Внедрение BPM системы

Внедрение BPM системы строится по тому же циклу, что и цикл управления бизнес процессами. В ходе внедрения, проект создания BPM системы охватывает все фазы процессного управления, при этом фазы цикла управления бизнес процессами перекрываются с фазами внедрения.

Соотношение фаз управления бизнес процессами с фазами внедрения BPM системы можно представить в виде схемы.

Внедрение BPM системы, как правило, включает в себя четыре фазы:

Проектирование. На этой фазе осуществляется документирование, создание графической модели бизнес процесса и ее динамический анализ, разработка пользовательских форм и интерфейса, определение бизнес правил и данных процесса.

Реализация. На этой фазе происходить реализация созданной модели бизнес процесса - выполняется интеграция с существующими информационными системами, внедряются заданные бизнес правила, отлаживается пользовательский интерфейс и формы.

Управление. В ходе данной фазы происходит отработка процесса в «ручном» режиме, определяются и устанавливаются исключения из заданных бизнес правил, отрабатывается контроль процесса в режиме реального времени, вводятся необходимые обратные связи в процесс.

Оптимизация. На данной фазе производится обработка и анализ информации о работе процесса, выявляются проблемные места созданной модели, выявляются проблемы взаимодействия BPM системы с другими информационными системами и вносятся корректировки в бизнес процесс.

После завершения всех фаз они повторяются, но в отношении следующего процесса.

КРИТЕРИИ ВЫБОРА BPM СИСТЕМЫ

Хорошая BPM система должна помогать организации повышать производительность и скорость выполнения процессов. От правильного выбора системы будет зависеть эффективность управления и качество результатов процессов. При выборе BPM системы необходимо руководствоваться рядом последовательных шагов.

Основные действия по выбору BPM системы следующие:

Шаг 1. Определите область улучшения бизнес процессов.

Необходимо определить какие из процессов организации являются наиболее важными и критическими, с точки зрения их управляемости. Среди этих процессов необходимо выделить те, которые в наибольшей степени зависят от работы персонала и те, которые зависят от работы информационных систем или систем автоматизации. Далее необходимо определить состав инфраструктуры этих процессов.

Шаг 2. Определите, какие требования процессов могут быть реализованы за счет BPM системы.

При выборе BPM системы необходимо учесть, что система должна позволять управлять процессами и с преобладающим человеческим фактором, и с преобладающим ИТ фактором. Критерии выбора системы должны включать в себя следующие оценки:

Возможность графического представления моделей процессов.

Реализация и управление как простыми, так и комплексными процессами.

Динамическая адаптация бизнес правил организации под каждого участника процесса.

Возможность для каждого пользователя проследить весь процесс от начала и до конца.

Поддержка доступа к BPM системе за счет разных мобильных платформ.

Простой доступ к управлению и контролю контентом процесса.                                         

Возможность мониторинга процесса и построения отчетов.

Моделирование изменений процесса.

Возможность интеграции с различными ИТ системами и системами автоматизации класса ERP.

Шаг 3. Документируйте требования к BPM системе и ранжируйте их по приоритетности.

При составлении требований к системе необходимо учесть как функциональные требования к самой системе, так и требования к бизнес процессам.

Шаг 4. Составьте список поставщиков BPM систем.

При составлении списка поставщиков необходимо учесть, что не все поставщики могут предоставлять поддержку внедрения BPM системы. Для списка желательно выбирать поставщиков, которые могут обеспечить необходимые доработки системы по требованиям пользователей.

Шаг 5. Выберите BPM системы, максимально удовлетворяющие требования ваших процессов.

При выборе BPM системы необходимо максимально полно учитывать потребности бизнес процессов организации. Чтобы получить максимальный результат от внедрения BPM системы, также, необходимо учесть и возможности по дальнейшему совершенствованию процессов.