Порядок обращения с конфиденциальными документами

Выдача (передача) конфиденциальных документов может производить­ся только исполнителям (пользователям), имеющим санкционированный доступ к этим документам, и только под подпись в учетных формах или взамен разовой расписки.

Выдача документов исполнителям и их возврат осуществляются в течение одного рабочего дня, но если исполнители работают с конфи­денциальными документами в своих служебных комнатах, то документы (кроме дел) допускается выдавать им как на один рабочий день, так и на все время, необходимое для работы с ними. В последнем случае, поми­мо сейфа и номерной печати, исполнителю выдаются под подпись в ли­цевом счете специальный портфель (кейс), имеющий устройство для опе­чатывания, и форма "Описи документов, находящихся у исполнителя", в которую исполнитель должен вносить каждый документ в момент полу­чения и вычеркивать после передачи в подразделение конфиденциаль­ного делопроизводства.

Спецпортфели могут храниться у исполнителей только в течение ра­бочего дня. Их получение и возврат производятся в обмен на специаль­но заготовленную расписку (жетон), удостоверение или пропуск сотруд­ника. При наличии большого числа исполнителей, работающих с конфи­денциальными документами, на специальную расписку может наклеиваться фотокарточка исполнителя. При приеме-передаче спецпортфеля не­обходимо проверять соответствие номера и четкость оттиска печати.

По завершении работы с документами исполнители должны своев­ременно возвращать их в подразделение конфиденциального делопро­изводства.

При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку исполнители сдают в подразделение конфиденциального делопроизвод­ства все хранящиеся в их спецпортфелях конфиденциальные документы.

Рабочее место исполнителя должно быть организовано таким обра­зом, чтобы исключалось обозрение (в том числе и через окна) находя­щихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения.

На столе должны быть только те конфиденциальные документы, с ко­торыми осуществляется работа. Все остальные должны находиться в сейфе, закрытом на ключ. Не разрешается хранение конфиденциальных документов в ящиках столов и других не предназначенных для этого ме­стах.

При выходе исполнителя в течение рабочего дня из служебной ком­наты документы убираются в сейф, который опечатывается личной печа­тью. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь комнаты должна быть закрыта на ключ.

Крупноформатные конфиденциальные документы на чертежных дос­ках (кульманах) на время отсутствия исполнителя должны закрываться специальными защитными чехлами, опечатываемыми его печатью.

Подразделение конфиденциального делопроизводства обязано осу­ществлять периодический контроль за порядком хранения документов в служебных комнатах исполнителей и обращения с ними.