Расчеты с подотчетными лицами

Выдача наличных денежных средств

 

Выдача и возврат денежных средств подотчетными лицами отражаются документами Расходный кассовый ордер и Приходный кассовый ордер  с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

При возврате задолженности в документе Приходный кас­совый ордер дополнительно указывается документ, по кото­рому ранее денежные средства были выданы подотчетному лицу.

Поступление денежных документов от подотчетного лица отражается документом Поступление денежных документов. Выдача денежных документов подотчетному лицу отражается документом Выдача денежных документов.

На совершенные расходы сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию.

 

Выдача безналичных денежных средств

Сотрудник с помощью банковской карты может оплачивать товары и услуги, а также снимать наличные денежные средства. Для перечисления денежных средств под отчет на личную бан­ковскую карту работник должен сообщить в бухгалтерию орга­низации банковские реквизиты своей карты. Банковские карты могут быть как рублевыми, так и валютными.

Перечисление денежных средств работнику на личную бан­ковскую карту оформляется документом Платежное пору­чение. Подотчетное лицо необходимо указать в поле Получатель, для этого следует предварительно внести его в справочник Контрагенты. После получения банковской выписки факт перечисления средств регистрируется доку­ментом Списание с расчетного счета с видом операции Пере­числение подотчетнику.

Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специ­альный карточный счет и получить у банка необходимое коли­чество платежных карт, «привязанных» к этому счету.

Возможно открытие нескольких карточных счетов, например, отдельный счет для каждой карты. Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты - конкретный сотрудник. Как правило, карты именные, и совершать опе­рации по ним может только один конкретный сотрудник. Кар­точные счета могут быть как рублевыми, так и валютными.

Денежные средства на карточных счетах учитываются на отде­льных субсчетах счета 55 «Специальные счета в банках».

В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходу денежных средств со счета считаются выдачей под отчет сотруднику - держателю корпоративной банковской карты.

Перечисление денежных средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет органи­зации. Зачисление кредита банка на специальный карточный счет оформляется документом Поступление на расчетный счет с видом операции Расчеты по кредитам и займам.

Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета, использу­ются документы Списание с расчетного счета с видом опе­рации Прочее списание.

Расход денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели оформляется как выдача под отчет держателю корпоративной карты доку­ментом Списание с расчетного счета с видом операции Пере­числение подотчетнику.

Авансовый отчет

Погашение задолженности подотчетного лица отражаете документом Авансовый отчет меню Касса.

В документе Авансовый отчет на закладке Авансы указываются документы, по которым выдавались денежные средства, и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается.

На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм. Данные, указанные в разных таб­личных частях документа, определяют счета дебета проводок в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке Товары указывается перечень товарно-мате­риальных ценностей (ТМЦ), приобретенных подотчетным лицом.

Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение материальных ценностей используется документ Доверенность меню Покупка.

При выборе пользователем номенклатурной позиции из спра­вочника Номенклатура система автоматически проставляет соответствующие счета учета номенклатуры и учета НДС. ТМЦ поступают на склад, указанный в поле Склад в верхней части формы документа.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предпри­ятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полу­ченных счетах-фактурах также указываются в табличной части закладки Товары.

Если поступила возвратная тара, то заполняется закладка Тара. Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требу­ющий обособленного бухгалтерского учета.

Если подотчетное лицо расплатилось с контрагентом, то в документе Авансовый отчет заполняется закладка Оплата. На этой закладке указывается контрагент и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета рас­четов и счета учета авансов по умолчанию.

При оплате услуг подотчетным лицом заполняется закладка Прочее. Стоимость услуг или товаров относится на затраты предприятия.

В соответствующих полях формы документа Авансовый отчет можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.

 

БАНК