Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка “Лично”. На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя.
Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме.
Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета. На узел прошивки накладывается бумажная наклейка с оттиском печати предприятия. Пакеты с конфиденциальными документам могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью.
Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.
(Большое количество людей пользуется этим либо не может вшиться в дело в связи со своими габаритами или флешка, жесткий диск, а так же рабочие тетради исполнителей).
Отличает эти документы от простых: "инвентарный номер или буква В, номер и ДСП"
Журнал учета конфидециальных документов выделенного хранения: графы
- учетный (инвентарный) номер и гриф конфиденциальности
- дата регистрации
- вид и заголовок документа
- откуда поступил (кем разработан)
- с какого учетного номера (учетный номер с какого документа пришел)
- номера экземпляров
- количество листов в экземпляре
- местонахождение
- отметка о картотеке (в какой картотеке находится)
- отметка об отправке
- отметка о возврате
- отметка о снятии с учета выделенного хранения
- отметка об уничтожении.
В журнале выделенного хранения нумерация идет беспрерывно, то есть на следующий год заполняется не с 1, а продолжается нумерация.
Карточкам учетам выдачи документа и тематическим карточках гриф конфиденциальности не присваевается. Уничтожение этих карточек происходит совместно с документами, с которыми они заведены.
Учет копирования конфиденциальных документов.
КДы могут копироваться в подразделении КД или в спец. множительном подразделении ор-ии.
Копирование не должно производиться одновременно с копированием открытых д-в.
КДы, поступившие из др. ор-ии, должны копироваться с письменного разрешения руководителя ор-ии или с письменного разрешения издавших их.
Разрешение на изготовление копий учтенного д-а оформляется на обороте последнего листа экз., с к-о производится копирование. Этот экз. подшивается в дело или переводится на учет ВХ.
При копировании поступившего д-а дополнительно делается ссылка на № и дату разрешения.
Подлежащие копированию д-ы регистрируются в журнале учета копирования КД: учетный № и гриф К, дата; кол-во или номера страниц; дата копирования; кол-во снятых копий; учетные №№, присвоенные №№; отметка об уничтожении брака; подпись за получение и дата.
На копиях проставляют их номера.
Если д-т был издан самой ор-ей, то номера копий продолжают номера ранее изготовленных экз., а если др. о-ей, то их номера проставляются дробно: номер присвоенные при издании/на каждом экз. проставляется очередной порядковый № копии, начиная с 1.
Присвоенные копии учетный № проставляется на всех листах копии по середине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа К.
На экз. д-а, с к-о снималась копия, под разрешением на снятии копии сотрудником КД ставится надпись «снята копия в__ экз. за номером__», к-я заверяется его подписью с проставлением даты.
Выпискам присваивается отдельный учетный № по журналу учета изданных д-в.