Итоговая встреча и сопроводительные действия

Подготовка к итоговой встрече

Подготовка к встрече имеет серьезное значение для бригады аудиторов и очень рекомендуется аудиторам, работающим в одиночку, особенно при осуществлении внешнего аудита. Задачей является координация, сопоставление записей и подготовка повестки дня итоговой встречи. Это момент, к которому систематизируются протоколы несоответствия, а руководитель аудиторов или аудитор получает возможность встретиться с определенными руководителями и согласовать корректирующие действия.

Итоговая встреча

В определенной степени, итоговая встреча повторяет начальную. Бригада аудиторов та же, однако, состав представителей проверяемой компании может быть иным, вероятнее всего более широким. Вновь, руководитель аудиторов председательствует на встрече и должен всячески подчеркивать, что сотрудники проверяемой организации являются людьми, которые должны предлагать и осуществлять действия по исправлению установленного несоответствия в соответствующих областях деятельности. При этом следует обойтись без сюрпризов - о всех обнаруженных несоответствиях следует заранее дать знать проверяемым. Основной задачей этой встречи является представление наблюдений, полученных в ходе проверки, старшим руководителям компании в такой форме, чтобы они четко понимали результаты проверки. Ведущий аудитор должен представлять результаты наблюдений, принимая во внимание их значимость.

Последовательность событий может быть следующей:

· Введение.

· Обзор и рассказ о проделанной работе.

· Изложение и обсуждение обнаруженных несоответствий.

· Выводы о необходимых корректирующих действиях и согласование графика их проведения.

· Дополнительные замечания о положительных результатах проверки.

· Оглашение решения о статусе проверяемой компании и даты последующей встречи.

Руководитель аудиторов несет ответственность за проведение встречи и соблюдение повестки дня. Предложенная выше последовательность позволяет с самого начала несколько разнообразить общую картину проверки и дает возможность сделать упор на положительных моментах (тех фактах, которые проверяемый делает хорошо, на содействии и энтузиазме сотрудников, и т.п.), причем как до указаний на несоответствия, так и после.

Председательствующий должен высказаться и по отрицательным моментам, сделать заявление, что проверка, по своей природе, является чем-то вроде моментальной фотографии, а поэтому, если не говорить об отсутствии несоответствий, то это не значит, что их нет, а означает лишь, что никаких несоответствий не было выявлено или не все результаты наблюдений были расценены как достаточно значительные для внесения в документ. В мягкой форме необходимо указать на достаточно тривиальные моменты или проблемы, которые беспокоят аудиторов, но в точном смысле слова не являются несоответствием (например, “я думаю, что в такой-то и такой-то методиках существуют лазейки, которые на определенном этапе позволяют не заметить появление ошибки”).

Оглашение статуса проверяемого (например, “По результатам проведенной проверки мы собираемся рекомендовать вас к включению в Список одобренных поставщиков”) обычно относится на самый конец, имея в виду, что такой порядок работы позволяет привлечь больше внимания к несоответствиям. На самом деле, встреча проходит значительно более спокойной и конструктивно, если хорошая новость, на которую надеется проверяемый, объявляется в самом начале во время обзора.

Насколько могут быть согласованы, детализированы и даже выполнены корректирующие действия до того, как аудитор покинет компанию? На этот вопрос можно ответить по разному:

а) Руководство считает необходимым рассмотреть этот вопрос дополнительно. Руководитель распишется за то, что предъявленное несоответствие до него доведено, и что он сообщит о своей реакции на него к намеченной дате.

б) Руководство выражает желание принять корректирующие действия. Руководитель ставит свою подпись, соглашаясь с выявленным несоответствием, и готовит в подробностях корректирующие действия к согласованной дате.

в) Руководство незамедлительно принимает защитные меры и предлагает долговременную программу и график предупредительных мер.

г) Как кратковременные, так и долговременные меры согласуются и начинают осуществляться сразу же, а время, необходимое для их осуществление, согласуется на месте.

Отчет о проведении проверки

Отчет о проведении проверки формируется руководителем бригады аудиторов, который несет ответственность за его точность и полноту. Отчет должен отражать как характер, так и содержание проверки. Он должен содержать следующие пункты:

· Объем и задачи проверки.

· Подробности плана проверки.

· Число членов бригады аудиторов и представителей проверяемой организации.

· Используемый стандарт системы качества или другие базовые документы, такие как методики, принятые в компании.

· Выявленные несоответствия.

· Анализ степени соответствия проверяемой организации системе качества и способности системы обеспечить достижение целей качества.

· Список распространения.

Отчет о проверке должен быть издан достаточно оперативно.

Последующие действия

После завершения проверки, проверяемая компания проводит корректирующие действия. Необходимость для аудиторов специально возвращаться для проверки эффективности этих действий вместо принятия к сведению соответствующих документов или возможность отложить проверку до следующего планового визита, будут определяться такими факторами, как природа и серьезность обнаруженных несоответствий и расстояниями, которые необходимо преодолеть для проведения проверки. Возможны следующие варианты:

· утверждение результатов проверки на основании представленных документальных свидетельств;

· отсрочка утверждения до следующего планового визита;

· специальная дополнительная проверка, задача которой ограничивается подтверждением выполнения корректирующих действий;

· специальная частичная перепроверка с более глубоким анализом некоторых вопросов;

· специальная дополнительная перепроверка.

Только тогда, когда корректирующие действия выполнены и подтверждено, что они имели успех, аудитор может поставить свою подпись под отчетом об устранении несоответствия. Когда это будет сделано по всем протоколам о несоответствии, составленным в ходе конкретной проверки, проверку можно будет считать законченной.

Роль аудитора

Аудитор должен полагаться на специалистов различного профиля, и это особенно справедливо в тех случаях, когда он является руководителем бригады аудиторов. Квалифицированный аудитор должен обладать техническими и экономическими знаниями в сочетании с человеческим фактором, со способностью руководить людьми.

Технические способности

Эти способности можно систематизировать следующим образом:

а) Детальное знание и понимание соответствующих стандартов, таких как ИСО 9001, а также дополнительной информации, содержащейся в руководящих документах ИСО 9000, 9004.

б) Необходимые технические знания и знакомство с природой той работы, которая анализируется, а также с технической терминологией (техническими терминами, жаргоном и т.д.).

в) Знание и понимание любых дополнительных руководящих документов, относящихся к исследуемой деятельности, например стандарта ИСО 9000-3 для разработки программного обеспечения или стандарта ИСО 9004-1 для сферы обслуживания, или одного из многочисленных руководящих документов системы британских стандартов, распространяющихся на конкретную отрасль промышленности.

г) Знание требований документа ИСО 10011 к административному руководству.

Личные качества

В идеале подразумевается, что аудитор обладает одновременно и необходимыми свойствами характера и способностью вести себя достойно и профессионально. Эти требования могут показаться иногда даже взаимоисключающими, поскольку к ним можно отнести следующие:

· интерес как к системам, так и к людям;

· напористость, но не агрессивность;

· любознательность, но не доверчивость;

· убедительность, но не придирчивость;

· умение быстро соображать, но не узко мыслить;

· терпение и точность, но еще и присутствие юмора.