СУБД Microsoft Access

Microsoft Access являє собою реляційну базу даних

Інформація в базі даних Access представляється у вигляді окремих таблиць. При цьому кожний стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожний рядок - запису даних.

Запис даних складається з декількох полів. При цьому діє наступне правило, запис даних являє собою групу взаємозалежних полів, розглянутих як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукт. Кожний запис даних у таблиці містить однакове число полів. Кожне поле містить той самий тип інформації. Наприклад, у кожному записі даних деякої таблиці поле ІМ’Я КЛІЄНТА буде містити однотипну інформацію.

Існують різні типи даних Тип даних для конкретного поля даних обирається залежно від того, яка інформація буде розташовуватися в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного для нього типу.

Розглянемо деякі приклади типів даних

Текстові поля (TEXT): можуть містити окремі слова (наприклад, імена), сполучення слів і чисел (наприклад, поштова адреса), або числа, які не використовуються для математичних розрахунків (наприклад, номера телефонів), а також спеціальні знаки (наприклад «/» або «-»).

Числові поля (NUMBER): містять числа, використовувані для різних розрахунків (наприклад, ціни продуктів).

Поля дати й часу (DATE/TIME): містять дату й/або час

Поля грошових сум (CURRENCY) містять числові величини у форматі грошових сум з позначенням грошових одиниць - грн. (гривня), $ (долар), DM (німецька марка) і т.і.

Логічні поля (YES/NO), містять логічні дані зі значеннями ТАК/НІ (YES/NO) або (TRUE/FALSE).

Поля текстових приміток (MEMO): містять великі ділянки тексту (до 32 000 знаків)

Зв’язки між таблицями

У базі даних Access між окремими таблицями можуть бути сформовані зв’язки, що з’єднують їх у єдину базу. Зв’язки здійснюються через загальні поля даних.

Ключі

Часто необхідно здійснювати пошук даних, що зберігаються в різних таблицях.

Передумовою й умовою успішного пошуку і встановлення зв’язків служить правильне визначення так званих ключів. За допомогою ключа Access може розрізняти записи таблиці й упорядковувати їх відповідним чином. Кожна таблиця повинна містити, як мінімум, один ключ. Ключ являє собою поле у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожний запис, що знаходиться в таблиці.

Ідеальним первинним ключем є така інформація, як номер клієнта, номер рахунку, номер залікової книжки студента й т.і.

Макроси, модулі й об’єкти.

За допомогою макросів можна автоматизувати окремі дії, не поринаючи в програмування. Запис макросів відбувається за принципом магнітофона: окремі дії, необхідні для певної операції, записуються в потрібній послідовності, а потім відтворюються будь-яку кількість разів простим натисканням кнопки.

Макроси можуть не цілком задовольняти потреби користувача. В цьому випадку можна скористатися мовою програмування, наявним в Access Він називається Access-Basic За допомогою цієї мови автоматизують складні дії, наприклад, складні обчислення у звіті. Можна запрограмувати функцію обчислень і використовувати її, коли це необхідно. Процедури, написані на Access-Basic, запам’ятовуються в програмному модулі.

Всі елементи, які формуються й використовуються в Access називаються об’єктами Access. До них відносяться таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, графіки, діаграми, діалогові вікна, а також деякі системні об’єкти, наприклад, системний буфер обміну (Clipboard).

Корисні помічники

В Access є цілий ряд корисних помічників. Всі вони призначені для полегшення роботи з базою даних. Ці помічники розділені на три основні групи.

 

Картки підказки

Вони можуть дати пораду при виконанні всіляких дій, наприклад, при створенні бази даних. Картки підказки містять докладні покрокові інструкції, що допомагають виконати всі необхідні дії. Картки підказки можуть допомогти графічними прикладами й прямими вказівками.

Майстри

У той час як Картки підказки лише подають потрібні поради під час роботи, Майстри самі виконують потрібні дії. При виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Одержавши відповіді на задані питання, Майстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як повинен виглядати звіт і які дані він повинен містити. Після одержання відповідей звіт буде повністю сформований. За допомогою інших Майстрів можна формувати таблиці баз даних, запити й форми.

Робота з Майстрами проста, надійна й ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктори

Конструктор (Builder) - це інструмент Access, що полегшує виконання конкретного завдання. Дуже корисним є Конструктор виражень - він дозволяє швидко сформувати складне вираження. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для одержання вибірок даних для форми або звіту. Крім перерахованих, в Access є й інші конструктори. Це - макроконструктор, за допомогою якого формуються різні макроси, а також конструктори меню, полів, кодів і інші.

Запити й вибірки

Запити використовуються для вибору з бази даних інформації, що цікавить користувача. Наприклад, користувача може зацікавити, скільки клієнтів його фірми живе в Дніпропетровську або які суми виплаченої зарплати співробітникам його фірми по підрозділах. Результат такого запиту називається вибіркою. Під вибіркою ми будемо розуміти динамічну таблицю із записами даних, які задовольняють певним умовам запиту.

Динамічна таблиця запиту (Dynaset), надалі, вибірка, -це таблиця, сформована щораз заново на основі реальних таблиць бази даних, зміст якої задовольняє умовам запиту. З вибіркою можна звертатися як до реальної таблиці - наприклад, редагувати її записи. Внесені зміни будуть відбиті в записах реальних таблиць.

Основні типи запитів

Стандартні запити. Найчастіше використовуються стандартні запити вибору, які призначені для того, щоб відібрати й представити, у вигляді зручної динамічної таблиці, дані з таблиць бази даних, що цікавлять користувача.

Запити на виконання дії. Використовуються для створення нових реальних таблиць даних, що надалі існують уже незалежно від тих таблиць бази, які були використані для їхньої побудови Ці запити дозволяють також змінювати таблиці бази даних обновляти їх, доповнювати новими записами або видаляти деякі записи.

Розрізняють чотири види запитів на виконання дії.

Запит на додавання Можна додавати відібрані записи з таблиці або запиту поточної бази даних у кінець іншої таблиці Доповнюється таблица, що, може перебувати як у тієї ж самої, так і в іншій базі даних.

Запит на видалення За допомогою запиту на видалення можна видалити групу записів даних, що задовольняють заданим умовам.

Запит на відновлення. Можна змінити групу записів даних, що задовольняють певній умові.

Запит на створення нової таблиці З вибірки, що є динамічною таблицею, сформованої при виконанні запиту й існуючої тільки до закінчення роботи з результатами запиту, можна створити нову таблицю бази даних. Динамічна таблиця є поданням даних інших таблиць бази даних, і зміни, внесені у вибірку, будуть відбиті в записах таблиць, на підставі яких ця вибірка побудована. Якщо ж створити нову таблицю, вона почне своє незалежне існування. Зміни в цій новій таблиці не будуть зачіпати використані для її побудови вихідні таблиці бази даних.

Параметричні запити. Часто користувачеві доводиться мати справу з запитами, улаштованими в принципі однаково, але які мають деякі розходження в поставлених умовах відбіру. В такому випадку, щоб щораз заново не створювати окремий запит, варто сформувати запит з параметрами.

Перехресні запити. Перехресні запити дозволяють представити дані в досить наочній, компактній формі зведених крос-таблиць, здійснюючи при цьому різноманітне угруповання записів і групові обчислення при обробці даних.