2018-02-13
1090
Ответ: В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядительную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения.
Алгоритм подготовки распорядительного документа.
1. Усвоение задачи.
2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет:
а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими;
б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов).
3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование.
а) текст печатается шрифтом 12 TimesNewRomanCyr;
б) сохраняется на диск X в формате rtf;
в) имя файла начинается с входящего номера по системе «Делопроизводство», должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя;
г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль;
д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное - не красивый ответ, а решение поставленной проблемы;
е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице;
ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона.
4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется:
а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации;
б) соответствие действующему законодательству;
в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.);
г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию);
д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.).
Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела.
5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование.
6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.
7. Визирование заинтересованными подразделениями.
8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц.
9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.
