Практическое занятие 2. Диагностика: насколько высока ваша личная эффективность

Работа любого предпринимателя состоит в том, чтобы быть эффективным. Чем бы он ни занимался — от него требуется правильное выполнение задач, то есть ожидают проявления эффективности.

Тем не менее, часто люди организовавшие собственное дело, не обладают высокой эффективностью, хотя среди них немало тех, кто имеет высокий интеллектуальный уровень и творческое воображение. Эти люди обычно хорошо информированы и обладают большими знаниями. Однако прямой связи между этими качествами и его эффективностью как управленца не наблюдается. Даже самые одаренные люди могут быть неэффективными; они порой не понимают, что благодаря одним способностям нельзя добиться сколько-нибудь значительных успехов в работе. Интеллект, воображение и информированность — безусловно, существенные качества, но только в сочетании с эффективностью они воплотятся в результатах. Взятые сами по себе, они лишь устанавливают планку возможных достижений.

 

Цель занятия – научиться анализировать рабочий стиль на материале расходов времени за один день с использованием существующих технологий. Такой анализ поможет представить сильные и слабые стороны системы организации вашей деятельности и разработать методы повышения личной эффективности.

 

Упражнение 1. Тест «Портрет рабочего дня»

Тест позволит провести диагностику вашей личной эффективности и обратить внимание на проблему организации времени, выявить в «первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

Справочно: на протяжении всего теста используется аналогия «человек – фирма», так как управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация….Действительно, любого менеджера можно рассматривать как «ЗАО Иванов И.И.», имеющее своих акционеров (родственники, друзья), своего потребителя (работодатели), свой ассортимент товаров и услуг (способности, умения), свой маркетинг и стратегическое планирование, свой управленческий учет и т.д.

Составьте «портрет» Вашего рабочего дня (при желании можно включить и нерабочее время). Для анализа лучше всего взять вчерашний день, но если он плохо отражает ваш обычный рабочий график, возьмите какой-нибудь другой, если вы его можете детально вспомнить. Можно также нарисовать портрет «типичного», «среднестатистического» рабочего дня.

Важно: всякий анализ собственного времени требует предельной честности и без нее не имеет смысла. Это Ваша внутренняя информация, которая должна быть доступна только вам и которая должна давать объективную картину реально происходящего.

Технология составления «Портрета рабочего дня». Выберите точность учета – для начала рекомендуется устанавливать 15 или 30 минут.

«Портрет рабочего дня» рекомендуется оформлять в виде следующей таблицы:

Пример таблицы для составления «Портрета рабочего дня»

Период	Содержимое рабочего дня
9:00	Письмо М.В.
9:30	Совещание
10:00
10:30	Телефонный звонок Н.П.
11:00	Интернет
11:30	Отчет по проекту А
…

 

Напротив каждого обозначенного периода времени необходимо записать содержимое соответствующего отрезка дня. Заполнение «содержимого рабочего дня» рекомендуется начинать с тех дел, которые вы помните достаточно хорошо. Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями.

Столбец «1» - степень владения информацией. Если некоторые получасовые отрезки дня вспоминаются очень плохо – отметьте их «+» в 1 столбце (соответствующие «белые пятна» можно просто не учитывать в дальнейшем анализе, а заполнить их типичными делами, которые обычно случаются в это время).

Подсчитайте количество отмеченных клеток в 1 столбце и разделите их на количество строчек, соответствующее «Портрету дня» и процент который вы получите - характеризует степень вашей осведомленности о происходящем в фирме, остальное для вас неуправляемо.

Столбец «2» - расстановка приоритетов. Отметьте «+» во 2 столбце те дела, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Получившийся процент показывает – насколько сильно вы ориентированы на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддаетесь затягивающей мелкой «текучке». Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество. Имейте в виду, что сейчас на этих мелких делах вы теряете значительное время, которое может быть потрачено на более крупные, важные и результативные дела.

Столбец «3» - оценка управляемости ситуацией. В столбце «3» разделите дела по признаку: «обделенные» - «поглотители» «Обделенные» - это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители» - наоборот, съедают слишком много времени, не принося ни особых результатов, ни удовлетворения.

 

Справочно: к основным «поглотителям» - причинам потери времени наиболее часто относятся следующие:

· Неорганизованность.

· Отсутствие четкого графика и планирования.

· Лечение «симптомов» вместо устранения самой «болезни» (если что-то идет не так, найдите причину неполадок. Если вы будете устранять только последствия, источник проблемы не перестанет приносить хлопоты. Это продолжится до тех пор, пока вы не найдете и не устраните его).

· Неумение руководить подчиненными (научитесь правильно управлять людьми, которые работают на вас и если каждый будет четко выполнять свои обязательства, система заработает как часы, а часы будут работать на вас).

· Консервативность (научитесь применять все доступные средства связи, используйте программы для планирования деятельности, идите в ногу со временем и ни в коем случае не отставайте).

· Неэффективное общение без соблюдения регламента, долгие разговоры с друзьями и знакомыми, неумение излагать краткую суть на переговорах.

· Скопление дел и ограниченные сроки (главное – не откладывать ничего на завтра, и не давать делам скапливаться, только тогда они не будут приносить вам хлопот).

· Пренебрежение отдыхом (важно отдыхать хотя бы в воскресный день, для того этот день и называется выходным. Не перегружайте себя делами, со слишком жестким графиком, вы рано или поздно утомитесь, что может повлечь за собой самые непредсказуемые последствия).

 

В столбце «3» отмечайте «+» как «обделенные», так и «поглотители». Те дела, на которые по вашему, тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными.

Процент «не отмеченных» клеток – это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря – насколько свободно вы владеете своим временем.

Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить дела «поглотители» и за счет выигрышного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления.

Столбец «4» - количество помех. Заполнение данного столбца особенно полезно, если вы работаете в офисе с другими людьми, вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители и т.п.

В столбце «4» отметьте примерное количество подобных «помех», соответствующих каждому периоду времени.

Определите, сколько времени в среднем отнимает каждая такая помеха (в том числе время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность). Перемножьте данное время и определенное вами количество отвлечений между собой и тем самым вы получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки.

Задумайтесь, как можно снизить полученные потери времени, а также с помощью этой цифры внесите соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта.

Столбец «5» - оценка качества привязки дел ко времени. В данном столбце поставьте «+» напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы как организатор собственного предприятия учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем, значит, ваше предприятие более склонно предлагать рынку «сани летом, а телегу зимой».

 

.

 

Столбец «6» - соотношение функционирования и развития. В данном столбце отметьте те дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития – вырабатывает новые умения, дает новые знания и т.д. Не отмеченными останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите от общего количества дел за день, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашей организации.

Оценив сильные и слабые стороны системы организации Вашей деятельности, на основании выводов, полученных в результате проведения теста «Портрет рабочего дня» можно приступать к разработке методов повышения личной эффективности.

Далее поэтапно представлены наиболее часто встречающиеся методы и техники тайм – менеджмента, направленные на повышение личной эффективности.