Тест № 3. В ладах ли вы со временем

Если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на поставленные ниже вопросы и поразмышляйте над рекомендациями /23/.

1. Есть ли у вас ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, которые непременно нужно завершить и которые желательно выполнить. Подготовьте наборы дел на ближайшие неделю и месяц. Это поможет лучше распределить время.

2. Учитываете ли вы приоритеты дел? С вечера в списке дел упорядочьте их по важности с учетом назначенных сроков.

3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого утреннее время, "время без звонков".

4. Чувствуете ли вы который час? Если вы в качестве эксперимента попытаетесь день обойтись без часов, то будете удивлены, насколько вы ошибаетесь в определении времени. Постарайтесь ежедневно определять, который сейчас час. Старайтесь ежедневно расходовать на рутинную работу одинаковое время. Все это улучшит ваше чувство времени.

5. Даете ли вы своим подчиненным возможность проявить себя? Делегируете ли рутинную работу? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.

6. Делегируете ли вы не только задания и права, но и ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.

7. Допускаете ли вы "обратное делегирование"? Если вы уже передали задания, права и ответственность, то старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися под видом получения помощи вернуть вам ответственность.

8. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте каналы информации. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать информацию прямо из первоисточника.

9. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Дисциплинированность и точность сэкономят ваше время.

10. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте план действий для критических ситуаций, которые можно предвидеть. Потери времени от неверных решений не наверстать. Хороший менеджер должен уметь вести дела в чрезвычайных обстоятельствах.

11. Как вы делаете заметки для внутреннего пользования? Проверьте все свои записи, подборки и планы. Нужны ли они вообще? Нельзя ли их формулировать короче?

12. Какова ваша реакция? Импульсивные реакции отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Импульсивно принятые меры обычно приходится отменять. Реагировать надо спокойно и рассудительно, держать эмоции под контролем. Это сэкономит время.

13. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и нарушать деловой ритм? Установите время, когда вам реже звонят. Назовите это "временем без звонков". Оставляйте секретарю вопросы для самостоятельного ответа по телефону.

14. Как составляется ваш распорядок рабочего времени? Проверьте, не является ли это монополией секретаря. Не допускайте этого. Привлекайте к этому специалистов.

15. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытая дверь стимулирует сотрудников к встречам без надобности. Установите время посещения и увидите, насколько быстрей будут решаться поставленные задачи.

16. Много ли времени занимают у вас совещания? Эффективны ли они? Чрезмерное увлечение совещаниями - это потеря времени.

17. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, доходчиво и точно.

18. Работаете ли вы сразу по многим направлениям? Важен принцип: прежде чем приступить к одному делу, завершите предыдущее.

19. Напоминает ли ваш рабочий стол "поле боя"? Наводите регулярный порядок. Важные материалы держите под рукой. Ненужное уберите со стола.

20. Не говорите ли вы слишком медленно? Это усыпляет и снижает внимание слушающих, занимает больше времени. Энергичная речь предпочтительней.

21. Педантичны ли вы? Достижение идеального состояния требует столько усилий и затрат, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера.

22. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность увеличивают потери времени. Научитесь расслабляться. Аутотренинг, да и просто желание перестать торопиться, приносит хорошие результаты.

23. Много ли вы читаете? Усвоив быстрое чтение, вы существенно повысите возможности получения информации.

24. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь к этому. Советуйтесь с профессионалами. Сосредоточьтесь на организационных и управленческих задачах. Это высвободит ваше время и даст сотрудникам чувство значимости.

25. Как вы относитесь к своей работе? Кто работает увлеченно, тот работает быстро. Это универсальное средство решения проблемы нехватки времени.