Содержание обеспечивающей подсистемы СПМ

 

Обеспечивающая подсистема состоит из следующих компонентов: методическое обеспечение, ресурсное обеспечение, информационное обеспечение, правовое обеспечение.

Все теоретические, методические и практические вопросы по разработке, функционированию и развитию системы менеджмента должны быть обоснованы и изложены в соответствующих нормативно-методических документах межгосударственного (международного, федерального (государственного), муниципального (республиканского, регионального), либо фирменного уровня.

Иерархия нормативно-методического обеспечения системы менеджмента, виды документов по уровням иерархи, вопросы, которые должны регламентироваться в документах, и органы – ответственные за разработку и контроль документа изложены в работе "Система менеджмента".

Качество нормативно-методического обеспечения системы менеджмента во многом зависит от качества решения проблемы на вершине иерархии – на международном уровне.

Отсутствие или низкое качество международных правовых норм в области собственности, налоговой системы, финансов, организационно-правовых форм и другое сдерживает создание и развитие совместных предприятий, международную интеграцию и взаимовыгодное развитие стран.

Некоторые нормативно-методические документы, разрабатываемые международными организациями, должны быть аутентичными (прямого применения, перевод без искажения содержания) и обязательными для всех уровней иерархии, в т. ч. и для фирмы, независимо от формы собственности. Например, международная система мер и весов, система измерений, система охраны окружающей природной среды, система управления качеством на основе международных стандартов ИСО серии 9000, система безопасности и международной сертификации товаров и услуг, основы валютной системы, терминология и операции в области финансов и другие должны быть едиными для всех стран и соответственно для всех фирм.

Увеличение количества нормативно-методических документов, правил, терминологии, норм международного характера значительно упростит построение каждой фирмой системы менеджмента, повысит эффективность использования природных ресурсов, труда и капитала как главных факторов обеспечения благосостояния, повышения качества жизни.

В нормативно-методических документах должны регламентироваться все основные вопросы по построению, функционированию и развитию системы производственного менеджмента. Например, по блоку "Научное обоснование системы" рекомендуется разрабатывать следующие документы (фирменные стандарты): основные положения, методика прогнозирования циклов развития товара, научные подходы и принципы менеджмента, общие методы менеджмента, законы рыночных отношений, экономическое обоснование мероприятий по повышению эффективности менеджмента. По целевой подсистеме рекомендуется разрабатывать следующие документы: методическое обеспечение конкурентоспособности товара, маркетинг в формировании рыночной стратегии фирмы, ценовая политика фирмы, управление качеством товара, политика ресурсосбережения, методы нормирования ресурсов, методика прогнозирования организационно-технического развития производства, методика планирования социального развития коллектива, охрана окружающей природной среды.

По обеспечивающей подсистеме системы производственного менеджмента рекомендуется разрабатывать следующие документы: ресурсное обеспечение, методическое обеспечение, информационное обеспечение, правовое обеспечение, организационно-технологическое обеспечение системы.

По блоку "Внешняя среда системы производственного менеджмента предприятия" рекомендуется разрабатывать следующие документы: методика изучения влияния факторов макросреды на устойчивость и эффективность менеджмента, методика изучения факторов инфраструктуры региона на эффективность менеджмента, методика изучения влияния факторов микросреды фирмы на эффективность менеджмента.

По управляющей подсистеме рекомендуется разрабатывать следующие документы: управление персоналом, основы социологии и психологии менеджмента, методы анализа управленческих решений, методы прогнозирования управленческих решений.

Перечисленный состав нормативно-методических документов по системе производственного менеджмента является, во-первых, укрупненным, а, во-вторых, примерным. Чем крупнее предприятие и чем выше уровень интеграции и концентрации производства, тем больше должно быть документов по менеджменту.

Подходы к разработке и методы решения большинства из перечисленных вопросов освещены в настоящем учебнике. Однако некоторые из них раскрыты укрупненно. В целях экономии средств в огромных масштабах (исходя из пропорции 1:10:100:1000) и резкого повышения качества планирования как главной функции менеджмента на всех уровнях иерархии целесообразно перечисленные документы разработать на федеральном уровне в форме государственных стандартов и рекомендаций. К разработке документов следует привлечь специалистов.

Следующим компонентом обеспечивающей подсистемы производственного менеджмента является РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ.

Цели ресурсного обеспечения системы менеджмента:

√ своевременное обеспечение потребителей фирмы необходимыми видами ресурсов требуемого качества и количества;

√ улучшение использования ресурсов – повышение производительности труда, фондоотдачи, сокращение длительности производственных циклов, обеспечение ритмичности процессов, сокращение оборачиваемости оборотных средств, полное использование вторичных ресурсов, повышение эффективности инвестиций.

Виды ресурсов:

√ трудовые ресурсы – промышленно-производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие, инженерно-технические работники и служащие, младший обслуживающий персонал, ученики) и непромышленный персонал;

√ материальные ресурсы (сырье, материалы, топливно-энергетические ресурсы, запасные части);

√ основные производственные фонды – здания и сооружения, передаточные устройства, силовые машины, технологическое оборудование, транспортные средства, средства автоматизации управления, измерительные приборы, хозяйственный инвентарь и пр.);

√ финансовые ресурсы – собственный капитал, заемный капитал, нематериальные активы и пр.;

√ совокупные ресурсы – сумма предыдущих видов ресурсов в денежном выражении.

Наличие и состав ресурсов определяется объемом конкретного вида ресурса, его структурой по номенклатуре и ассортименту, качеством и сроками поставок.

Процесс движения ресурсов включает:

√ формирование ресурсов, т.е. привлечение ресурсов для выполнения маркетинговых исследований, НИОКР, организационно-технологической подготовки производства, производства товаров и выполнения услуг, капитального строительства, гарантийного обслуживания товара фирмы. В' свою очередь привлечение ресурсов для производства товаров, выполнения услуг подразделяется на ресурсы для непосредственного изготовления товаров, выполнения услуг, ремонтно-эксплуатационных нужд, непроизводственных нужд; для капитального строительства – на новое строительство, расширение производства, техническое перевооружение, реконструкцию;

√ использование ресурсов по одному из перечисленных направлений;

√ восстановление ресурсов;

√ утилизацию или списание ресурсов.

Факторы улучшения использования ресурсов:

√ применение к процессам движения ресурсов совокупности научных подходов и принципов менеджмента;

√ оптимизация формирования и использования ресурсов путем применения методов нормирования, моделирования, прогнозирования, факторного, функционально-стоимостного анализа, экономического обоснования мероприятий по оптимизации, балансовых методов, сетевых моделей и др. методов;

√ совершенствование конструкции товара;

√ совершенствование технологии путем применения лазерных, электрофизических, электрохимических, электронно-лучевых, плазменных, биологических, радиационных и других прогрессивных методов, обеспечивающих минимум отходов и затрат труда;

√ применение материалов с заранее заданными свойствами;

√ типизация технологий путем унификации элементов конструкций технологических процессов и оборудования, оснастки, организации производства;

√ совершенствование управления ресурсами;

√ применение оптимальных для данных условий методов обеспечения ресурсами;

√ стимулирование улучшения использования ресурсов.

Методы обеспечения ресурсами:

√ через товарно-сырьевые биржи;

√ прямые связи, аукционы, конкурсы;

√ собственное производство или подготовка;

√ спонсорство и др.

Информационное обеспечение системы менеджмента – одна из важнейших обеспечивающих функции,. качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /15/.

Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация – это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Руководитель 50–90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначенаинформация и которое интерпретирует ее.

 

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

 

Предлагается следующая классификация информации:

1) по объекту – показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента – информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, управляемой и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

3) по форме передачи – вербальная (словесная) информация и невербальная;

4) по изменчивости во времени – условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу передачи –спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;

6) по режиму передачи – в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;

7) по назначению – экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;

8) по стадии жизненного цикла объекта – по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания);

9) по отношению объекта управления к субъекту – между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Идея классификации информации используется приее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

√ своевременность;

√ достоверность (с определенной вероятностью);

√ достаточность;

√ надежность (с определенной степенью риска);

√ комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям, по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

√ адресность;

√ правовая корректность информации;

√ многократность использования;

√ высокая скорость сбора, обработки и передачи;

√ возможность кодирования;

√ актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный массив – это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий /15/.

Цель создания массива информации – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

√ прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

√ наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

√ оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

С предохранение информации от искажений.

Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).

Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решенийпоавтоматизации управленческих процедур.

Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации, включающая:

√ формирование документооборота;

√ определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводиться с помощью средств механизации и автоматизации;

√ выбор состава комплекса технических средств по переработке информации, используемой при решении управленческих задач.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать:

√ наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации;

√ организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах:

√ минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

√ эффективный контроль за сроками исполнения документов;

√ максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;

√ унификацию форм документов.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим – операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.

На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:

√ задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

√ исполнителей задач;

√ информацию, необходимуюдля выполнения задач и функций управления;

√ режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;

√ объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;

√ порядок и формы представления информации, необходимой для

управления;

√ время, затрачиваемое органами управления на переработку

информации;

√ задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры, средства телекоммуникаций, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и др.).

Правовое обеспечение системы менеджмента основано на законодательных и нормативных актах по различным вопросам разработки, функционирования и развития системы, принятых на федеральном (государственном) уровне. К этим актам относятся федеральные законы, постановления правительства и федеральных органов управления, государственные стандарты.

Правовое обеспечение системы менеджмента осуществляется по следующим направлениям:

1) правовые вопросы функционирования экономики страны (по приватизации, развитию предпринимательства, налоговой системе, финансовой и кредиторской политике, внешнеэкономической деятельности и др.);

2) законы и нормативные актыпо системам:

· стандартизации;

· метрологии;

· сертификации товаров и услуг;

· защиты прав потребителей;

· антимонопольной политики;

· управления качеством товаров;

· безопасности и охраны труда и др.;

3) законы и нормативные акты по регулированию безопасности и взаимозаменяемости товаров, ресурсосбережению, развитию производства, социальному развитию коллективов, охране окружающей природной среды;

4) правовое регулирование образования и функционирования фирмы.

Без качественного правового обеспечения системы менеджмента фирмы по перечисленным направлениям вообще невозможно обеспечить их стабильное и эффективное функционирование, т.к. каждая фирма является подсистемой системы более высокого уровня – региона, отрасли, страны, а совместные предприятия – мирового сообщества. Если каждая фирма будет функционировать по своим правовым нормам, то невозможно скоординировать их действия и создать из них систему более высокого уровня; будет просто набор невзаимосвязанных фирм. Поэтому правовое обеспечение системы менеджмента фирмы по всем четырем направлениям является актуальнейшей проблемой.

Российская Федерация, например, в настоящее время находится на стадии перехода к рыночным отношениям как к системе экономических, правовых и социальных отношений. И многие из перечисленных направлений правового обеспечения находятся на стадии обновления.

Анализ состояния дел в первых трех направлениях, по мере возможности, в работе был выполнен при рассмотрении конкретных проблем менеджмента. Поэтому ниже будет рассмотрено только четвертое направление – правовое регулирование образования и, функционирования предприятий (фирм).

Это регулирование осуществляется в соответствии с нормами Гражданского кодекса Российской Федерации /1/.

Гражданский кодекс РФ устанавливает следующие организационно-правовые формы предпринимательства физических лиц и предприятий – юридических лиц:

1) индивидуальное предпринимательство для физических лиц;

2) хозяйственные товарищества и общество (эта и следующие формы – для юридических лиц);

3) производственные кооперативы;'

4) государственные и муниципальные унитарные предприятия;

5) некоммерческие организации.

В свою очередь хозяйственные товарищества и общества могут иметь следующие организационно-правовые формы:

√ полное товарищество;

√ товарищество на вере;

√ товарищество с ограниченной ответственностью;

√ общество с дополнительной ответственностью;

√ акционерное общество открытого типа;

√ акционерное общество закрытого типа;

√ дочерние и зависимые общества.

Некоммерческие организации могут иметь следующие организационно-правовые формы:

√ потребительский кооператив;

√ общественные и религиозные организации;

√ объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).

Рассмотрим некоторые особенности правового регулирования образования и функционирования перечисленных организационно-правовых форм предприятий и организаций.

Гражданское законодательство регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность или с их участием, исходя из того, что предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

Правила, установленные гражданским законодательством, применяются к отношениям с участием иностранных граждан, лиц без гражданства и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом (п.1 ст. 2),

Гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, соответственно применяются правила настоящего Кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями, если иное не вытекает из закона, иных правовых актов или существа правоотношения (ст. 23).

Юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету (ст.48).

Юридическими лицами могут быть организации, преследующие извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности (коммерческие организации) либо не имеющие извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяющие полученную прибыль между участниками (некоммерческие организации).

Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций (объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом.

Некоммерческие организации могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям (ст. 50).

Юридическое лицо подлежит государственной регистрации в органах юстиции в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные государственной регистрации, в том числе для коммерческих организаций, фирменное наименование, включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления (ст. 51).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное в соответствии с настоящим Кодексом одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава (ст. 52).