Организация исполнения конфиденциальных документов

При большом объеме поступающих д-в целесообразно осуществлять их распределение по уровням принятия решений. С этой целью руководители ор-ии определяются полномочия подчиненных должностных лиц по рассмотрению вопросов опр. тематики или уровня, без предварительного ознакомления с этими д-и непосредственно руководителя ор-ии.

Такое распределение поступивших КДв осуществляется непосредственно руководители подразделения КД или помощником руководителя о-ии. Это лицо лишь адресует д-ы руководителям различных уровней без указания порядка и сроков их исполнения. Хар-р и сроки исполнения д-в определяются резолюциями этих руководителей.

Д-ы, передаваемые на рассмотрение руководителям, могут учитываться непосредственно в журнале учета поступивших д-в с последующим занесением туда фамилий исполнителей, к-м переадресован д-т, или записываться в спец. выделенный реестр временной передачи КДв.

При одновременном получении и возврате нескольких д-в может проставляться одна подпись за все д-ы (с указанием их кол-ва).

В процессе рассмотрения д-в на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей); содержание поручения (предписываемое действие); срок исполнения (при необходимости); подпись; дата; отметка о контроле исполнения (при необходимости).

Текст поручения должен быть конкретным и кратким.

В случаях, когда поручение дается 2м и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «___ отв.».

На д-х, не требующих указаний по исполнению и срокам исполнения, резолюция не проставляется, а должностное лицо ставит подпись за ознакомление с д-м и дату такого ознакомления.

Резолюция пишется на поле м-у адресатом и текстом.

Обязательность подписи за получение и возврат КДв независимо от занимаемой.

При получении д-а исполнитель должен проверить соответствие учетного № д-а и кол-ва его листов записям в учетных формах.

Передача д-в м-у исполнителями, должна производиться ч-з подразделение КД или (при возврате в течение рабочего дня) по реестру - в этом случае минуя подразделение КД.

Если исполнение д-а поставлено на контроль, то для его осуществления изготавливаются спец. контрольные карточки: вид и заголовок д-а; от кого поступил; резолюция; ответственный исполнитель; контрольные отметки; отметка о снятии с контроля.

Из карточек контролируемых д-в формируется контрольная картотека по срокам исполнения д-в. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета д-в, исполнителям, видам д-в и др.

При автоматизированном контроле исполнения д-в соответствующие данные вводятся в компьютер.

В процессе контроля исполнения д-а подразделение КД должно периодически напоминать исполнителю о контролируемом д-е, о чем в графе 5 карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения д-а подразделение КД докладывает руководителю, сделавшему резолюцию и поставившему д-т на контроль.

После исполнения д-а исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении д-а и направляет его в дело.

Отметка содержит следующие данные: ссылку на дату и № д-а, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого д-а краткую справку об исполнении; пометку «В дело»; № дела, в к-е должен быть подшит д-т; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен д-т; дату.

Исполненный д- вместе с д-м-ответом (при наличии) сдается в подразделение КД. Сотрудник КД должен проверить правильность произведенной отметки об исполнении д-а, соответствие вида и заголовка д-а заголовку дела, в к-е он направляется, просчитать кол-во листов д-а и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение д-а в соответствующих графах учетных журналов. Контролируемый д-т снимается с контроля, а контрольная карточка или уничтожается, или помещается в справочную картотеку.

Если КДт не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении КД. При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника КД, ответственного за учет д-а, то подпись в учетной форме за получение д-а может не проставляться. Подписи об ознакомлении с д-и с проставлением даты производятся на самих д-х, а подписи об ознакомлении с распорядительными д-и могут проставляться на специальном листе ознакомления.

После исполнения поступившего д-а или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц открытые: приложения (без грифа), не подлежащие совместному хранению с основным КДм, передаются в подразделение открытого делопроизводства с заполнением журнала учета поступивших д-в и с отметкой о передаче на основном д-е (сопроводительном письме).

Д-ы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; с пометкой «Срочно» - в 3-дневный срок; по запросам граждан - в течение 15 дней; остальные - в срок не более месяца.