2018-02-14
276
Доброволец должен знать, кто отвечает за добровольческую программу в организации или подразделении. Также они должны знать, перед кем несут повседневную ответственность. Это непосредственный начальник добровольца, в крупных организациях это, как правило, не руководитель программы, а другой человек. Как правило, непосредственным руководителем добровольца является член оплачиваемого персонала, ответственный за тот участок работы, к которому приписан доброволец.
Для того чтобы руководить, эти люди должны знать, что ожидается от добровольца и в какой поддержке нуждается доброволец. Конечно, у них будет копия описания работы добровольца, в создании которого они, скорее всего, будут помогать.
“перед набором добровольцев создайте систему работы с информацией”
Непосредственные руководители должны быть внимательными, доброжелательными, хотеть работать с добровольцами. Было бы идеально, если бы они были воодушевлены возможностью привлечения добровольца, поскольку им предстоит играть ключевую роль в формировании у добровольца преданности делу.
Ведение учета
Прежде, чем кто-либо из добровольцев появится у вас на пороге, вам надо создать средства обработки миллионов мелких деталей, связанных с процессом успешного осуществления добровольческой программы. Наиболее естественно использовать информационную систему на базе анкет и рабочих папок. Компьютерная база данных может быть создана позднее.
Анкета, которую заполняет доброволец в момент прихода, дает вам основную информацию об этом добровольце. Такая форма должна проектироваться так, чтобы вы могли получить начальную информацию для собеседования, отбора и назначения на рабочее место. Конечно, под рукой у вас должны быть копии всех описаний рабочих мест добровольцев. Кроме того, вам необходимо знать, какие участки уже имеют достаточно добровольцев, и где есть вакансии.
Основная часть всякой системы делопроизводства - ведение записей о качестве работы добровольца. Это необходимо для оказания повседневной поддержки добровольцу, такой, как их поощрение, продвижение их до того, как им надоест их текущая должность, рекомендация для включения их в состав участников семинаров и курсов. Кроме того, подавая заявление на оплачиваемую работу, многие добровольцы будут ссылаться на свой опыт работы, и вам, либо вашему последователю, если вы покинете свою работу, придется отвечать на вопросы о том, как доброволец справлялся со своей работой. Сможете ли вы гарантировать точный ответ?
“анкеты дают основную информацию о каждом добровольце”
АНКЕТА ДОБРОВОЛЬЦА
Фамилия —————————————
Имя _____________________________
Адрес_________________________________________________
Почтовый индекс_____________
Домашний телефон ______________________
Рабочий телефон_____________________________________
Возраст: до 15__________16-30 _____________
31-45______________45-60___________________________
более 61___________________________________________
Студент_____________Пенсионер_______Домохозяйка_________
Безработный______________________________________________________________________________________________________
Имеет работу____________________________________________________________________________________________________________
Профессия_________________________________________________________________________________________________________
Место работы или учебы___________________________________________________________________________________________________________
Образование, опыт работы___________________________________
Знание языков, особые навыки, музыкант, художник и т.д._____________________________________________________
Интересы, увлечения, занятие спортом__________________________________________________
_______________________________________________________
Опыт работы добровольцем________________________________
_______________________________________________________
“папка, заведенная на каждого добровольца, позволит вам организовать информацию”
Для организации этой информации самым распространенным способом является заведение данных о каждом добровольце. Даже если они держатся под замком, все равно надо предполагать, что доброволец и другие могут получить доступ к этому делу, потому информацию, имеющую личный характер, записывайте только в зашифрованной форме.
Некоторые вещи, которые вы можете захотеть включить в личные данные добровольцев:
ü анкеты;
ü копии описаний каждой работы, которые занимал доброволец;
ü копии оценок качества работы добровольца;
ü прохождение курсов обучения и ориентации с кем связываться в чрезвычайных ситуациях;
ü количество отработанных часов (возможно, эту запись удобнее вести в едином табеле);
ü дополнительная деятельность, такая, например, как посещение собраний по планированию, подготовка ежегодных собраний;
ü поощрения.
Кто будет проводить собеседования?
Подумайте о тех, кто будет сидеть с каждым добровольцем, рассказывая ему о вашей организации, обсуждая доступные возможности добровольческой работы, и кто будет определять, подходит ли доброволец к предлагаемой должности. Если каждое собеседование будет длиться полчаса, а, скорее всего час, сколько времени в неделю это потребует? Хорошими собеседователями могут быть не только руководители добровольческой программы, но и оплачиваемый персонал, либо сами добровольцы, но они должны предварительно получить хорошую подготовку.
Поскольку проводящий собеседование будет скорее всего первым человеком из организации, с которым столкнется доброволец, вы должны быть уверены, что он сможет установить положительные отношения и действовать так, как будто он сам руководитель программы добровольцев. Не думайте, что любой человек может провести собеседование.
“кто бы не проводил собеседование с добровольцами, он должен быть хорошо подготовлен к этой роли”
