Робота в базі даних Excel: фільтрування (автофильтр и расширеный фильтр)

Фільтр — це швидкий та легкий спосіб пошуку та відображення даних, які задовільняють певним критеріям. Після застосування фільтра у таблиці відображаються тільки ті дані, які задовольняють критерії відбору. Програма Microsoft Excel має два різновиди фільтрації даних — автофільтр (для простих умов відбору) та розширений фільтр (для складених умов відбору. Зверніть увагу, що від сортування фільтрація відрізняється тим, що після фільтрування дані у списку не впорядковуються, з них лише тимчасово приховуються записи, які не задовольняють критеріям відбору. Але приховані записи у будь-який момент можна відобразити на екрані. Найзручнішим інструментом фільтрування є Автофильтр. Цей інструмент містить такі фільтри: • Первые 10 — для відображення 10 перших записів даних; • Сортировка по возрастанию (сортировка по убиванню) — відображає всі записи впорядковані за зростанням (за спаданням); • Условие... — інструмент для відображення на екрані записів, які задовольняють певні критерії, що можна задати у діалоговому вікні Пользовательский автофильтр. Тут можна задавати як прості, так і складені умови фільтрування.

Включення режиму фільтрації здійснюється командою Дані → Фільтр → Автофільтр. При цьому для кожного поля даних автоматично створюється набір стандартних фільтрів у списках, що розкриваються.

За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних відображаються без фільтрації.

Варіант Перші 10 дозволяє відібрати визначене число записів за певним критерієм. Варіант Умова дозволяє задати спеціальну умову фільтрації. Крім того, можна вибрати запис, що має конкретне значення.

Розширений фільтр вибираємо командою Дані → Фільтр → Розширений фільтр.

За допомогою розширеного фільтра можна виконувати пошук даних за складних умов, при цьому в окремому діапазоні відображаються на екрані умови, відповідно до яких слід виконати пошук та відображення даних.

Умови можуть бути такими:

1) кілька умов для одного стовпчика даних;

2) одна умова для кількох стовпчиків даних;

3) одна умова для одного стовпчика та інша для іншого;

4) набір умов для кількох стовпчиків;

5) пошук за умовою у вигляді формули.

За допомогою розширеного фільтра можна виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи і помістити їх на окремий аркуш.