение содержания доку­мента. Реферат должен содержать краткое, но емкое изложе­ние содержания документа. Аннотацию заменяют рефера­том и наоборот. Помещают реферат на обороте титульного листа или второй странице обложки.

Выпускные данные включают: дату сдачи оригинала в набор; дату подписания издания в печать; формат бумаги и

3 8-379

Раздел I. Теоретические основы докумснтоведения

^ ^,^,-, гтпкумент как система

 

долю листа; вид и номер бумаги; гарнитуру шрифта основ­ного текста; способ печати; объем издания в условных пе­чатных листах, приведенных к формату бумажного листа 60x90 мм; объем издания в учетно-издательских листах; ти­раж; номер заказа полиграфического предприятия; цену; на­звание и полный почтовый адрес издательства или издаю­щей организации; название полиграфического предприятия и его полный почтовый адрес.

В зависимости от вида документа состав основных рекви­зитов несколько меняется.

В книжных изданиях в состав реквизитов входят, кроме указанных выпхе: 1) сведения о перепечатке (переиздании); 2) авторский знак.

В нотных изданиях состав элементов дополняется госу­дарственным номером доски, но в него не входят классифи­кационные индексы и международные стандартные номера. В периодических (кроме газет) и продолжающихся из­даниях состав основных элементов дополняется: 1) частным заглавием выпуска; 2) сведениями о редакторах, редколле­гии, составителях, художниках, корректорах; 3) нумерацией; но в этот состав не входят сведения об авторах, и в качестве международного стандартного номера указан международ­ный стандартный номер сериального издания (188М).

В газетах состав реквизитов специфичен: 1) заглавие; 2) подзаголовочные данные; 3) нумерация; 4) дата выхода но­мера; 5) сведения о редакторах и/или редколлегии; 6) вы­пускные данные.

В листовых текстовых и изобразительных (кроме откры­ток) изданиях реквизиты включают: 1) сведения об авторах, составителях, художниках, фотографах; 2) заглавие издания (произведения искусства); 3) подзаголовочные данные; 4) вы­ходные данные; 5) выпускные данные; 6) знак охраны автор­ского права (копирайт).

В открытках состав реквизитов предельно краток: 1) имя художника или фотографа; 2) выходные данные; 3) номер зака­за полиграфпредприятия; 4) знак охраны авторского права.

В аудиовизуальных документах реквизиты включают: 1) сведения об авторах; 2) заглавие; 3) сведения, относящие-

к заглавию (сведения об ответственности, о повторности выпуска); 4) место, издателя, год выпуска; 5) количествен­ную характеристику и указание специфического вида доку­мента (сведения об объеме документа); 6) другие сведения, относящиеся к физической характеристике (размеры доку­мента, сведения о сопроводительном материале, примечания); 7) международный стандартный номер, фирменный или про­изводственный номер; 8) цену; 9) тираж.

Реквизиты документа — это его вспомогательный аппа­рат, помогающий потребителю ориентироваться в потоке до­кументной информации, а профессионалу — правильно ее отбирать, обрабатывать, хранить, рекламировать.

Контрольные вопросы

1. Что такое документ как системный объект?

2. Каковы основные отличительные признаки докумен­та как системы?

3. Как соотносятся информационная и материальная составляющие документа?

4. Что такое документная информация?

5. Каковы отличительные признаки материальной ос­новы документа?

6. Каковы свойства документа как системы?

7. Что такое функциональная сущность документа?

8. Какова структура документа, ее особенности?

9. Каковы основные внутренние элементы документа как структурного объекта?

 

10. Что входит в основные конструктивные элементы документа?

11. На конкретном примере раскройте внутреннюю и внешнюю структуру документа.

12. Раскройте совокупность и последовательность рас­положения реквизитов документа.

Практические задания

1. Отберите в лаборатории кафедры 10 названий ви­дов документов (книга, журнал, газета, бюллетень, отчет и НИР, автореферат диссертации, грампластинка, карта, диа­фильм, диск).

2. Проанализируйте каждый документ по следующим параметрам: общие и специфические функции документа, характер информации, специфика материальной основы до­кумента, элементы и взаимосвязи внешней и внутренней структуры документа, его реквизиты.

ГЛАВА 3 МЕТОДЫ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3.1. Общие положения

Документирование — это создание документа с исполь­зованием различных методов, способов и средств фиксирова­ния информации на материальном носителе.

Метод документирования — это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носи­теле с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т. п.).

Способ документирования — это действие или совокуп­ность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окра­шивание, перфорирование, фотохимический, электромагнит­ный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).

Средство документирования — это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов вклю­чает ручные, механизированные и автоматизированные при-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

способления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Методами документирования определяется специфика зна­ковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокуп­ности являются основой видового многообразия документов.

3.2. Кодирование информации

Непременным условием процесса документирования яв­ляется кодирование информации.

Кодирование информации — это специально выработан­ная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и пере­дается в пространстве и времени.

Код — это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для пере­дачи информации.

Язык — это сложная система символов, каждый из кото­рых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с дру­гом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Знак — это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значени­ем называют символом.

Код, язык и знак позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декоди­рования.

Системе кодирования информации свойственны следую­щие отличительные черты:

1. Код должен хорошо восприниматься, воспроизводить­ся и передаваться. Этим определяются особенности его фор­мы — неизменность, однотипность и определенность.

2. Код должен быть однозначным, понятным всем уча­стникам коммуникационного процесса — отправителю со­общения и его получателю. С этой целью разрабатывается

Глава 3. Методы и способы документирования система правил, которая позволяет кодировать и декодиро­вать информацию.

3. Кодов существует гораздо больпхе, чем материальных
носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный
-— система букв, цифровой — система цифр, алфавитно-циф­
ровой — смешанная система алфавитных и цифровых кодов,
рельефно-точечный — система выпуклых точек (шифр Брай-
ля), матричный — система углублений или отверстий и др.
Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова
на разных языках, следовательно, использовать разные коды.

4. Выбор кода зависит от материального носителя. Бу­мажным материальным носителям соответствуют различ­ные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн.

5. Информация не зависит от выбранного кода. Одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразова­но в текст. При переводе из одной системы кодирования в другую появляются помехи, частично искажающие форму и смысл информации.

6. Чем короче код, тем длиннее текст. Существуют пись­
менности, у которых код огромен. Например, китайские иерог­
лифы. У нас тоже есть иероглифы. Но иероглифические тек­
сты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки.
Например, если написать буквами номер сорок пять — пона­
добится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака
№45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф,
то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

Выработка коротких кодов — важная задача. Приме­ром создания языка с коротким кодом, т. е. с ограниченным словарем, является Бейсик (Ваз1с ЕпёИзЬ). Название составле­но из начальных букв таких слов: ВгШзЬ Ашег1сап 8с1еп1;1:Е1с 1п1;егпа1;шпа1 Соттегс1а1 ЕпеИвЬ (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык).Создал этот язык английский философ Огдеп в 1920-х годах. Было отобрано 850 крупнейших слов, грамматика огра­ничена самыми необходимыми конструкциями.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

3.3. Понятие о языках

Язык — это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т. п.), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения. Языки — это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грам­матических правил строятся осмысленные лексические еди­ницы и предложения. Языковой знак, в отличие от одиноч­ного знака, всегда включает в свой состав простую или слож­ную грамматику.

Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференци­рованным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами. Таковы, например, буквы украинского алфавита, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Л. Брайля для слепых, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга и т. д. Во всех этих случаях живой поток речи подменен изоб­разительными значками, воспринимаемыми посредством зре­ния и осязания. Следовательно, язык — это единство обо­значаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изобра­жения, звуки).

За время существования цивилизации человечество вы­работало множество языков, которые принято делить на ес­тественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как есте­ственных, так и искусственных языков.

Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним являет-

Глава 3. Методы и способы документирования

ся язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наслед­ство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за созда­ние и использование осмысленной членораздельной речи. Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориаль­ные, этнокультурные и другие признаки в ходе общественно­го производства, люди исторически выработали национальные языки — основной способ кодирования информации. Каж­дое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которо­го вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.

Искусственные языки — это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специаль­ных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, междуна­родные языки идо и эсперанто, языки машинного програм­мирования и т. д. Искусственные языки создаются для ка­кой-либо цели и применяются тогда, когда естественные язы­ки использовать затруднительно.

3.4. Знаковый метод фиксирования информации

Понятие о знаках

Документ содержит социальную информацию, выражен­ную в знаковой форме. Знаковость — один из основных его признаков.

Документ — это оформленное в виде совокупности после­довательных знаков информационное сообщение. Знаки мо­гут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т. п. От формы знаков и способов их нанесения во многом зави­сят уровень представления и восприятия информации, сте­пень использования документов, компактность их хранения.

Изучением знаков занимается семиотика. Семиотика (от греч. 8еше1оп — знак, признак) — наука, изучающая общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом об­ществе.

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 3. Методы и способы документирования

 

Семиотика изучается на трех различных уровнях: 1) син-тактика, 2) семантика, 3) прагматика. Синтактика рассмат­ривает способы сочетания знаков, ведущих в конечном ре­зультате к формированию текстов. Семантика анализирует понятия значения и смысла. Знак не только обозначает ка­кой-либо предмет или явление, но имеет и свое смысловое (содержательное), и экспрессивное (выразительное) значение. Прагматика занимается отношением «человек — знак».

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть есте­ственными (естественные, или натуральные языки) и искус­ственными (машинные, информационные языки, языки-по­средники при машинном переводе).

Семиотика тесно связана с лингвистикой. Лингвистика — наука о языке, которая позволяет ответить на вопросы — что есть слово, что есть предложение. Она изучает язык как систему взаимосвязанных знаков.

Классиками семиотической науки являются американ­ский ученый Чарльз Сандерс Пирс (1839—1914) и швейцар­ский лингвист Ф. де Соссюр (1857—1913). В нашей стране внимание к семиотике возникло в 60—70-е годы (Ю.М. Лот-ман, А.М. Кондратов). Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков, предложенная А.В. Со­коловым и С.Г. Кулешовым.

В широком смысле знак — это любое физическое явле­ние, имеющее общепринятую или субъективную интерпрета­цию, которая обычно зависит от окружающей среды.

В документоведении знак — материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступа­ющий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобре­тения, хранения, переработки и передачи сообщений (инфор­мации, знаний). Знак является своеобразным «атомом» со­циальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

Знак обладает следующими основными свойствами: 1) имеет материальное выражение; 2) обладает значением;

3) информирует о чем-то отличном от него; 4) используется для передачи информации; 5) функционирует в определен­ной знаковой ситуации.

Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные сторо­ны. Внешняя сторона — это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обла­дает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, спо­собным фиксировать и передавать информацию в простран­стве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Доку-ментоведение связано лишь с фиксированными знаками, по­лученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака — это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществ­ляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков долж­ны быть понятны всем участникам коммуникационного про­цесса. Пока знаки не поняты (не распхифрованы) реципиен­том, сообщение не может быть воспринято, а значит, доку­мент не может выполнить свою сущностную функцию — быть источником информации и средством коммуникации.

Знак существует в определенной знаковой системе. Бу­дучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

Классификация знаков

Классификация знаков — это их группировка по опре­деленным признакам.

Существует множество классификаций знаков, разрабо­танных в семиотике.

Ч.С. Пирс выделил знаки-копии, знаки-признаки и зна­ки-символы. Знаки-копии — это воспроизведения, репродук­ции, более или менее сходные с обозначаемым (таковы фото­графии, фильмы, картины, знаки пиктографической письмен-

Раздел I. Теоретические основы документовсдения

Глава 3. Методы и способы документирования

 

Знаки

ности). Знаки-признаки связаны с обозначаемыми предме­тами, как действие со своими причинами (то, что иначе назы­вают симптомами, приметами и т. д.). Знаки-символы в силу заключенного в них наглядного образа используются для выражения некоторого, часто весьма значительного и отвле­ченного содержания (например, изображение древнегречес­кой театральной маски как символ современного театра). Слово «символ» употребляется и просто в смысле «знак».

Поскольку в документоведении используются прежде всего знаки, способные выполнять роль средства обмена до­кументной информацией между людьми, наиболее приемле­мой является их группировка по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым.

Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой — единица языка (морфема, слово, слово­сочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отноше­ний между элементами языка в тексте. Знак языковой дву-сторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого.

Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми.

К неязыковым знакам отнесены символы, товарные зна­ки, музейные экспонаты, фотографии, образцы пород, истори­ческие реликвии, включая орудия труда, архитектурные па­мятники.

Чаще всего среди неязыковых знаков используются зна­ки-изображения существующих или условных объектов, со­держащие их схематичное обозначение. Они делятся на зна­ки-«пикчеры», эмблемные и вещественные.

Знаки-«пикчеры» (англ. р1с1;иге — картина, рисунок, ки­нофильм, кадр фильма) — это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофиль­мы). Их принято называть иконическими (т. е. знаками-изоб­ражениями). К ним, кроме объектов живописи, которые фик­сируются на носителе, можно отнести и скульптуру, хотя она является вещественным знаком.

 

Знаки-изображения (неязыковые)

Знаки языковые

I

Знаки естественных языков

Знаки-пи кчеры

Знаки

искусственных

Вещественные

Устного языка

Эмблемные

Языка жестов

Письменного языка

языков

 

 

 

 

 

 

-р'
Световые
Графические
Звуковые

Графические

Вещественные

Рис. 2. Классификация знаков

Эмблемные знаки — разнообразная эмблематика (воен­ная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифо­логическая, дорожная и т. п.).

Знаки вещественные (трехмерные) — это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т. п. Среди них — разно­образная (в большинстве — обрядовая) вещественная симво­лика, означающая разные понятия (хлеб и соль — знак при­ветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце — человек женат — и т. п.) Таким образом, функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации. Это же относится и к объектам экспозиций музеев, зоопар­ков, ботанических садов, выставок и т. п. Рассмотрение таких объектов как носителей определенного знака-сообщения воз­можно лишь в пределах самой экспозиции. Извлеченный из нее предмет утрачивает свой знаковый статус (хлеб на столе

Раздел I. Теоретические основы документоведения

3 Методы и способы документирования

 

вне обряда встречи дорогих гостей или сельскохозяйствен­ной выставки не фиксирует никакой социальной информа­ции).

Форма знака-символа может быть различной: буква, циф­ра, отверстие (перфорация), точка, линия, рельеф и другие специальные знаки или коды. Они созданы для фиксирова­ния и передачи социальной информации. Одни из них по­добны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление.

Первые создаются путем более или менее точного копи­рования реальных объектов или явлений. Они несут икони-ческие неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам. Это рисунки, фотографии, кинофильмы, диапози­тивы, видеофильмы. В отличие от иконического, знак-сим­вол не обязан иметь сходства с тем предметом или явлени­ем, которое он обозначает. Для того, чтобы понять (расп1иф-ровать) информацию, человек должен заранее заучить значе­ние знака. К документам, использующим языковые знаки — условные обозначения, относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т. п.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).

Знаки письма

Письмо — знаковая система фиксации речи, позволяю­щая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреп­лять ее во времени.

Система письма характеризуется постоянным составом знаков, причем каждый знак передает либо целое слово, либо последовательность звуков, либо отдельный звук речи. Сис­тема письма тесно связана с письменностью.

Письменность — совокупность письменных средств фик­сирования и передачи информации, включающих понятие графики, алфавита и орфографии какого-либо языка или груп­пы языков, объединенных одной системой письма или од­ним алфавитом. В этом смысле можно говорить об украин­ской, английской, арабской и др. письменности.

Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое пись­мо, биржи, зарубки, вампумы, кипу и т. п.

Вампумы (индийское ^Vатрит, сокр. от 'тоатритреай — нити с нанизанными на них раковинами) — разновидность т. н. предметного письма у североамериканских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетен­ный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значе­ние. Иногда на вампумы наносились рисунки, уточняющие содержание, часто они выполняли функцию денег.

Кипу — комбинации узлов и сплетений шнуров.

Первоначальной формой письма было рисуночное пись­мо, которым пользовался доисторический человек. Рисуноч­ное письмо передавало более или менее схематичными ри­сунками конкретные предметы.

Из рисуночного кода примерно в середине IV тыс. до н. э. развилось пиктографическое письмо.

Рис. 3. Пиктографическое письмо

Пиктография (лат. р1с1;и8 — рисованный, живописный, греч. ёгарЬо — пипху) — древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только пред­меты, но и действия, события, т. е. целое сообщение. Для пик­тографии не нужен алфавит, т. е. набор определенных зна­ков, необходимо только изображать предметы и ситуации (на­пример, человека, лодку, охоту и т. д.).

«Читающий» пиктограмму не связан какими-либо пра­вилами чтения (как, например, в буквенном письме), он дол­жен лишь узнать, правильно опознать изображения. Так, при­веденная здесь эскимосская пиктограмма читается следую­щим образом: «Человек пошел на охоту, добыл шкуру зверя,

Раздел I. Теоретические основы документоведения

затем другую, охотился на моржа, поехал на лодке с другими охотниками, заночевал».

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки — значит, здесь чинят обувь, нарисованы часы — мастерская по ремон­ту часов и т. д. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостинницах для иностран­цев у кнопок звонков в номере — изображение уборщицы, официанта и т. п. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

Поскольку посредством пиктографического письма нельзя выразить абстрактные понятия и мысли, на более высоком уровне развития общества возникла потребность в новом типе письма — идеографическом.

В идеографическом письме знак-рисунок постепенно пре­вращается в «знак-идею» (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не «солнце», а «жару», «тепло», «горячий» или «теплый». Старец, опирающийся на палку, означает старость и т. п.

Разновидностью идеографического является иероглифи­ческое письмо, используемое с конца IV тыс. до н. э. Иерог­лиф — условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин «иероглифический» применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иерог­лифами называют знаки древнейшего (II тыс. до н. э.) и со­временного китайского и японского письма, знаки не клино­писной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II—I тыс. до н. э.) и др.

Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ — это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографи­ческого письма — идеограммы, иероглифы — не могли слу­жить для графического изображения звуков речи.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических

^3 & Г^-.. ГУ '^^ '/^'*- \5

V.-

'^/

г^

<сэ»

* -•>

Глава 3. Методы и способы документирования знаков впервые был изобретен уже в III тыс. до н. э. шумера­ми, создавшими в Двуречье (область, расположенная между реками Тигр и Евфрат) самую древнюю из земных цивилиза­ций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, нахо­дилось на переходной стадии от словесного к слоговому, пер­вый шаг к графическому изображению речи был уже сделан.

|'7Ц'

.> I

ЙЛ.

Рис. 4. Египетские иероглифы

Египтяне и шумеры пользовались тремя разновидностя­ми знаков: логограммами, фонограммами и детерминати­вами. При этом один и тот же значок мог в разное время выступать во всех трех качествах. Логограмма символизи­ровала отдельное слово, имела рисуночный характер и обо­значала конкретные объекты, такие, как рука, птица, дом. Абстрактные понятия (душа, жизнь, гнев) передавались по-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

средством ребусов, основанных на сходстве в звучании раз­ных слов. С помощью этого приема можно изобразить, на­пример, непередаваемое картинкой понятие «якпхаться» изоб­ражением животного яка. Примерно таким путем люди впервые подошли к пониманию сущности слога и фонети­ческого строения многосложных слов.

Во избежание путаницы при чтении текстов, насыщен­ных ребусами, стали использовать детерминативы. Эти зна­ки обозначали общие классы понятий и ставились рядом с теми словами, в отношении которых существовала опасность разночтений. Так, если продолжить условный пример со сло­вами «як» и «якшаться», то около первого должен стоять детерминатив «животные», а подле второго — детерминатив «общение людей». Использование тех же трех знаков — ло­гограмм (иероглифов), фонетических значков и детермина­тивов (или ключей) сохраняется и в современном китай­ском письме, развивавшемся совершенно независимо от ази­атских и египетской письменностей.

Прошло несколько столетий, прежде чем античные гре­ки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семи­тами слогового письма, научились разлагать слова на фоне­мы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединен­ных в систему алфавита.

Следующим важным шагом явилось фонетическое пись­мо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи.

Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый — это буквенно-слоговое письмо — клинописное, возникшее на рубеже IV — П1 тыс. до н. э. Второй — алфа­витное письмо (П тыс. до н. э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фо­нема (звук). Буква — графический знак или литера. Сово­купность букв, принятых в данной письменности и располо­женных в определенном порядке, называют азбукой (по пер­вым славянским буквам — аз и буки).

Возникшее на базе греческого, латинское письмо послу­жило основой для большинства современных систем пись-

1 3. Методы и способы документирования

Глав;

ма. В ХП—Х1П вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма — глаголи­ца и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X— XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX — начале XX в. — гражданское письмо, или гражданский шрифт, т. е. совре­менное письмо.

Шрифт — гражданская форма знаков определенной сис­темы письма. В зависимости от техники исполнения разли­чают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт (последний представляет собой комплект литер для ручного набора текста), наборные шрифты называют типо­графскими.

Алфавитное письмо часто называют словесным или вер­бальным.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы «язык». Именно пись­менный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

3.5. Документ как знаковая система

Документ представляет собой знаковую систему, т. е. ма­териальный посредник, служащий обмену семантической ин­формацией между двумя другими материальными системами. Например, между автором и реально существующим миром или автором (коммуникантом) и читателем (реципиентом) используется совокупность визуально (а также на слух, путем осязания) воспринимаемых шрифтовых, графических или иных знаков, воспроизведенных на листовом (карточном или ином) материале рукописным, полиграфическим, электрон­ным или другим способом.

К свойствам документа как знаковой системы отнесены: 1) особенности формы знаков, в которых воплощается ин­формация; 2) способы нанесения (фиксирования) знаков; 3) способы восприятия знаков.

Знаковая система обладает определенными свойствами: 1) знаки связаны в ней между собой определенными прави-

Раздел I. Тсоретичсч;кис основы докумснтовсдения

Методы и способы документирования

 

■2^■^

»гг»н^?. » =«> А ««яг а в3 э<««>

'ьв^^ижсопв. пап

2:;^ВЛ^IСЬЕсЬПЛ||вХЪ ->

гиллш^пиь - П1 ппу«1т1&ет1Бп*мя|1

Рис. 5. Глаголица и кириллица

лами грамматики; 2) новые знаки вводятся в систему не про­извольно, а на основе правил; 3) значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе; 4) система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянно­го) числа элементов (знаков), из которых может быть состав­лен словарь; 5) осуществим перевод (замена) одной знако­вой системы на другую; 6) знаки фиксируются одним или несколькими способами.

В частности, нотная запись (которая не тождественна му­зыке) имеет свои особенности. В каждой системе нотной за­писи (в скрипичном, басовом ключе, ключах «до», цифровой системе, крюковом письме) существуют свои правила. Нот­ные знаки могут вводиться только на основе существующих правил (как в нотной записи — ноты на добавочных мес­тах). Значение ноты определяется в зависимости от места в системе (в скрипичном ключе на первой линейке означает «ми» первой октавы, в басовом — «соль» большой октавы). Число нотных знаков ограничено, возможно составление «сло­варя» (этим занимается нотная грамота). Можно перевести знаменное (крюковое) письмо в нотную запись, а нотную за­пись — в цифровую; написанное в басовом ключе обозна­чить в скрипичном и наоборот. Нотная запись может быть осуществлена от руки, машинописным, полиграфическим или другим способом.

Знаковостью обладает не только информационная, но и материальная составляющая документа, его вещественная основа и конструктивная форма. Взятый в перспективе се­миотики, документ — это не просто «упаковка» для той или иной идеи, а значащий предмет. Пока книга лежит на скла­де, она безгласна, но стоит взять ее в руки или посмотреть на нее на библиотечной полке, как она начинает посылать сиг­налы, знаки, информацию, сообщает, кто ее создал, каков ее внешний вид. Информативность (знаковость) документа во многом определяется его дизайном, структурой и содержа­нием научно-справочного аппарата, иллюстрированным со­провождением или иллюстративной интерпретацией текста. Общий стиль издания, его дизайн: формат, бумага, компо­зиция элементов, выразительные средства набора, умело по­добранная шрифтовая гарнитура — прямо или косвенно рас­ширяют его информативность, действуя на подсознание, фор­мируют определенный образ времени, в который вписывает­ся текст произведения, в определенном ключе режиссируют его восприятие. Информационная роль всех этих как будто бы внешних элементов, формирующих издание, особенно уве­личивается, когда приходится иметь дело с изданиями про­шлых веков и даже десятилетий.

Раздел I. Теоретические основы документоведен!» ^ ава 3. Методы и способы документирования

Главной семиотической знаковой подсистемой докумен­та является текст. Именно от формы и способа записи текста зависит уровень информативности документа, отнесение к тому или иному виду, типу, разновидности. Его расположе­ние, шрифтовое оформление, связь с дополнительными тек­стами, научно-справочным аппаратом — также формируют образ документа.

Иллюстрации — тоже знаковая подсистема, важнейшее средство расширения информативности издания. В рукопис­ных книгах они служили изобразительным комментарием, ибо иллюстратор был читателем и давал свою трактовку прочитанного. Иллюстративная интерпретация текста может иметь различную информационную окраску: историко-бы-товую, социальную, стилевую, философскую, психологическую, но она в любом случае информативно и активно участвует в создании образа книги.

Информативность определенного экземпляра документа во многом зависит от истории его бытования и формируется «следами», которые оставили на нем время и владельцы. Владельческие переплеты, экслибрисы, ярлыки книжных магазинов и аукционов, штампы библиотек, в которых хра­нился экземпляр; дарственные и владельческие надписи, ав­тографы, маргинальные записи, заметки на внешних листах и в колофоне иногда создают уникальную ауру не только экземпляра, но и владельца, эпохи, культуры, обладающую огромной информационной ценностью.

Информационная ценность экземпляра может значительно возрастать и приобретать иную окраску в специально подо­бранной коллекции, библиотечном или справочно-информа-ционном фонде, в фонде редких книг, переводов и т. п.

3.6. Способы и средства записи информации

Запись информации — это способ фиксирования инфор­мации на материальном носителе.

Б настоящее^ремя используют системы записи инфор­мации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фо­тографическую и электростатическую), а также системы вос-

произведения информации (ручную, полиграфическую, ме­ханическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и, наконец, системы стирания информации (ручную, магнит­ную, оптическую и тепловую).

В зависимости от способа фиксирования информации раз­личают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ — нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Руко­пись — документ, написанный от руки. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями. С изобретением пишущей машинки и началом ее про­мышленного производства (1867 г.) появилась мапхинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила руч­ной способ и используется для создания и копирования до­кументов. Документ, отпечатанный на пихпущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В на­стоящее время большинство архивных, деловых, неопубли­кованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

Потребность в более п1ироком распространении инфор­мации нашла свое выражение в механизированном размно­жении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и дру­гих средств полиграфии.

С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания — печати с наборной формы, инстру­мента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Связанный с именем немецкого изобретателя Иоганна Гутенберга, переход к тиражному раз­множению книг был качественным скачком в истории книж­ного дела и всей мировой культуры.

Благодаря появлению полиграфии — отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Пе­чатный документ изготовлен при помощи полиграфических

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 3. Методы и способы документирования

 

или других средств массового размножения документов. Про­изведения печати — изделия полиграфического произ­водства, полученные печатанием или тиснением. На печат­ном документе запись информации производится преиму­щественно путем нанесения красочного слоя на его поверх­ность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля.

Вторая разновидность печатных документов — это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения докумен­тов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая пе­чать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон).

Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы — листовки, программы, билеты, от­крытки, этикетки, бланки, буклеты и др.

Б 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. — для фиксации звука на грампластинках.

Механическая запись производится с помощью измене­ния физического состояния поверхности или структуры но­сителя. Различают термопластическую — осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную — при ко­торой направление колебаний резца параллельно к поверх­ности носителя записи; глубокую — при которой направле­ние колебаний резца перпендикулярно к поверхности носи­теля записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Потребность в оперативной передаче информации и на­дежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т. д., а также к использованию телеграфа, фо­тотелеграфа, факса и т. п. Так появились новые, более совер­шенные формы фиксирования и передачи информации.

Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, назван­ный дагерротипией. Родоначальницей современной фотогра­фии является Франция.

Фотографическая запись — оптическая, осуществляемая

при помощи фотографического процесса изменением опти­ческой плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографичес­кой записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком.

Фотоизображение получается на фотографическом слое пленки, пластинки, фотобумаги посредством фотографичес­кой съемки и печатания с последующей их химико-фотогра­фической обработкой (фотографии, диапозитивы). В нем раз­личают негатив и позитив. Негатив — фотографическое изоб­ражение, на котором относительное распределение почерне­ний, количественно оцениваемых оптической плотностью, соответствует обратному распределению яркостей на объек­те съемки. В позитиве, наоборот, потемнения соответствуют распределению яркостей или цветов объекта съемки.

В 1870 г. на практике проверяется возможность много­кратного уменьшения и воспроизведения текстов. Это по­служило толчком к развитию микрофильмирования на базе фотографии.

В начале 1920-х годов получают развитие бессеребряные светокопировальные способы, в конце 1940-х годов ставится на индустриальную основу порошковая бессеребряная фото­графия.

К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы темпами, небывалыми для всех других видов репрографии, бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кино­документе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изоб­ражений.

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуще­ствляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при

Раздел I. Теоретические основы документоведения Глава 3. Методы и способы документирования

 

воздействии сигналов записываемой информации. Различа­ют запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптичес­кая запись. Первыми появились фонодокументы с электри­ческой записью звука. Технология их производства была разработана в 1927 г. Пфлеймером (Германия).

В 1935 г. на радиовыставке в Берлине впервые демонст­рировалась магнитная лента типов Ь и С. С середины 1940-х годов начато ее промышленное производство. Первая отече­ственная магнитная лента (тип 1) была выпущена в 1954 г. В основе магнитной звукозаписи лежит необратимое изме­нение магнитного состояния ферромагнетиков в результате воздействия внешнего магнитного поля, т. е. явление гисте­резиса.

Сейчас выпускается большое количество магнитных лент для звукозаписи (магнитные фонограммы), для вычислитель­ной техники (используют цифровую импульсную запись ин­формации), лент для видеозаписи, магнитных карт, жестких и гибких дисков, дискет, флоппи-дисков, применяемых в виде блока ЗУ ЭВМ, микро-, видеодисков и т. п.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись — это запись звука на носителе. Доку­менты, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Одна­ко первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были со­зданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было на­чато в конце 90-х годов XIX в.

Различают три вида фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной за­писью звука. Группу фонодокументов с механической запи­сью звука составляют фонографические валики, грамплас­тинки, (обычные, долгоиграющие и стереофонические) грам-оригиналы, ленты шоринофона.

Фонодокументом являются также фонограмма звуковой информации, фильма и другие аудиальные документы.

С начала XX в. зазвучали оптическая фонограмма и маг­нитная лента. Фонодокументом с оптической записью звука

является тонфильм — запись звука выступления, музыкаль­ного произведения на кинопленке оптическим способом. Наибольшее распространение звукозапись на кинопленке имела в 1930 годы. В настоящее время тонфильмы не изго­товляют. Распространены сейчас магнитные ленты и маг­нитные диски.

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информа­ции сфокусированным пучком электромагнитного поля оп­тического или близкого к нему диапазона излучения, кото­рый, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой ин­формации.

Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа СВ-КОМ, компакт-диск, голограмма).

При магнитооптической записи одновременное действие оптического пучка и магнитного поля на носитель вызывает изменение магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией. Причем передатчиком инфор­мации носителю является магнитное поле, а оптический пу­чок оказывает дополнительное воздействие на носитель за­писи. Магнитооптической является также запись данных с помощью лазерного луча и магнитного поля (магнитоопти­ческий диск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки.

Документы, содержание которых полностью или частич­но выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т. п., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление мап1инного документирования не отменяет пред­шествующих способов фиксирования информации, а лишь

дополняет их.

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.

Контрольные вопросы

1. Каковы методы и способы документирования?

Как классифицируются знаки искусственного языка? Каковы знаки естественного языка? Что характеризует документ как знаковую систему? Каковы основные способы фиксирования информации? Как взаимосвязаны между собой методы, способы, сред­ства и инструменты записи и воспроизведения ин­формации?

ГЛАВА 4 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Практическое задание

1. Отберите 10 названий документов различных видов. Сделайте сравнительный анализ совокупности документов по таким признакам: знаковой природе информации, систе­ме записи информации, степени знаковости информацион­ной и материальной составляющих документа.