Этап 1. Распределение затрат на ресурсы

Для того чтобы рассчитать стоимость ресурсов, необходимо:

- вначале определить структуру ресурсов, а также перечень затрат, направляемых на обеспечение деятельности каждого ресурса,

- затем, распределить затраты на ресурсы.

Как правило, выделяют следующие виды ресурсов:

- персонал;

- оборудование;

- транспорт;

- материалы и комплектующие;

- топливо, энергия, природные ресурсы;

- помещения (земля).

Обязательным ресурсом является персонал. При определении его полной стоимости учитываются заработная плата сотрудников, налоговые отчисления из фонда оплаты труда, социальные выплаты, амортизация персонального (офисного) оборудования, затраты на поддержание условий труда, доставка сотрудников к месту работы, расходы на обучение и т.д.

Оборудование и транспорт в перечень ресурсов могут не входить. Если при выполнении своих функций сотрудник всегда применяет только данное оборудование, которое используется только им, то целесообразно объединить стоимость ресурса «Оборудование» со стоимостью ресурса «Сотрудник». Например, если конкретный автомобиль использует только один водитель и все свое рабочее время этот водитель эксплуатирует только данный автомобиль, то стоимость ресурса «Водитель» целесообразно объединить со стоимостью ресурса «Автомобиль». Такой «составной» ресурс можно и назвать соответствующим образом, например, «Водитель с автомобилем».

Стоимость ресурсов «Материалы и комплектующие» и «Топливо, энергия, природные ресурсы», а также «Помещения (земля)», как правило, переносится на стоимость ресурсов «Персонал» или «Оборудование» в зависимости от того, для кого (чего) они постоянно используются.

После того как перечень ресурсов составлен, нужно распределить на них косвенные затраты. В большинстве случаев затраты однозначно переносятся на ресурсы, например, сумма заработной платы коммерческого директора относится на ресурс «Коммерческий директор». Однако часто один вид затрат может переноситься на несколько ресурсов. Например, арендная плата офисных помещений должна быть разнесена на стоимость ресурсов из группы «Сотрудники», чьи рабочие места находятся в данном помещении.

Для переноса затрат на ресурсы используется драйвер затрат. Сначала определяется стоимость единицы драйвера затрат (для помещения, например, это стоимость аренды или эксплуатации 1 кв. м.), а затем сумма затрат, переносимая на данный ресурс, рассчитывается исходя из количества потребляемых единиц драйвера — площади помещения, занимаемой конкретным сотрудником.

Аналитическая расшифровка затрат организации «ФИС-трейд». Сгруппируем эти затраты по видам ресурсов. Некоторые виды ресурсов, которые используются только совместно, целесообразно объединить в один ресурс или пре­образовать в «составной» ресурс. Например: текущие расходы на персональное оборудование могут быть объединены со стоимостями персонала офиса; автотранспорт — с водителями-экспедиторами; компьютеры — с сотрудниками, их использующими; электропогрузчик — с грузчиками и т.п.

Стоимость каждого ресурса определяется путем переноса на него затрат, направленных на обеспечение деятельности этого ресурса (табл. 16.2).

 

Таблица 16.2

Пример распределения затрат на ресурсы (выборка)

 

Затраты	Стоимость (тыс. руб.)
Ресурс «Коммерческий директор»	53,01
Заработная плата	20
Транспортные расходы	13
Эксплуатация офисной оргтехники	2,41
Телефонная связь	8
Амортизация офисной техники и мебели	4
Амортизация техники общего пользования	0,24
Арендная плата за офис	5,36
Ресурс «Водитель-экспедитор»	100
Заработная плата	20
ГСМ по транспорту для доставки товаров клиентам	70
Амортизация транспорта	10
...

 

Так, например, арендная плата за офис, относимая на ресурс «Коммерческий директор», определяется исходя из соотношения об­щей площади офиса и той его части, которую использует коммерче­ский директор, и основывается на следующих данных и расчетах:

- драйвер затрат — занимаемая площадь;

- офисная площадь — 112 кв. м;

- арендная плата за офис — 40 тыс. руб.;

-   стоимость единицы драйвера затрат (1 кв. м. офисной  площади) — 0,357 тыс. руб. (40 / 112);

-   площадь, занимаемая коммерческим директором, — 15 кв. м.

Соответственно на ресурс «Коммерческий директор» по статье затрат «Арендная плата» мы отнесли 5,36' тыс. руб. (0,357 * 15).

Обратите внимание, что по другому ресурсу— это «Водитель-экспедитор») мы можем имен, другие компоненты затрат. Распределяя таким образом затраты, определяем стоимость по всем ресурсам.

Этап 2. Перенесение стоимости ресурсов на процессы (операци и)

Как уже отмечалось, стоимость ресурсов переносится на процессы (операции) пропорционально драйверам ресурсов. Чаще всего используют такие драйверы, как рабочие часы (для персонала) и машинное время (для оборудования). Определив стоимость использования единицы драйвера ресурсов (стоимость одного часа работы сотрудника, оборудования) и количество единиц драйвера, потребляемых каждым процессом (операцией), можно рассчитать стоимость данного ресурса, переносимую на конкретный процесс (операцию).

Пример распределения стоимости ресурса «Коммерческий директор» на процессы (операции) показан в таблице (таблица 16.3).

Таблица 16.3

Пример распределения стоимости ресурсом на процессы (операции) за месяц (выборка)

 

Операции	Единица драйвера (часы в неделю)	Стоимость (тыс. руб.)
Ресурс «Коммерческий директор»	40	35,41
021 — Управление процессом закупки товара	11	20
031 — Управление складской переработкой	9	13
041 — Управление продажей товара	20	2,41

 

Драйвером ресурсов в данном случае является недельный фонд рабочего времени коммерческого директора — 40 часов. Стоимость единицы драйвера определяется путем деления стоимости ресурса, рассчитанной на предыдущем этапе, на общее количество единиц драйвера (фонд рабочего времени).

Чтобы выяснить, сколько времени (единиц драйвера) конкретный сотрудник тратит на тот или иной процесс (операцию), используются различные методы: хронометраж, фотография рабочего дня, опросы и т.п.

Следует отметить, что процесс (операция) может выполняться не одним сотрудником. В этом случае на такой процесс (операцию) должна быть перенесена и стоимость соответствующих ресурсов. Так, операция «Управление складской переработкой» выполняется коммерческим директором и начальником торгового склада, поэтому имеет два ресурса-источника, которые переносят часть своей стоимости (11,93 и 22,47 тыс. руб. соответственно) на названный процесс (операцию).

Однако впоследствии стоимость не всех процессов (операций) будет возможно распределить между объектами затрат. Дальнейшее распределение затрат с процессов (операций) на объекты затрат зависит от типа процессов (операций). Очевидно, что напрямую могут распределяться лишь затраты по тем процессам (операциям), которые, собственно, и создают продукт/услугу. А как же быть с теми процессами (операциями), которые являются обеспечивающими или которые выполняются для управления (планирования, организации исполнения, мотивирования, контроля, регулирования и координирования)?

В рамках метода ABC все процессы (операции) классифицируются аналогично классификации бизнес-процессов:

основные — непосредственно создают объекты затрат (обычно снабжение, производство, сбыт). Их стоимость можно прямо отнести на объекты затрат;

вспомогательные — создают условия для нормального функционирования ресурсов определенного вида (обеспечение информационными технологиями, управление персоналом, хозяйственное обеспечение и т.д.). Их стоимость переносится на обслуживаемые ими ресурсы;

управляющие — осуществляют управление как основными, так и вспомогательными процессами (операциями). Их стоимость переносится на все процессы (операции) участка управления. Например, стоимость процесса (операции) «Управление цехом» переносится на стоимость всех процессов (операций), выполняемых цехом.

Таким образом, нам необходимо привязать затраты на вспомогательные процессы (операции) к тем ресурсам, деятельность которых они обеспечивают, а затраты на управление — к тем процессам (операциям), которые находятся под их управлением. С учетом такого способа распределения затрат со вспомогательных и управляющих процессов (операций) на основные, схема распределения косвенных затрат по методу ABC несколько усложняется, что отражено на рис. 16.1.

Рис. 16.1. Модифицированная схема распределения затрат трехэтапного алгоритма вычислений АВС-метода

 

В данном случае это усложнение заключается в том, что возникает две

Так, в рассматриваемом примере вспомогательный процесс (операция) «Обеспечение информационными технологиями» будет распределяться на ресурс «Специалист по управлению персоналом» (так как данный специалист пользуется персональным компьютером, сетью, Интернетом). Стоимость данно­го ресурса переносится на процесс (операцию) «Управление персоналом», которая, в свою очередь, распределяется, в том числе, и на ресурс «Специалист по информационным технологиям», выполняющий исходную операцию «Обеспечение информационными технологиями» (рис. 16.2).

Рис. 16.2. Циклическое распределение стоимости процессов (операций) и ресурсов

 

Это один из возможных примеров возникновения циклических взаимосвязей при перераспределении затрат. В результате такого «за­цикливания» может происходить «двойной» счет. Для корректного определения полной стоимости процессов (операций) и ресурсов с учетом циклической взаимосвязи при переносе затрат необходимо решить систему линейных уравнений:

 

 

где    n — количество процессов (операций);

m — количество ресурсов;

Oj — полная стоимость i-ro процесса (операции);

Rj — полная стоимость j-ro ресурса;

Q — стоимость ресурса j, полученная на первом этапе;

aj,n — доля стоимости i-ro ресурса, которая переносится на стоимость n-го процесса (операции);

bi,n — доля стоимости i-ro процесса (операции), которая переносится на стоимость n-го процесса (операции);

di,_m — доля стоимости i-ro процесса (операции), которая переносится на стоимость ресурса т.

Неизвестными в системе являются только 0_; и Rj. Таким образом, мы имеем систему из (n + m) — уравнений относительно (n + m) — неизвестных. Решить ее можно с помощью любого программного обеспечения, способного решать системы линейных уравнений (в том числе и Excel). Решив систему, можно определить полную стоимость ресурсов и основных процессов (операций).

После перераспределения стоимости вспомогательных и управленческих процессов (операций) сумма стоимостей основных процессов (операций) должна быть равна суммарным затратам организации. То есть все затраты будут распределены между основными процессами (операциями) — соответственно и создающими продукт/услугу.

В рассматриваемом примере для организации «ФИС-трейд» при распределении затрат со вспомогательных и управленческих процессов (операций) нам необходимо решить систему из 37 уравнений (так как мы выделили 21 ресурс и 16 процессов (операций).

Можно проверить и убедиться, что полная стоимость по всем основным процессам (операциям) будет равна совокупным затратам организации. Действительно:

012 + 022 + 023 + 032 + 033 + 034 + 035 + 042 + 043 = 822 тыс. руб.

Здесь нами была определена полная стоимость по основным процессам (операциям). Таким образом, и второй шаг вычислительного алгоритма успешно выполнен!