Порядок проведения конфиденциальных совещаний

Проведение совещаний должно осуществляться в специально оборудованных помещениях. В режимных помещениях или на режимных территориях допускается в исключительных случаях.

Помимо средств технической ЗИ помещение желательно оборудовать кондиционером, т. к. открытие окон и дверей в ходе совещания не допускается.

Проход участников совещания в выделенное помещение осуществляется при ведении за ними обязательного персонального контроля. Такой контроль, как правило, осуществляет назначенный сотрудник службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми персональными док-ми. Участникам совещания могут выдаваться специальные разовые пропуска, а также организовываться их встреча и сопровождение.

Перед началом обсуждения каждого нового вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение в помещении лиц, в том числе сотрудников данной ор-и, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Участникам совещания при необходимости выдаются заранее подготовленные носители конф инфы для рабочих записей. По окончании совещания выданные носители сдаются сотруднику подразделения конф делопроизводства и направляются в организации участникам этого мероприятия.

Участники совещания, замеченные в ведении несанкционированной аудио- или видеозаписи, использовании средств связи других неучтенных носителей, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По данному факту составляется акт, копия к-го высылается руководителю организации, направившего этого участника.

По окончании конфиденциального совещания помещение, в к-м оно проходило, осматривается сотрудником службы безопасности. Обнаруженные в ходе проверки носители И., выдававшиеся участникам для ведения записей, передаются в подразделение КД. При обнаружении неучтенных носителей или несанкционированных технических средств, об этом докладывается руководителю организации и принимаются меры для предотвращения возможных негативных последствий.

Специально назначенный сотрудник ведет протокол совещания, который в дальнейшем утверждается руководителем и имеет соответствующий гриф конф.

На имя руководителя давшего разрешение на проведение совещания пишется докладная записка о ходе и результатах проведения совещания с соблюдением режима конф.

Наличие доступа к конф. И. у сотрудников о-ии, в к-й проводится совещание, проверяется службой безопасности ор-ии. Если в совещании необходимо участие сотрудника, не имеющего доступа к конф. И., то ему оформляют доступ в соответствии с системой доступа, действующей в ор-и.

 

Проведение внутренних расследований по фактам утраты конфиденциальных документов или разглашения конфиденциальной информации.

Расследования имеют целью:

-поиск утраченного дока

-изучение ситуации для принятия мер по предотвращению повторения выявленного нарушения

-создание доказательственной базы дляпривлечение лиц виновных к ответственности.

Задачи внутреннего расследования:

 - установление обстоятельств нарушения

-обследование место возможного нахождения утраченного конф дока

-установление лиц, непосредственно виновных в данном нарушении

-выявление причин и условий способствовавших нарушению

На время проведения расследования члены комиссии освобождаются от исполнения своих должностных обязанностей

Права и обязанности комиссии включают в себя:

- опрос работников, допустивших утрату дока или разглашение коф инфы, а так же лиц, которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств произошедшего.

-проведение осмотров территорий, здания, помещения, хранилищ, сейфов и других объектов, в которых могут находиться утраченные доки.

-проверку всех конф доков, а так же журналов учета и сопроводительных доков, отражающих поступление и движение утраченных доков

-привлечение других работников к проведению отдельных действий в рамках внутреннего расследования.

Истребования от работника в письменной форме для установления причины нарушения является обязательным.

Сумма ущерба и убытков и методика их расчета должны быть обоснованны и утверждены.

По окончании внутреннего расследования комиссия представляет руководителю организации заключение, в к-м излагаются:

-основания и время проведения расследования.

-проделанная работа

-время, место и обстоятельства факта нарушения

-причины и условия совершения преступления

-виновные лица и степень их вины

-наличие умысла в действиях виновных лиц

-предложения по возмещению ущерба

-предлагаемые меры наказания

-рекомендации по исключению подобных происшествий

-предложение по прекращению поиска утраченного дока и списанию его с учетных форм

 Работник, в отношении к-гопроведено расследование должен быть ознакомлен с его рез-ми, что удовлетворяется его подписью на утвержденном заключении.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, админист или уголовной ответственности за действия или бездействие, которым причинен ущерб работодателю.

На основании утвержденного заключения комиссии сотрудник КД осуществляет списание утраченного дока с учета.