Упражнение 2. Хронометраж личных затрат времени

Хронометраж – это инструмент для людей, экономно расходующих свои силы, подразумевающий под собой мониторинг потраченного времени в течение рабочего дня.

Основная цель мониторинга потраченного времени – выявление дополнительных резервов личного времени, оценка эффективности происходящих вокруг процессов.

Важно: Если Вы хотите, чтобы расходы времени оптимизировались сами, - просто начните их письменно фиксировать.

Глеб Архангельский

Наиболее сильное препятствие хронометражу – динамичность работы предпринимателя (менеджера и т.д.), перенасыщенность информацией, контактами, делами. Поэтому естественная первая реакция на необходимость составлять хронометраж может быть следующая: «В течение рабочего дня мне на это отвлекаться совершенно невозможно, я для этого слишком занят». На первый взгляд это кажется справедливым. На самом же деле на запись своих дел и их длительности требуется в совокупности не более 10-15 минут в день. Проблема заключается в том, чтобы помнить о необходимости вести записи.

В случае, если вы внезапно обнаруживаете, что уже три часа не ведете хронометраж, просто начните его снова с этого момента. Постепенно размеры таких «неучтенных участков» будут сокращаться и составление хронометража перестанет быть затруднительным.

На начальном этапе хронометража необходимо поставить перед собой следующие задачи:

· прочно включить в свой распорядок правило: раз в 1-2 часа или чаще письменно фиксировать совершаемые дела и расходы времени на них;

· сделать данный процесс такой же привычкой, как чистка зубов по утрам;

· не пытаться предпринимать никаких решительных действий по итогам наблюдений.

Последний пункт особенно важен, так как на данном этапе самоанализа ваша задача – просто увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать эффективность происходящего.

Действие хронометража на начальном этапе его применения основано на следующем эффекте: «Необходимость несколько раз в день письменно фиксировать совершаемую работу и ее длительность вырабатывает особого рода внимание к собственной деятельности, в частности к ее временным характеристикам. Это внимание перерастает в чувство времени, которое является основой для дальнейшего повышения личной эффективности».

Порядок учета личного времени. Записывать дела и их длительность лучше всего при каждом переключении внимания на задачи длительностью более 5-10 минут. Через несколько дней, по мере выработки внимания к времени, вам будет достаточно записывать его расходы раз в 30-60 минут по памяти. К более низкой частоте записи стоит переходить только по прошествии нескольких недель, иначе вы рискуете потерять те крупицы времени, которые хорошо видны вблизи, но плохо – издали.

Самый простой способ учета личного времени – фиксация начала и окончания любого дела. Например:

Чтобы отследить по составленному вами хронометражу непродуктивные расходы времени необходимо оценить длительность всех полезных работ и вычесть полученный результат из длительности всего периода учета времени. Разность этих двух величин дает первый показатель качества – количество «отходов» времени за день.

При отношении полезного времени к общему периоду учета времени вы получите второй показатель качества – своеобразный «коэффициент полезного действия», полезного использования времени.