Системы электронного документооборота

Система электронного документооборота (Electronic Document Management System) — это совокупность организационного, технического и программного обеспечения для управления различной информацией и документацией. Это позволяет контролировать каждую стадию жизни документа — от создания до его уничтожения.

Управление документооборотом является сложным процессом. СЭД позволяет его оптимизировать. Это повышает скорость работы, снижает потери, связанные с информационным обменом, и повышает качество системы в целом.
Система ЭДО позволяет оптимизировать взаимоотношения между сотрудниками. Она может включать архив электронных документов, что позволяет коллективно обрабатывать информацию.

Термин «документооборот» появился в 20-х гг. Документооборот является составной частью документального обеспечения управления предприятием, цель которого — документирование и хранение ранее созданной управленческой и иной информации. По сути, он выполняет функции системы коммуникации в учреждении и вне.
Информационный облик хозяйствующего субъекта определяется его эффективностью системы документооборота предприятия. От того, как организован процесс управления документами на предприятии, зависит его результативность бизнес-процессов.
Автоматизированные системы документооборота обеспечивают процесс создания, управления и распространения документов, представляющих ценность для организации, в корпоративных сетях. Все информационные сведения хранятся определенных хранилищах или иерархии файловой системы. Это не только повышает безопасность, но и оптимизирует рабочий процесс.

Классификация текстовых редакторов и особенности текстовых документов.

Текстовой редактор - средство для набора и оформления текстовых документов.

Текстовой редактор используют как для изготовления готовых документов, так и для подготовки текста для передачи в другие программы (например, издательскую систему или в интерпретатор языка программирования).

Оформление документа включает в себя форматирование текста, вставку и форматирование внешних объектов (к примеру, математических формул, графиков, иллюстраций), задание свойств страницы.

Под форматированием текста понимают задание его параметров (таких как размер, шрифт, выравнивание и т.д.). Под форматированием внешних объектов понимают задание размера внешнего объекта, его расположения. Форматирование внешних объектов осуществляется при помощи других программ, с помощью которых эти объекты были созданы.

Примечание. В некоторых случаях данные программы могут быть встроены в текстовой редактор, и чисто внешне, восприниматься, как один из элементов текстового редактора, что, в общем, неверно.

Текстовые редакторы различаются по возможностям форматирования текста и внешних объектов. Грубо, текстовые редакторы, можно разделить на четыре группы: простейшие редакторы, редакторы со средними возможностями форматирования текста, мощные редакторы, специализированные редакторы.

Простейшие редакторы позволяют осуществлять набор текста, но не позволяют его форматировать. Это бывает удобно для подготовки текстов программ на языках программирования и языках разметки, текстов для последующей передачи в издательские системы с развитыми средствами форматирования текста.

Примеры: NotePad (Блокнот) под MS Windows, SimpleText (ПростоТекст) под MacOS, Edit под MS DOS.

Редакторы со средними возможностями позволяют осуществить набор текста и задание его основных (но не всех) свойств, таких как размер текста, его начертание и шрифт, абзацные отступы и выравнивание. Также редакторы со средними возможностями иногда позволяют вставлять внешние объекты, но это, как правило, только иллюстрации.

Примеры: WordPad под MS Windows, ClarisWorks под MacOS, Lexicon (Лексикон) под MS DOS.

Мощные редакторы представляют весь спектр возможностей по оформлению текстовых документов. Многие редакторы этого класса содержат в себе множество других программ позволяющих вставлять в текст такие внешние объекты как рисунки, математические формулы, графики, геометрические фигуры и т.д. Практически все редакторы этого класса имеют удобный графический интерфейс и основные команды форматирования представлены кнопками на панелях управления.

Примеры: MS Word под MS Windows и MacOS, Tex-Edit под MacOS, "Слово и Дело" под MS DOS.

Специализированные редакторы предназначенные для сугубо узкой направленности: оформление программ на языке программирования, подготовка текста для помещения в графический редактор или издательскую систему. Как правило, редакторы этого класса не являются отдельными программами, а входят в состав других программ и определяющих их специфичность.