double arrow

Расстановка приоритетов

Основная цель данного этапа – на основании четко поставленных целей находить приоритеты, устанавливать важность задач, выбирать самые важные и делать их и только их до победного конца.

Наиболее часто при расстановке приоритетов в тайм-менеджменте используется теория Стивена Кови, суть которой состоит в утверждении: «Эффективное управление временем на самом деле является управление самим собой на основе приоритетов». Согласно данной теории все дела можно разделить на 4 группы, положив в основу два критерия: срочность и важность.

Упражнение 1. Порядок расстановки приоритетов. Посмотрите список целей и задач (этапов) и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно распределить в следующую таблицу:

 

А. Важные и срочные Б. Важные и не срочные
В. Не важные и срочные Г. Не важны и не срочные

 

А. Важные и срочные. Это неотложные дела, которые нужно сделать немедленно.

Б. Важные и не срочные. Это то, что может сильно повлиять на вашу жизнь, если вы будете это делать и делать хорошо, но их очень легко отложить, поскольку они еще не срочные.

Многое из того, что вы делаете – планируете, развиваетесь, самосовершенствуетесь и т.д. – не срочно, но важно, поскольку имеет или может иметь далеко идущие последствия в Вашей жизни.

Иногда соблазн отложить эти дела очень велик, и наступает момент, когда из-за пренебрежения ими из группы «Б» мы автоматически переносим их в группу «А». Присмотритесь к своим делам «А» - может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины?

В. Не важные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела «А». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. Телефон звонит, коллега зашел поболтать, Вам захотелось кому-то позвонить или что-то сделать – это все срочно, потому что делать нужно сейчас, но не важно, потому что никак не помогает достижению поставленных Вами целей.

Г. Не важные и не срочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая на них лучшие рабочие часы.

 

Важно: Проводить как можно больше времени в группах «А» и «Б», занимаясь важными и срочными делами, а также делами, которые важны, но еще не успели стать срочными. Человек, выбирающий приоритеты групп «В» и «Г», живет в мире иллюзий и растрат. Так называемые «поглотители» нашего времени находятся как раз здесь.

 

Подумайте о делегировании дел, попавших в группу «В» - срочных, но не важных. Делегирование здесь надо понимать широко: это может быть перепоручение кому-то, покупка чьей-то услуги вместо личного исполнения и т.д.

Для того, чтобы правильно отделять важные дела от неважных можно использовать следующие принципы расстановки приоритетов:

· ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое;

· концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах;

· выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими;

· ставьте для себя высокие и решительные цели.

Имейте в виду также принцип, сформулированный итальянским экономистом В.Парето, который гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Концентрируйте свое внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.

В настоящее время перечень инструментов планирования достаточно широк, необходимо только выбрать наиболее удобный: ежедневник, телефонные напоминания, календарь, список дел и т. д., но, главное — записывать задачи. Выполнив очередную и вычеркнув ее из списка, человек испытывает чувство удовлетворенности от своей работы.

Списки дел иногда могут становиться настолько длинными, что вы просто не сможете справиться с ними всеми. Поэтому назначайте встречи на конкретное время. Даже встречи с самим собой. Назначайте время для размышлений о работе, встреч с перспективными для вашего бизнеса людьми и для, собственно, самой работы. Обозначайте всегда начало и конец такой «встречи», и придерживайтесь этого плана.

 

Упражнение 2. На данном этапе рекомендуется составить несколько документов делового планирования, в том числе:

План дел на год (с указанием сроков – вплоть до недель)

Порядок составления. Нарисуйте (желательно на клетчатой бумаге) более подробный рисунок (график) предстоящего года (считая от настоящего момента). Например:

  январь февраль март
Семинар Выставка Х Проект А Отпуск  

 

Детальность шкалы времени выбирайте, исходя из удобства: для более укрупненного планирования можно считать одно деление равным неделе, для более точного планирования – дню.

В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас обеспечивает значительные результаты впоследствии).

 

Справочно: Наиболее простой способ повысить эффективность использования времени внутри планируемого периода – сделать наиболее приоритетные, дающие максимальный результат дела в первую очередь, а менее приоритетные – вслед за ними.

 

Исходя из критических сроков, сверяясь с составленной на предыдущем шаге таблицей приоритетов, приблизительно распределите дела по графику.

 

Справочно: Дела можно помечать категориями, скажем, от 1 до 3 в зависимости от важности.

 

Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей – отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу – откладывайте.

Получившийся план года рекомендуется пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным – особое внимание обращайте только на ближайшие несколько недель.

 

Важно: Старайтесь всегда следовать графику, иначе он превратится в собрание бестолковых букв и цифр, и будет жаль потраченное вами время на его составление.

 

Если у вас не так много проектов (задач), жестко привязанных к определенному времени, то это может быть не план на год, а просто составленный список важнейших проектов (задач), составленный в порядке их приоритетности.

План на неделю и список задач на день с жесткими временными рамками

Порядок составления плана на неделю приблизительно тот же, что и на год. В данном случае получается более детализированный график, позволяющий видеть наличные ресурсы времени.

Порядок составления плана на неделю. Из годового графика выпишите те дела, которые вы привязали к планируемой неделе. Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе также, как вы делали это с годом.

Важно: «Чтобы не делать все как обычно в последний момент, назначайте себе промежуточные дедлайны и придерживайтесь их» - Нейл Фиор.

Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки на непредвиденные обстоятельства. Количество таких незапланированных участков должно составлять около 40% времени.

Важно: «Эффективно используйте время ожидания (читайте книги, делайте нужные звонки и т.д.). Вы должны постоянно расти и учиться, но не пытайтесь быть экспертами во всем – это недостижимо. Делайте совю работу качественно (переделывание займет еще больше времени).» - Джон Вон Эйкен

На уровне недели и на уровне дня старайтесь также распределить дела в зависимости от их приоритетности.

Каждый вечер просматривайте и уточняйте недельный план и используйте его для формирования списка дел на предстоящий день.

Важно: Не жалейте на это нескольких минут – такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному.

Порядок составления плана на день. Первые полчаса вашего рабочего дня посвящайте планированию дня. На основании имеющегося плана на неделю выпишите все свои дела на предстоящий день. Малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.

 

Пример из жизни: «Каждое утро первым делом, как только попадаю в офис, составляю датированный список to-do в желтом блокноте. Я практикую этот подход уже более 30 лет. Просматриваю списки предыдущих дней на предмет того, какие задачи выполнены, не выполнены или находятся в процессе. Заново переписываю задачи, которые не решены, и проставляю для них высший приоритет. Время от времени мониторю прошлые записи, анализирую ход выполнения и прогресс.» - Кендрик Уайт (генеральный директор «Марчмонт Капитал Партнерс»).

Всегда четко рассчитывайте время, которое вам нужно для того, чтобы добраться на ту или иную встречу, переговоры, а так же то, как много времени займут эти встречи. И всегда будьте готовы к тому, что какие-то дела займут у вас больше времени, чем вы рассчитывали. В этом случае, не паникуя и не расстраиваясь, вычеркните из списка предстоящих вам на сегодня дел наименее важное, чтобы не нарушить весь остальной график.

Если вы что-то не успели сделать сегодня, то начните расписание планов на завтра с незавершенных вами дел (с учетом этого необходимо скорректировать и еженедельный план). Если же по каким-то не зависящим от вас причинам подобная запись повторится 3-4 раза, решите, так ли важно дело, которое вы не могли выполнить так долго, и не стоит ли забыть о нем навсегда?

Пример из жизни: «Я использую методологию, которая называется «пустой почтовый ящик». Суть ее заключается в том, что к концу недели в e-mail-ящике не должно остаться ни одного сообщения. Все они либо превращаются в дела или встречи, либо удаляются и отправляются в архив как неважные. Есть много методологий, подразумевающих принятие решение по каждой из задач или письму, которые тебе приходят, в течении 30 секунд. Ты принимаешь решение или игнорируешь задачу. В 99% случаев я проигнорирую письмо, в котором нет моего имени. Если ты понимаешь, что там есть что-то важное, ты решаешь, можешь ли ты сейчас решить данную проблему или нет. Если можешь, причем не усложнив ее, а наоборот, упростив (скажем, закрыть дискуссию каким-то ответом), ты отвечаешь. Если не в состоянии решить вопрос сейчас, но при этом понимаешь, что задача важная, конвертируешь ее в дело. Таким образом, можно быстро управлять своими делами.» - Павел Черкашин (генеральный менеджер потребительской стратегии и онлайн-сервисов).

Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Поэтому после каждого выполненного задания, уделяйте себе немного времени.

Важно: «Старайтесь всегда планировать свой день, но оставлять свободные зоны в 15 – 20 минут между встречами и делами, так как все всегда идет не по плану. Каждые 1 -1,5 часа необходимо делать хотя бы пятиминутные перерывы и полностью отвлекаться от рабочей обстановки и мыслей о работе. По итогам рабочего дня, недели, месяца необходимо проводить анализ своей работы и строить планы на следующий период времени» - Глеб Архангельский (основатель российского тайм-менеджерского сообщества).


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: