Построение диаграмм в формах

Диаграммы используются для наглядного представления информации из базы данных. В Access диаграмма как отдельный объект не существует, а может являться элементом формы либо отчета.

Для построения диаграмм в СУБД Access используется модуль MSGraph, в который передаются все исходные данные для построения диаграммы с помощью механизма обмена данными в Windows. Для передачи данных можно использовать Мастер диаграмм, существующий в Access.

Элементы диаграмм и подготовка исходных данных

Исходными данными для построения диаграмм могут быть данные таблиц либо запросов. Реальные таблицы в базах данных содержат огромное количество записей. Если при построении диаграммы не ограничить количество отображаемых в ней данных, то она будет загромождена излишними деталями. Поэтому чаще всего диаграммы строят по результатам запросов к базе данных.

Удобнее для построения диаграмм использовать итоговые или перекрестные запросы. Например, можно построить диаграмму по результату итогового запроса, подсчитывающего средний балл каждого студента за прошедшую сессию.

Основные элементы диаграмм Access показаны на рисунке 5.

Рисунок 5 Элементы диаграмм MS Access

 

Построение диаграммы с помощью Мастера диаграмм

Для создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм нужно перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать. В окне диалога Новая форма выбрать тип Диаграмма и указать источник данных для нее (таблицу или запрос). Сразу после этого начинается процесс построения диаграммы.

Во первом окне Мастера диаграмм нужно указать поля, необходимые при построении диаграммы. Для этого нужно скопировать их из списка Доступные поля в список Поля диаграммы.

Второе окно Мастера диаграмм служит для выбора типа диаграммы. Правильный выбор типа диаграммы имеет большое значение, т.к. неудачный выбор может привести к ложным выводам.

В третьем окне Мастера диаграмм можно изменить способ представления данных на диаграмме, меняя с помощью мыши положение кнопок с именами полей, расположенных в правой части диалогового окна. Результат построения диаграммы можно просмотреть, нажав кнопку Образец.

В последнем окне Мастера диаграмм вводится название диаграммы. На этом процесс построения диаграммы завершен.

Редактирование диаграмм

Поскольку возможности Мастера диаграмм ограничены, для оформления и редактирования диаграмм лучше использовать MS Graph, запуск которого осуществляется двойным щелчком мыши на диаграмме в форме, открытой в режиме Конструктора.

Каждый элемент диаграммы имеет определенный набор параметров, значения которых устанавливаются в соответствующем окне редактирования, которое открывается двойным щелчком мыши на необходимом элементе.

Отредактировать текст легенды или сами данные можно через таблицу данных, которая также отображается в режиме MS Graph.