Поняття списку в Excel. Основні вимоги створення списку

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов'язані між собою дані. Розрізняють списки користувача і списки — бази даних.

Списки користувача створюються користувачем для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час створення списку.

Створення списку користувача на основі існуючих даних

• Виділяється діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

• вибирається пункт меню Сервис/Параметры...,

• на вкладниці Списки натискається кнопка Импорт і Ok.

Створення нового списку користувача

• Вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладинці Списки вибирається Новый список;

• в зоні Элементы списка вводяться елементи списку, починаючи з першого. Після введення чергового елемента натискається клавіша Enter;

• по закінченню введення всіх елементів списку натискається кнопка Добавить і Ok.Списком (базою даних) називають набір даних, що містить інформацію про певні об'єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики — полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).Під час створення списку — бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримуватися певних правил:

• на одному робочому аркуші не можна розміщувати більше одного списку;

• список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком;

• список не може містити порожніх рядків (стовпчиків);

• заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

• бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів;

• не може бути порожнього рядка або навіть порожньої комірки між заголовками полів і записами;

• в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають розташовуватися однотипні дані.

Список (база даних) Microsoft Excel подано такими параметрами:

• діапазоном бази даних або іменем діапазону та

• адресами назв полів або їх порядковими номерами у базі даних.

37. Робота в базі даних Excel: сортування даних, сортування сортування по 1,2,3,4 ключам. Сортуванням називають перевпорядковування даних, при якому значення обраних вами полів (їх називають ключовими полями або ключами) розташовуються:
• числа – в порядку зростання або зменшення їх величин,
• тексти – в алфавітному порядку (прямому чи зворотному),
• дати і час - у хронологічному порядку (прямому або зворотному).

Перед сортуванням даних важливо правильно виділити область, у якій відбуватиметься сортування. Якщо перед вибором меню Данные / Сортировка помістити курсор усередину таблиці, то Excel автоматично виділить усі її рядки і стовпці. Якщо ж виділити тільки частину таблиці, то і сортування відбудеться тільки у межах виділеної області. Наприклад, якщо ви виділите тільки стовпець із прізвищами співробітників, але не виділите стовпець із сумами належних їм виплат, то прізвища будуть перевпорядковані, але суми виплат залишаться нерухомими в колишніх комірках. Так можна зіпсувати дані, на введення яких був витрачений значний час. Виправити помилку можна, якщо відразу після неправильного сортування натиснути кнопку скасування, або закрити файл, не зберігаючи на диску внесені зміни.

Якщо сортування відбувається за одним ключем, то достатньо просто встановити курсор у ключове поле і скористатися однією з кнопок. При цьому Excel сам виділить всю таблицю і виконає сортування за обраним ключем. Щоб Excel зміг правлильно визначити межі таблиці, у ній не повинно бути пустих рядків чи стовпців.

Для сортування за декількома полями слід помістити курсор усередину таблиці або виділити діапазон комірок, що підлягає сортуванню, та вибрати в меню Данные опцію Сортировка.

Якщо ви бажаєте сортувати стовпці (а не рядки, як це робиться за замовчуванням), то сповістіть про це програмі, клацнувши у вікні, що з'явилося, на кнопці Параметры. Там же можна задати режим, що забезпечує сортування назв місяців, днів тижня тощо не в алфавітному, а в хронологічному порядку.

Звичайно Excel вважає перший рядок шапкою таблиці, що не бере участі в сортуванні. Якщо ж таблиця не має шапки, і її перший рядок підлягає сортуванню нарівні з іншими, то у вікні сортування слід вибрати: Идентифицировать поля по позначенням столбцов листа.

У графі Сортировать по виберіть заголовок чи координату стовпця, по якому буде виконуватися сортування, а також напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию.

Записи, що містять однакові значення ключового поля, у свою чергу, можуть бути відсортовані по другому ключовому полю, якщо ви заповните графу Затем по. Наприклад, при сортуванні персоналу записи з однаковими прізвищами сортуються по іменах. Аналогічно, записи, що містять однакові значення в двох перших ключових полях, можна піддати сортуванню, указавши третє ключове поле в графі В последнюю очередь по. Наприклад, якщо збігаються і прізвище, і ім'я, то сортування здійснюється за полем по батькові. Для виконання сортування з обраними параметрами, клацніть мишкою на кнопці ОК.