Номенклатура конфиденциальных дел

Номенклатура конфиденциальных дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием их условных номеров (индексов), сроков хранения и подразделений, которым предоставлено право пользования конкретными делами.

Номенклатура составляется на каждый год, согласно информации, которая предоставляется подразделениями. Подписывается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, утверждается руководителем организации.

Номенклатуры распределяются по грифам и номенклатуре присваивается соответствующий гриф.

Номенклатура учитывается в журнале изданных документов.

В номенклатуру могут вносится изменения. С резолюции руководителя.

Все номенклатуры хранятся в отдельном деле. Создается номенклатура для номенклатур дел.

Переходящие дела тоже фиксируются в номенклатуру.

Документы, зарегистрированные по журналу выделенного хранения, не вписываются в номенклатуру, потому что они не вшиваются в дела.

Журналы учитываются в номенклатуре журналов.

 

17. Формирование конфиденциальных дел.

Должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполенные д-ты, оформленные в установленном порядке, но не должны помещаться д-ы, подлежащие возврату.

В зависимости от вида и содержания док-ты систем-ся внутри дел в вопросно-логической, хронологической послед-ти или их сочетании.

Каждое дело должно содержать, как правило, не более 250 листов. При большем кол-ве листов заводятся в посл-ти тома дела, которые должны иметь один и тот же индекс (номер) и заголовок.

После подшивки изданного док-та в журнале учета изданных док-в проставляется индекс(номер) дела, его том и номера листов дела (тома). После подшивки поступившего док-та аналогичные записи производятся в журнале учета поступивших док-в.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к к-му они относятся, не зависимо от времени их составления.

Изъятие д-в из дела производится с разрешения руководителя подразделения КД, а при направлении их др. адресатам – руководителем о-ии.

Вместоизъятых д-в в дело помещается справка-заместитель или их копии.

О д-х, изъятых из дела безвозвратно производится соответствующая отметка в описи д-в дела.

 

Оформление конфиденциальных дел.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи д-в; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение к-го дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

Оформление конф дела включает в себя заполнение реквизитов дела на обложке, проставление на внутр стороне обложки Фамилии И.О. лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи док-в дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

При заведении дела на обложке указывается:

1. гриф конф. дела.

2. название ор-ии

3. название структурного подразделения

4. индекс дела

5. заголовок дела

6. дата заведения

7. срок хранения и номера статей по перечню д-в с указанием сроков хранении.

При закрытии дла на обложке проставляются:

1. крайние даты д-в дела

2. кол-во листов

При изъятии д-в из дел старая нумерация листов сохраняется.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются.

 

Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения.

Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государствен­ные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответству­ющим образом оформленными в архивах предприятий, а при отсутствии архивов - в подразделениях конфиденциального делопроизводства. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности доку­ментов и предотвращения утечки содержащейся в них информации.

С целью уточнения или определения сроков хранения документов и отбора их на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов. Проведение такой экспер­тизы целесообразно возлагать на ПДЭК.

Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится еже­годно или при небольшом объеме документов 1 раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе целесообразно документы, изданные 3-5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения, т.к. значительное количе­ство документов имеет срок хранения 3-5 лет, и снятие грифа конфиден­циальности с существенной части документов.