double arrow

Отправление конфиденциальных документов.


Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка “Лично”. На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя.

Перед помещением конфиденциальных документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, грифа конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме.




Пакет заклеивается силикатным клеем и прошивается крест-накрест через середину нитками или металлическими скрепками. Нитки завязываются в центре оборотной стороны пакета. На узел прошивки накладывается бумажная наклейка с оттиском печати предприятия. Пакеты с конфиденциальными документам могут доставляться через спецсвязь или почтовое отделение связи Министерства связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Возможно отправление пакетов и фельдъегерской связью.

 

Учет конфиденциальных документов выделенного хранения.         

(Большое количество людей пользуется этим либо не может вшиться в дело в связи со своими габаритами или флешка, жесткий диск, а так же рабочие тетради исполнителей).

Отличает эти документы от простых: "инвентарный номер или буква В, номер и ДСП"

Журнал учета конфидециальных документов выделенного хранения: графы

  1. учетный (инвентарный) номер и гриф конфиденциальности
  2. дата регистрации
  3. вид и заголовок документа
  4. откуда поступил (кем разработан)
  5. с какого учетного номера (учетный номер с какого документа пришел)
  6. номера экземпляров
  7. количество листов в экземпляре
  8. местонахождение
  9. отметка о картотеке (в какой картотеке находится)
  10. отметка об отправке
  11. отметка о возврате
  12. отметка о снятии с учета выделенного хранения
  13. отметка об уничтожении.

В журнале выделенного хранения нумерация идет беспрерывно, то есть на следующий год заполняется не с 1, а продолжается нумерация.



Карточкам учетам выдачи документа и тематическим карточках гриф конфиденциальности не присваевается. Уничтожение этих карточек происходит совместно с документами, с которыми они заведены.

Учет копирования конфиденциальных документов.

КДы могут копироваться в подразделении КД или в спец. множительном подразделении ор-ии.

Копирование не должно производиться одновременно с копированием открытых д-в.

КДы, поступившие из др. ор-ии, должны копироваться с письменного разрешения руководителя ор-ии или с письменного разрешения издавших их.

Разрешение на изготовление копий учтенного д-а оформляется на обороте последнего листа экз., с к-о производится копирование. Этот экз. подшивается в дело или переводится на учет ВХ.

При копировании поступившего д-а дополнительно делается ссылка на № и дату разрешения.

Подлежащие копированию д-ы регистрируются в журнале учета копирования КД: учетный № и гриф К, дата; кол-во или номера страниц; дата копирования; кол-во снятых копий; учетные №№, присвоенные №№; отметка об уничтожении брака; подпись за получение и дата.

На копиях проставляют их номера.

Если д-т был издан самой ор-ей, то номера копий продолжают номера ранее изготовленных экз., а если др. о-ей, то их номера проставляются дробно: номер присвоенные при издании/на каждом экз. проставляется очередной порядковый № копии, начиная с 1.

Присвоенные копии учетный № проставляется на всех листах копии по середине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа К.



На экз. д-а, с к-о снималась копия, под разрешением на снятии копии сотрудником КД ставится надпись «снята копия в__ экз. за номером__», к-я заверяется его подписью с проставлением даты.

Выпискам присваивается отдельный учетный № по журналу учета изданных д-в.







Сейчас читают про: