Сроки хранения архивных документов

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

· Помещение, в котором будут хранить временные документы;

· Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;

· Архивохранилище;

· Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

· Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;

· Он должен принимать архив документов различных организаций;

· Вести учет о сохранности всех документов;

· Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;

· Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;

· Принимать участь в случае проведения экспертизы;

· Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;

· Составлять номенклатуру дел;

· Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;

· Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;

· Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

· Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;

· Налоговые декларации;

· Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;

· Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

· Квартальная отчетность деятельности предприятия;

· Рабочий план счетов;

· Квартальный отчет по налогам;

· Счет-фактура;

· Книга осуществляемых покупок;

· Книга продаж предприятия;