Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива

Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При смене руководителя ОДО проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в ОДО, по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение 40).

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя таможенного органа по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя таможенного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

В целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение таможенный орган образует архив, который обеспечивается необходимыми помещением, оборудованием и кадрами.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ОДО и ответственных за делопроизводство структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.)

2. Архивная копия

3. Архивная справка

4. Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.)

5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.)

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)

7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)

8. Командировочные удостоверения

9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.)

11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.)

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.)

13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк)

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору и т.д.)

15. Соглашения

16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.)

17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.)

18. Титульные списки

19. Удостоверения

20. Штатные расписания

Коллегия Коллегия
(наименование таможенного управления) (наименование организации)

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ
___________ N ____ ___________ N ____

РЕШЕНИЕ

Москва

Заголовок

Текст

Наименование должности, Наименование должности,
подпись, инициалы, подпись, инициалы,
фамилия фамилия

Образец оформления совместного решения коллегий
таможенного управления и другой организации

ЗАКАЗ N _____

НА МАШИНОПИСНЫЕ РАБОТЫ

Фамилия исполнителя ____________________ N телефона ______________

Отдел ____________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование работы)

напечатать ______________ экз. с интервалом ______________________

Подпись руководителя отдела ___________________ Дата _____________

Исполнила машинистка __________________________ Дата _____________

Форма оригинала __________________________________________________

(рукопись, печатный текст)

Количество напечатанных страниц __________________________________

Категория сложности работы _______________________________________

Расписка в получении _________________________________________

Зав. машбюро

00.00.00. подпись расшифровка подписи

Форма бланка заказа на машинописные работы

Приложение 11

к п. 3.6.16

ЗАКАЗ - НАРЯД N _______

НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Отдел _____________________ Исполнитель __________________________

Краткое наименование документа	Номер документа	Кол-во листов	Тираж	Примечание

Начальник отдела подпись

Начальник отдела

документационного

обеспечения подпись

Начальник отдела специнформации

(для документов с грифом

"Для служебного пользования") подпись

Форма бланка заказа на размножение документов

Приложение 12

к п. 3.6.16

N п / п	Показания счетчика - накопителя	Наименование документа или его реквизиты	Кол-во стра- ниц ориги- нала	Тираж	Объем	Работу выпол- нил	Оригинал и копии получил
начало работы	конец работы

Форма журнала регистрации поступления

и выполнения заказов на копировально - множительные

работы

Приложение 13

к п. 3.8.2

ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МОСКОВСКОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ТАМОЖНИ

ТРОФИМЕНКО Ю.И.=

ВАМ РАЗРЕШАЕТСЯ ОТПУСК 10 АВГУСТА 387

ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МТУ СЕМИЖЕН- (подпись)

─────────────────────────────

31.07.95

Фамилия исполнителя 000 00 00

Образец телетайпограммы

Приложение 14

к пп. 3.8.2 и 3.8.3

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)

NN п / п

Адресат (куда, кому)

Составитель документа (наименование подразделения, фамилия исполнителя)

Содержание

Расписка исполнителя в получении копии

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ТЕЛЕТАЙПОГРАММ (ФАКСОГРАММ)

N п/ п

Время приема

Откуда (наименование организации)

Кому (наименование подразделения)

Содержание

Расписка в получении

Приложение 15

к п. 3.8.4

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 N ___ 12 ч. 30 м.

(для исходящих)

Заместителю директора

издательства........

Фамилия И.О.

тел.: 211 00 00

Прошу направить 15 июля 1998 года к 10 часам утра представителя для согласования условий договора.

Заместитель начальника

управления подпись В.Г.Крылов

Передал: _____________________________________

(должность, фамилия, номер телефона)

Принял: ______________________________________

(должность, фамилия, номер телефона)

Дата, время

(для входящих)

Образец телефонограммы

Приложение 16

к пп. 4.3.2 и 4.3.3

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ ОТДЕЛОМ

(ОТДЕЛЕНИЕМ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

И ПЕРЕДАВАЕМЫХ В СТРУКТУРНЫЕ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ПО РЕЕСТРУ

1. Письма - ответы на запросы таможенного органа <*>.

--------------------------------

<*> Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.

2. Письма, присланные в копии для сведения.

3. Копии постановлений по делам о контрабанде, заводимых в таможнях <**>.

4. Копии протоколов и постановлений о нарушениях таможенных правил <**>.

5. Решения арбитражных и народных судов <**>.

6. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков.

7. Сводки и информации, присланные для сведения.

8. Бухгалтерские документы <**>.

9. Научные отчеты по темам.

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты <**>.

--------------------------------

<**> Документы, перечисленные в п. п. 3 - 5, 8, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (бухгалтерии, отделе по борьбе с контрабандой и др.).

Приложение 17

к п. 4.3.3

__________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения управления, таможни)

__________________________________________________________________

Наименование документа	Номер документа	От кого получен документ	Фамилия сотрудника структурного подраз- деления, получившего документ для исполнения <*>	Подпись

Сдал: Принял:

Дата

--------------------------------

<*> Указанная графа заполняется в структурном подразделении на 2-м экземпляре реестра.

Форма реестра учета документов

Приложение 18

к пп. 4.3.2 и 4.3.3

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ОТДЕЛЕ

(ОТДЕЛЕНИИ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И СЛУЖБОЙ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДРУГИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки <*>.

3. Учебные планы, программы. Копии <*>.

4. Аттестационные листы, кадровые справки и т.п. <*>.

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

6. Прейскуранты, курсы валют. Копии.

7. Нормы расхода материалов.

8. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени) <*>.

10. Формы статистической отчетности <*>.

--------------------------------

<*> Документы, перечисленные в п. п. 2 - 4, 9, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях таможенного органа (службе снабжения, отделе кадров, юридическом отделе, бухгалтерии и др.).

Приложение 19

к п. 4.3.6

_________ 001 _________ 011 ________ 021 ________ 031 ________ 041

_________ 002 _________ 012 ________ 022 ________ 032 ________ 042

_________ 003 _________ 013 ________ 023 ________ 033 ________ 043

_________ 004 _________ 014 ________ 024 ________ 034 ________ 044

_________ 005 _________ 015 ________ 025 ________ 035 ________ 045

_________ 006 _________ 016 ________ 026 ________ 036 ________ 046

_________ 007 _________ 017 ________ 027 ________ 037 ________ 047

_________ 008 _________ 018 ________ 028 ________ 038 ________ 048

_________ 009 _________ 019 ________ 029 ________ 039 ________ 049

_________ 010 _________ 020 ________ 030 ________ 040 ________ 050

Форма "шахматки" для регистрации входящих и исходящих документов

Приложение 20

к п. 4.3.7

┌─────────┬──────────────┬─────────────────────┬─────────────────┐

│N док-та │Дата док-та │ Дата поступл. │ Вход. N │

├─────────┴──────────────┴─────────────┬───────┴─────────────────┤

│Корреспондент │N дела, в которое подшит │

│ │документ после исполнения│

├──────────────────────────────────────┤(отметка о направлении в │

│Кому │дело) │

├──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┤

│Наименование вида документа, заголовок или краткое содержание │

│ │

│Кол-во листов │

├────────────┬─────────────────────────┬─────────────────────────┤

│Резолюция │ Срок исполнения │ Расписка и дата │

│ ├─────────────────────────┤ │

│ │ Исполнитель │ │

└────────────┴─────────────────────────┴─────────────────────────┘

Лицевая сторона

┌───────────────────────┬────────────────────┬───────────────────┐

│Исполнитель │ Дата │ Исх. N │

├───────────────────────┴──────────────┬─────┴───────────────────┤

│Кому │N дела, в которое подшит │

│ │исх. документ (отметка о │

├──────────────────────────────────────┤направлении в дело) │

│Кем подписан │ │

├──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┤

│Наименование вида документа, заголовок, содержание или отметка │

│об исполнении │

│ │

│Кол-во листов │

├──────────────────────────────────────┬─────────────────────────┤

│Отметки о ходе исполнения │ Расписка и дата │

│ │ │

└──────────────────────────────────────┴─────────────────────────┘

Оборотная сторона

ПРАВИЛА

ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИОННОЙ

КАРТОЧКИ

┌──────────────────────────────┬─────────────────────────────────┐

│ Реквизиты │ Пояснения по заполнению │

├──────────────────────────────┼─────────────────────────────────┤

│Автор (корреспондент) │При регистрации поступающего│

│ │документа записывается│

│ │наименование организации (лица) -│

│ │автора документа. При регистрации│

│ │отправляемых документов│

│ │записывается наименование│

│ │таможенного органа (должностного│

│ │лица) - корреспондента. │

│ │ │

│Дата документа │Дата, присвоенная документу│

│ │организацией - автором: число,│

│ │месяц, год - тремя парами│

│ │арабских цифр. │

│ │ │

│N документа │Номер, присвоенный документу│

│ │организацией - автором,│

│ │переносится с поступившего│

│ │документа. │

│ │ │

│Дата поступления │Дата поступления документа в│

│ │таможенный орган переносится с│

│ │регистрационного штампа. │

│ │ │

│Вход. N (номер поступления) │Номер, присвоенный документу│

│ │таможенным органом - получателем,│

│ │переносится из регистрационного│

│ │штампа. │

│ │ │

│Наименование вида документа, │Заполняется в соответствии с│

│заголовок или краткое │наименованием вида│

│содержание │регистрируемого документа (кроме│

│ │писем). Переносится заголовок,│

│ │сформулированный на документе. │

│ │ │

│Резолюция │Переносится с документа основное│

│ │содержание поручения, автор и│

│ │дата резолюции, исполнитель. │

│ │ │

│Срок исполнения │Проставляются число, месяц, год -│

│ │тремя парами арабских цифр. При│

│ │регистрации отправляемого│

│ │инициативного документа│

│ │записывается дата ожидаемого│

│ │ответа. │

│ │ │

│Отметки о ходе исполнения │Фиксируются отметки о контроле за│

│ │сроками исполнения (даты проверки│

│ │и причины задержки исполнения│

│ │документа). Графа может быть│

│ │использована для отражения│

│ │движения документа. │

│ │ │

│N дела, в которое подшит │Номер дела, в которое подшит│

│документ после исполнения │после исполнения входящий│

│(отметка о направлении в дело)│документ в соответствии с│

│ │номенклатурой дел ("В дело│

│ │N..."). │

│ │ │

│Исх. N (номер отправления) │Номер, присвоенный документу│

│ │таможенным органом -│

│ │отправителем, переносится с│

│ │отправляемого (ответного)│

│ │документа. │

│ │ │

│Наименование вида ответного │Заполняется в соответствии с│

│или инициативного документа, │наименованием вида│

│заголовок, содержание или │регистрируемого документа (кроме│

│отметка об исполнении │писем). Переносится заголовок,│

│ │сформулированный на документе,│

│ │или краткая запись решения│

│ │вопроса по существу. │

│ │ │

│N дела, в которое подшит │Номер дела, в которое подшит│

│исходящий документ (отметка о │исходящий ответный или│

│направлении в дело) │инициативный документ в│

│ │соответствии с номенклатурой дел│

│ │("В дело N..."). │

└──────────────────────────────┴─────────────────────────────────┘

Приложение 21

к п. 4.5.3

СВЕДЕНИЯ

о документообороте _______________________________________________

(наименование управления, таможни, таможенного

____________________________________ за _______ квартал 199_ г.

поста со статусом юридического лица)

┌────────────────────────────────┬────────────┬─────────────┬────┐

│ Вид документа │ Квартал │ Квартал │ %% │

│ │ предыдущего│текущего года│ │

│ │ года │ │ │

├────────────────────────────────┼────────────┼─────────────┼────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├────────────────────────────────┼────────────┼─────────────┼────┤

│1. Входящие документы │ │ │ │

│ │ │ │ │

│1.1. Законы, решения,│ │ │ │

│постановления, распоряжения и│ │ │ │

│иные нормативные правовые акты│ │ │ │

│субъекта Российской Федерации,│ │ │ │

│органов местного самоуправления │ │ │ │

│ │ │ │ │

│1.2. Документы вышестоящих│ │ │ │

│таможенных органов: │ │ │ │

│ │ │ │ │

│- приказы ГТК России │ │ │ │

│- распоряжения ГТК России │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы ГТК│ │ │ │

│России │ │ │ │

│- приказы РТУ │ │ │ │

│- распоряжения РТУ │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы РТУ│ │ │ │

│ │ │ │ │

│1.3. Другие документы: │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│факсограммы организаций,│ │ │ │

│учреждений, государственных и│ │ │ │

│иных предприятий, банков, др.│ │ │ │

│структур │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы│ │ │ │

│организаций таможенной системы │ │ │ │

│- обращения граждан (письма,│ │ │ │

│заявления, жалобы) и депутатов │ │ │ │

│ │ │ │ │

│1.4. Документы с грифом "Для│ │ │ │

│служебного пользования" │ │ │ │

│ │ │ │ │

│Итого │ │ │ │

│ │ │ │ │

│2. Исходящие документы │ │ │ │

│ │ │ │ │

│2.1. Письма в органы местного│ │ │ │

│самоуправления │ │ │ │

│ │ │ │ │

│2.2. Документы в вышестоящие│ │ │ │

│таможенные органы: │ │ │ │

│ │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы в│ │ │ │

│ГТК России │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы в│ │ │ │

│РТУ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│2.3. Другие документы: │ │ │ │

│ │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│факсограммы, направленные│ │ │ │

│организациям, учреждениям,│ │ │ │

│государственным и иным│ │ │ │

│предприятиям, банкам, др.│ │ │ │

│структурам │ │ │ │

│- письма, телеграммы,│ │ │ │

│телетайпограммы, факсограммы,│ │ │ │

│направленные организациям│ │ │ │

│таможенной системы │ │ │ │

│- письма гражданам и депутатам │ │ │ │

│ │ │ │ │

│2.4. Документы с грифом "Для│ │ │ │

│служебного пользования" │ │ │ │

│ │ │ │ │

│Итого │ │ │ │

│ │ │ │ │

│3. Внутренние документы: │ │ │ │

│- приказы по основной│ │ │ │

│деятельности │ │ │ │

│- приказы по личному составу │ │ │ │

│- распоряжения │ │ │ │

│- протоколы заседаний коллегии │ │ │ │

│- протоколы совещаний, заседаний│ │ │ │

│- докладные записки │ │ │ │

│- грузовые таможенные декларации│ │ │ │

│- декларации таможенной│ │ │ │

│стоимости │ │ │ │

│- лицензии │ │ │ │

│- постановления по делам о НТП │ │ │ │

│- справки, заключения, отчеты,│ │ │ │

│сводки │ │ │ │

│- документы с грифом "Для│ │ │ │

│служебного пользования" │ │ │ │

│- и др. │ │ │ │

│ │ │ │ │

│Итого │ │ │ │

│ │ │ │ │

│Всего <*> │ │ │ │

│ │ │ │ │

│4. Количество документов и│ │ │ │

│листов (через дробь),│ │ │ │

│отпечатанных в машбюро │ │ │ │

│ │ │ │ │

│5. Количество документов и│ │ │ │

│листов (через дробь),│ │ │ │

│размноженных на ксероксе │ │ │ │

│ │ │ │ │

└────────────────────────────────┴────────────┴─────────────┴────┘

--------------------------------

<*> По каждой группе документов целесообразно учитывать и их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

Начальник отдела (отделения) расшифровка

документационного обеспечения подпись подписи

Форма примерной сводки о документообороте

таможенного органа

Приложение 22

к п. 5.3.1

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ,

С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ

Запросы, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, выборных органов местного самоуправления

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до 20 дней - для членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов выборных органов местного самоуправления.

Приказы, распоряжения ГТК России и др. таможенных органов

- согласно указанному в них сроку;

Решения коллегий ГТК России и таможенных управлений

- согласно указанному в них сроку;

Письма - поручения и письма - запросы ГТК России и др. таможенных органов

- к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма учреждений, организаций и предприятий с резолюцией руководства таможенного органа

- 10 дней (не требующие дополнительной проработки с участием других таможенных органов и т.п.);

Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности таможенного органа

- согласно указанному в них сроку;

Обращения граждан

- безотлагательно (не требующие дополнительного изучения и проверки);

- до 1 месяца;

Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей

- безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления (не требующие проверки);

- до 15 дней;

Телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы

- от 2 до 5 дней;

Сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, теле- и радиопередачах

- не позднее двух недель.

Приложение 23

к п. 5.4.2

СВЕДЕНИЯ

ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО СОСТОЯНИЮ

НА _______________

N п/ п	Наименование вида, N и дата, заголо- вок (краткое со- держание) докумен- та (неисполненно- го, исполненного с нарушением срока и т.п.)	Всего поставлено на контроль	Исполнено	Находятся на исполнении
в срок	с нару- шением срока	всего	с истекшим сроком исполнения

Примечания. 1. Последовательность расположения граф может меняться.

2. Сведения, отраженные в графах и 2 и 3, могут быть представлены в различных формах и вариантах:

в виде отдельных самостоятельных таблиц;

по структурным подразделениям; по входящим и внутренним (приказам, протоколам, докладным запискам) документам; с различными процентными соотношениями - сколько всего поступило документов (из них взято на контроль, по сравнению с предыдущим периодом) и т.д.;

или с сочетанием различных вариантов.

Примерная форма справки о состоянии исполнения документов

Приложение 24

к п. 7.7.2

ФОРМА

РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

(указания по заполнению прилагаются)

ОБРАЗЕЦ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ

┌────────┬───────────┬─────────────┬─────────────────────────────┐

│N док-та│Дата док-та│Дата поступл.│Вход N │

├────────┴───────────┴─────────────┴─────┬───────────────────────┤

│Корреспондент │N дела, в которое │

│ │подшита жалоба после │

│ │исполнения │

├────────────────────────────────────────┤(отметка о │

│Кому │направлении в дело) │

│ │ │

├────────────────────────────────────────┴───────────────────────┤

│Наименование вида документа и краткое содержание │

│ │

│Кол-во листов │

├────────────┬───────────────────────────┬───────────────────────┤

│Резолюция │Срок исполнения │Расписка и дата │

│ │ │ │

│ ├───────────────────────────┤ │

│ │Исполнитель │ │

│ │ │ │

└────────────┴───────────────────────────┴───────────────────────┘

Лицевая сторона

┌────────────────────┬──────────────┬────────────────────────────┐

│Исполнитель │Дата │Исх. N │

├────────────────────┴──────────────┼────────────────────────────┤

│Кому │N дела, в которое подшит │

│ │ответ на жалобу (отметка о │

├───────────────────────────────────┤направлении в дело) │

│Кем подписан │ │

│ │ │

├───────────────────────────────────┴────────────────────────────┤

│Краткое содержание или отметка об исполнении │

│ │

│Кол-во листов │

├────────────────────────────────────────┬───────────────────────┤

│Отметки о ходе исполнения │ Расписка и дата │

│ │ │

└────────────────────────────────────────┴───────────────────────┘

Оборотная сторона

УКАЗАНИЯ

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ

КАРТОЧКИ (РКК) <*>

-------------------------------

<*> При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих (повторных) обращениях, ходе исполнения, отметок о промежуточном ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение регистрационно - контрольной карточки (заполняется еще один экз. РКК).

Лицевая сторона регистрационно - контрольной карточки

Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место

жительства или работы, телефон

заявителя или заявителей; для писем

без подписи делается запись - "без

подписи", для коллективных - "Гр".

N документа - номер и дата сопроводительного

Дата документа письма организации, переславшей

обращение.

Дата поступления - дата поступления обращения и его

Вход. N регистрационный номер.

Наименование вида документа - предложение, заявление или жалоба

и краткое содержание (если прислано с сопроводительным

письмом, то указывается наименование

организации, переславшей обращение)

и их краткое содержание.

Резолюция - переносится с документа. Здесь же

указывается автор резолюции -

должность, фамилия и инициалы

руководителя, дата.

Срок исполнения - указывается в соответствии с

резолюцией или сроками исполнения,

устанавливаемыми законодательством.

Исполнитель - наименование таможни, таможенного

поста или отдела, отвечающих за

разрешение обращения.

Оборотная сторона регистрационно - контрольной

карточки

Исполнитель - фамилия, инициалы и телефон

непосредственного исполнителя.

Дата - дата и регистрационный номер

Исх. N документа, содержащего окончательное

решение.

Кому (адресат) - указываются все адресаты, которым

послан документ с окончательным

решением.

Краткое содержание или - заголовок ответного документа с

отметка об исполнении указанием принятого решения

(удовлетворено, отказано,

разъяснено).

N дела, в которое подшит - должность, фамилия и инициалы

ответ на обращение (отметка руководителя, принявшего решение о

о направлении в дело) направлении в дело обращения; номер

дела по номенклатуре (проставление

после завершения разрешения и

подшивки в дело).

Приложение 25

к п. 7.9.2

СВЕДЕНИЯ

О ПОСТУПИВШИХ ОБРАЩЕНИЯХ (ПРЕДЛОЖЕНИЯХ, ЗАЯВЛЕНИЯХ,

ЖАЛОБАХ) ГРАЖДАН ЗА ___ КВ. 199_ Г.

Всего посту- пило обра- щений	В том числе	Результаты исполнения
от граж- дан РФ	от инос- тран- ных граж- дан	пов- тор- ных	кол- лек- тив- ных	конт- роль- ных	поло- жи- тель- ный ответ	от- ка- за- но	разъ- ясне- но	направ- лено в тамо- женные органы и дру- гие органи- зации для испол- нения и ответа	рас- смот- рено с вы- ездом на место	дру- гие

Основные вопросы, затронутые в обращениях

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│1. │

│ │

│2. │

│ │

│3. │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

СВЕДЕНИЯ

О ПРИЕМЕ ГРАЖДАН

ЗА ___ КВ. 199_ Г.

Всего при- нято граж- дан	В том числе	Результаты приема
граж- дан РФ	инос- тран- ных граж- дан	пов- тор- ный прием граж- дан	принято заявлений (жалоб)	разъ- ясне- но	направлены в таможенные органы и другие органи- зации

из них
поло- жи- тель- ное реше- ние	от- ка- за- но

Основные вопросы, затронутые на личном приеме

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 1. │

│ │

│ 2. │

│ │

│ 3. │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение 26

к п. 8.2

Наименование таможенного органа ______________________________

Наименование отдела __________________________________________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________________________

(место составления)

НА ____ ГОД

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню <*>	Примеча- ние

--------------------------------

<*> Название перечня и его выходные данные.

Наименование должности подпись расшифровка

руководителя отдела подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заведующий архивом Подпись расшифровка

подписи

Дата

Форма номенклатуры дел отдела таможенного органа

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в отделе

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой "ЭПК"

постоянного

──────────────────────────────────────────────────────────────────

временного

(свыше 10 лет)

──────────────────────────────────────────────────────────────────

временного

(до 10 лет включительно)

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Итого:

──────────────────────────────────────────────────────────────────

Наименование должности подпись расшифровка

ответственного за подписи

делопроизводство

Дата

Итоговые сведения переданы в отдел (отделение)

документационного обеспечения.

Наименование должности подпись расшифровка

передавшего сведения подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

отдела таможенного органа

Приложение 27

к п. 8.2

Наименование таможенного органа УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя

__________________________ таможенного органа

(место составления)

подпись инициалы,

фамилия

на ____ год дата

____________________________________

Название раздела

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню <*>	Примеча- ние