Защищенный документооборот

Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления. Целью документооборота является обеспечение управленческой деятельности, процесса принятия решений ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информацией. Движение документированной информации (на бумажных, магнитных или иных носителях) по линиям связи объективно сопровождает управленческую деятельность. Управлению экономическими, социальными, политическими, производственными структурами свойственна устойчивая стабильность построения и единообразие документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Эта предпосылка создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.

Как технологический процесс документооборот представляет собой схему (совокупность маршрутов) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. При этом основной характеристикой движения документированной информации является его технологическая комплексность, т.е. соединение в единую совокупность управленческих, делопроизводственных и почтовых задач. Документооборот отражает весь «жизненный цикл» документа — период его активной жизни в управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни. Происходит передача документированной информации не только в пространстве, но и во времени.

Конфиденциальные, как и открытые, документы находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т.п.), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, разглашения ее персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации существует на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций.

Наиболее часто встречающимися угрозами (опасностями) конфиденциальным документам в документопотоках могут быть:

• несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам и базам данных за счет его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала фирмы;

• утрата документа или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей за счет кражи, утери, уничтожения;

• утрата информацией конфиденциальности за счет ее разглашения персоналом или утечки по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, ошибочных действий персонала;

• подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации, а также сокрытия факта утери, хищения;

• случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов, фальсификация документов;

• гибель документов в условиях экстремальных ситуаций. Для электронных документов угрозы особенно реальны, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. В отношении конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, условия возникновения угроз, по мнению ряда специалистов, классифицируются по степени риска следующим образом:

• непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы КД, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы;

• кражи и подлоги информации;

• стихийные ситуации внешней среды;

• заражение вирусами.

В соответствии с характером указанных выше угроз формируются задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:

• ограничения доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

• персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

• персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

• жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке использовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.

Защищенность документопотоков достигается за счет:

• одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

• нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделитьих в общем потоке документов;

•формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

• использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;

• регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между фирмами, т.е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;

• организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы;

• перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу КД.

Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения.

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

• прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

• учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

• предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

• рассмотрение документов руководителями и передача документов на исполнение и технологические участки службы КД;

• ознакомление с документами исполнителей, использование

или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

• исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

• контроль исполнения документов;

• обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);

• систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

• подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).

В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

• инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;

• проверка наличия документов, дел и носителей информации;

• копирование и тиражирование документов;

• уничтожение документов, дел и носителей информации. Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Следовательно, защита документированной информации в документопотоках обеспечивается комплексом разнообразных мер режимного, технологического, аналитического и контрольного характера. Перемещение документов в процессе выполнения каждой стадии, этапа, процедуры обработки или исполнения сопровождается набором связанных учетных операций, закреплением документа за конкретным сотрудником и его персональной ответственностью за сохранность носителя конфиденциальной информации.