Добровольцы: как их найти как их удержать (фрагмент)

Юнайтед Уэй Интернэшнл

 

Ниже дан перечень 10 положений, составляющих основу предварительного планирования процесса набора добровольцев и создания им благоприятной рабочей обстановки. Конечно, этим не исчерпываются все важные вопросы, да и не все эти пункты могут оказаться необходимыми. В вашей конкретной ситуации часть из них может оказаться не применимыми. Вы также должны почувствовать, какие из положений наиболее важны для вашей программы. Но эти положения можно использовать, как контрольный перечень, чтобы проверить, насколько фундаментально подготовлена ваша программа, а также как руководство к планированию. Думали ли вы об этих подготовительных этапах применительно к вашей ситуации и о путях, которыми вы могли бы их использовать?

Цель

Есть ли у вас ясное представление о роли добровольцев в вашей организации или группе? Другими словами, подготовили ли те, кто считает использование добровольцев необходимым, общее описание этой необходимости? Будучи написанным, это описание должно быть доведено до каждого в организации, чтобы каждый знал, с какой целью вы хотите привлечь добровольцев. Вот некоторые примеры:

ü расширить сферу ваших услуг;

ü обогатить существующую программу;

ü привлечь общественность, чтобы получить поддержку вашей работы;

ü обучить потенциальных сотрудников и добровольцев.

Без заявки о фундаментальной цели программы, ей будет не хватать твердых основ и ясной направленности. Естественно, сформулированная вами цель должна быть открыта для оценок и изменений.

Приемлемость для администрации и персонала

“существуют способы сформировать положительные отношения со стороны оплачиваемого персонала”

Где только возможно, следует получать полную поддержку использования добровольцев со стороны администрации, включая правление. Без полной поддержки со стороны руководства ваша программа будет постоянно сталкиваться с недоразумениями.

Также следует проконсультироваться с оплачиваемым персоналом, который будет работать непосредственно с добровольцами. Поскольку добровольцы будут тесно взаимодействовать с ними, их поддержка жизненно необходима. И хотя отдельные представители оплачиваемого персонала будут выказывать нежелание работать с добровольцами, не стремитесь на них надавить. Они сами начнут сотрудничать, когда увидят, насколько полезными оказались добровольцы в других областях.

 

Способы формирования приемлемости и положительного отношения со стороны оплачиваемого персонала к использованию добровольцев:

ü привлекайте персонал и руководство к планированию программы, ее формированию и оценкам;

ü разрабатывайте описания рабочих мест добровольцев с привлечением персонала;

ü проведите собрание по ориентированию персонала;

ü по возможности обучайте персонал и добровольцев совместно;

ü привлекайте персонал к обучению добровольцев;

ü запланируйте регулярное проведение собраний или неформальных встреч персонала и добровольцев;

ü привлекайте персонал к поощрению добровольцев;

ü поощряйте персонал, оказывающий помощь.

Руководитель добровольческой программы

"кто будет отвечать за то, чтобы дела шли хорошо?"

Поскольку добровольческая программа включает множество разнообразных аспектов и деталей, необходимо иметь конкретного человека, отвечающего за то, чтобы дела шли хорошо. Объем работы такого человека не следует недооценивать.

Сфера ответственности руководителя добровольческой программы включает:

ü планирование программы по набору;

ü определение, в каких областях деятельности будут использоваться добровольцы;

ü описание работы для каждой добровольческой должности;

ü собеседования, отбор и расстановка добровольцев;

ü планирование и осуществление ориентации и обучение добровольцев;

ü ведение повседневной регистрации работ добровольцев;

ü распространение информации о программе среди общественности;

ü продолжение поддержки добровольцев по мере необходимости

ü оценка хода добровольческой программы;

ü поддержка связей;

ü ориентировка персонала, подбор непосредственных руководителей добровольцев.

Многие из этих задач могут быть выполнены во взаимодействии с комитетом или группой планирования. Помните, что привлечение персонала и руководства крайне важно.

Важно отметить, что первейшая задача Руководителя добровольческой программы - это руководить. Большинство повседневной работы может быть передано другим работникам, но кто-то должен отвечать за согласованность действий.

“группа планирования создаст более широкое понимание”

Вы можете предпочесть какое-нибудь другое название своей работы, например Координатор добровольцев. Директор добровольцев. Менеджер добровольцев, чтобы определить должность человека с такой ответственностью.

Как бы не называлась должность, этот человек должен иметь в организации достаточно высокий ранг, чтобы иметь возможность влиять на все факторы, которые являются слагаемыми успеха добровольческой программы. В идеале, это должна быть оплачиваемая должность с полной занятостью, но на ранних этапах программы это может быть невозможным.

Группа планирования

Если руководитель добровольцев будет выполнять все задачи планирования и принимать решения в одиночку, это может оказаться для него непосильной задачей. У одного человека не может быть всего опыта или информации, которая для этого нужна. Создание группы планирования не только распределит рабочую нагрузку, но и привлечет представителей групп, на которые добровольческая программа может оказать влияние. Такое привлечение оказывает огромную помощь в создании ясного понимания целей и задач программы. Поэтому подумайте о включении в группу планирования представителей от:

ü администрации, правления, руководства, трудового коллектива;

ü профессионалов, высококвалифицированных работников;

ü членов организации с различными степенями ответственности;

ü действующих добровольцев, добровольцев в прошлом;

ü подопечных или потребителей ваших услуг;

ü других заинтересованных членов общества с необходимым опытом и знаниями, например, в таких областях, как отношения с общественностью, бухгалтерия, менеджмент, планирование программ, руководство добровольцами.

С течением времени вы можете захотеть пригласить и других членов вашей общественности на одно-два заседания, чтобы получить свежий взгляд на то, что делается, и обратную связь о качестве работы.

5. Задачи и оценки

В то время как цель является обобщенной формулировкой, не изменяющейся в течение нескольких лет, задачи начинаются и завершаются в короткие отрезки времени. Они измеримы, занимают определенный период и выполнимы. Они - это та деятельность, посредством которой достигается конечная цель. Они могут также подсказать вам принципы оценки вашей программы по истечении некоторого времени, давая понятие о том, что означает "успех" в конкретной ситуации.

Примеры задач, решаемых в ходе выполнения программы:

ü число набранных добровольцев

ü объем добровольческого времени в часах (на одного добровольца, на месяц, на отдел и т.д.)

ü число и виды выполняемых работ

ü уровень завершенности конкретных проектов и заданий

ü объем обучения

ü процентная доля подопечных или объем услуг, в которых будет оказана помощь

ü уровень развития каждого из элементов программы

ü степень удовлетворенности добровольцев, персонала, администрации, подопечных и т.д.

На этом этапе следует установить конкретный день для собрания по предварительной оценки деятельности. Другие собрания последуют через различные промежутки времени в ходе выполнения программы. Будьте открытыми, давая возможность развития и изменения задач и целей программы.

6. Финансирование

"предлагайте возмещение текущих расходов добровольцев"

Для оплаты всех расходов, связанных с добровольческой программой, необходимо организовать соответствующие источники финансирования. Они должны быть одобрены администрацией и управляющими и формализованы в виде бюджета.

Некоторые возможные расходы:

ü возмещение текущих мелких расходов добровольцев;

ü организационные расходы, плата за телефон, оргтехнику и т.д.;

ü помещение для новой программы;

ü расходы на поощрение добровольцев;

ü расходы на связь с общественностью, публикации, издание материалов, проведение собраний;

ü зарплата и премии персонала, работающего с добровольческой программой;

ü профессиональное обучение добровольцев и персонала.

Вам следует постоянно предлагать возмещать мелкие расходы добровольцев, такие, как: автобусные билеты, кофе, питание, в случае, когда они работают во время обеденного перерыва и т.д. Добровольцы-водители могут потребовать возмещения расходов в связи с пробегом машин, других добровольцев, несущих расходы в связи с выполнением работы, можно попросить предоставлять счета на возмещение. Многие добровольцы откажутся от такого возмещения, другие - нет; предлагая оплату расходов, вы обеспечиваете то, что добровольцы с разными уровнями доходов будут рады принять участие в вашей программе;

 

7. Роли добровольцев и описание

“услуги добровольцев улучшают и расширяют работу оплачиваемого персонала, а не подменяю ее”

Некоторое время следует потратить, чтобы детально рассмотреть, что будут делать добровольцы, какие навыки им потребуются, где они будут работать и с кем. Первым шагом будет краткое описание тех заданий, которые добровольцы могут выполнять для организации. Их следует затем рассмотреть подробнее, чтобы понять, соответствуют ли они общим целям организации и предназначению добровольческой программы.

Работа также должна подходить и добровольцу. Получит ли он от нее удовлетворение? Можно ли сделать что-то полезное за два-четыре часа в неделю? Улучшает ли их задание работу оплачиваемого персонала или грозит ему потерей работы?

Также следует задуматься над продолжительностью и распорядком работы добровольцев. Многие добровольцев имеет также и оплачиваемые рабочие места и свободны лишь вечерами или по выходным. Другие могут избегать таких добровольческих работ, которые требуют длительной связи с организацией, а скорее предпочтут работу на краткий период, которая не идет вразрез с их интересами. Подумайте и о таких заданиях, которые могут быть выполнены группой, такой как семья, религиозный или социальный клуб, трудовой коллектив какой-либо компании, или просто группа друзей.

Для каждой должности, которая будет занята добровольцем, или выполняемой работы составьте описание работы. Иногда, это детальное определение обязанностей и ответственностей добровольца, называемое описанием работы добровольца или описанием обязанностей. Оно показывает, что организация или подразделение может ожидать от добровольца, и что доброволец может ожидать от организации или подразделения. Составление описания рабочего места обеспечивает, чтобы были тщательно рассмотрены, спланированы и одобрены все аспекты должности добровольца.

Далее, оно будет полезным для набора и собеседования, поскольку в нем перечислены требования к работе и квалификации, которые должен иметь человек, который будет эту работу выполнять. Это также является основой обучения добровольца, контроля за ним и оценки его деятельности.

“описание работы защищает как добровольца, так и организацию”

Описание работы должно включать:

ü название должности предназначение работы и ее связь с общими задачами;

ü обязанности и ответственность, включая описание оборудования, на котором придется работать или персональные требования, такие как неразглашение информации;

ü навыки, квалификация или опыт, который требуется для выполнения работы;

ü особые характеристики, например то, что работа может быть выполнена инвалидом, или группой друзей, или семьей, или на дому;

ü затраты времени в неделю и предполагаемая продолжительность в месяцах;

ü непосредственный руководитель, перед которым будет нести ответственность доброволец;

ü какие расходы будут возмещаться;

ü как будет произведено ориентирование;

ü предоставляемое обучение;

ü даты первоначального написания и последующих пересмотров описания работы.

Помните, что описание работы несет смысл "контракта" или соглашения между добровольцем и организацией или подразделением. Оно защищает права добровольца, но и дает возможность персоналу или организации предъявить к нему требования, если он не выполняет своих обязанностей. Это соответствует интересам обеих сторон, затем, описание работы четко описывает, чего ожидает каждая сторона.

Следует обеспечить, чтобы вы и доброволец регулярно пересматривали описание рабочего места и определяли необходимость его изменения. Вы можете захотеть создать новое описание работы, привлекая при этом добровольца, или вместе с ним пересматривать описание через определенные периоды времени. Не забывайте проставлять, даты создания оригинала описания и последующих его изменений и пересмотров.

Доброволец имеет следующие права:

ü чтобы к нему относились как к коллеге

ü получить подходящее назначение

ü знать об организации как можно больше

ü пройти курс обучения работе

ü продолжать обучение в ходе работы

ü получать регулярные оценки качества выполняемой работы

ü быть руководимым и опекаемым

ü получать продвижение по службе и разнообразный опыт

ü быть услышанным

ü быть поощряемым

ü в случае необходимости получать финансирование своей работы.

Права добровольца можно рассматривать, какответственность организации, а права организации - как ответственностьдобровольца.

 

“непосредственный руководитель добровольцев играют ключевую роль”

Доброволец несет следующие ответственности:

• должен быть искренним в предложении услуг, верить в ценность выполняемого задания

• должен быть предан организации, в которой работает

• поддерживать достоинство организации и ее связь с общественностью

• выполнять задания качественно и ответственно

• принимать указания и решения, которые делает руководитель добровольцев

• стремиться обучаться и участвовать в ориентации, программах обучения, собраниях, непрерывно изучать работу.

• понимать функции оплачиваемого персонала, поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения с ними, не выходить за рамки описания своей работы добровольца