Структура базы данных

Общие сведения.

База данных (БД ) — это структурированная упорядоченная совокупность данных, которыми управляют централизованно.

 Набор средств, необходимых для создания, изменения данных и обеспечения доступа к ним, называется системой управления базами данных (СУБД ).

База данных рассчитана именно на поиск данных и выдачу их пользователю.

К одной базе данных возможен доступ сразу нескольких пользователей одновременно.

Существуют три вида баз данных: сетевые, иерархические и реляционные. Они различаются способом реализации связей между данными.

Ø Сетевые БД реализуют связи посредством отношений, в результате данные в базе связаны между собой подобно сети.

Ø Иерархические БД являются некоторой разновидностью сетевых БД, связи направлены строго «сверху вниз.

Ø Реляционные БД реализуют связи между данными посредством ссылок (или реляций), т. е. одни данные хранят ссылки на другие данные. Такие БД имеют жесткую структуру и могут быть представлены в виде таблиц.

В настоящее время наиболее широко распространены реляционные базы данных, базы данных в Мicrosoft Асcess являются реляционными.

Важным требованием, предъявляемым к таблицам реляционной базы данных, является минимизация количества повторяющихся данных. Если в одной таблице существуют повторяющиеся данные, то их следует поместить в другую таблицу, которая включает в себя первичный ключ первой таблицы.

СУБД “Access” входит в состав пакета Office ХР, содержит набор средств, реализующих все функции, связанные с управлением базой данных. Достоинством Мicrosoft Асcess является и то, что всей базе данных соответствует только один файл на диске, содержащий все ее объекты.

 

Окно программы ACCESS.

Элементы окна:

· Строка заголовка;

· главное меню, содержит Файл, Правка, Вид, Сервис …;

· панели инструментов:

Стандартная панель инструменто в Асcеss содержит набор значков, соответствующих наиболее часто используемым командам,

Панель инструментов окна базы данных может содержать и другие значки, поскольку некоторые из них добавляются на панель инструментов в процессе работы Асееве в зависимости от типа активного объекта.

· Раздел Объекты содержит вертикальный ряд кнопок, представляющих все объекты ACCESS (таблицы, запросы, формы и т.д.);

· Раздел Группы содержит созданные пользователем группы объектов.

· строку состояния;

Документы Ассеss.

Документом Асcеss является база данных. Файл имеет расширение .mdb.

Любому объекту в базе данных — таблице, запросу, форме, отчету, макросу, модулю — соответствует определенное окно. Ассеss позволяет открывать на экране несколько окон. Однако они могут соответствовать только различным объектам открытой базы данных.

Особенность Асcеss при работе с документами состоит в том, что в отличие от других программ пакета Microsoft Officce он работает только с одной базой данных одновременно.

Объекты Access.

Таблица —элемент данных, представляющий собой набор записей одного типа. Таблица всегда имеет имя и может быть пустой, т. е. не содержать записей.

Запрос — объект, задающий правило выбора нужных данных из базы. Его результатом является набор записей, т. е. некоторая временная таблица.

Форма — объект, позволяющий отображать и редактировать данные в удобном для пользователя виде. Кроме данных форма может содержать и другие элементы, например рамки, линии, геометрические элементы (дуги, окружности). Можно также располагать в форме текст, метки и даже кнопки, позволяющие запускать команды (например, команды перехода в другую форму или расчета некоторых значений).

Отчет — объект, позволяющий получать данные в пригодном для вывода на принтер виде. Он может содержать различные элементы оформления.

Макро с — объект, дающий возможность с помощью одной операции выполнять некоторую последовательность команд; Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с БД проводятся часто.

Модуль — объект, представляющий собой программу на каком-либо языке программирования, реализующую некоторый алгоритм обработки данных в базе.

 

Таблицы.

Особенности таблиц БД:

Таблицы БД не являются самостоятельными документами (файлами).Структура таблиц входит в состав общего файла наряду с запросами, формами и другими объектами. При изменении структуры таблицы система выдает запрос на сохранение изменений. Но содержание таблиц нельзя сохранить принудительной командой или, наоборот, отказаться от его сохранения. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение. Как только заканчивается ввод данных в одно поле и происходит переход к следующему полю, данные немедленно записываются на жесткий диск

Создание таблицы:

Ø Запустите Access;

Ø Новая база данных;

Ø введите имя файла новой базы данных;

Ø нажмите кнопку Создать;

Ø в появившемся окне перейдите на вкладку Таблицы;

Ø нажмите кнопку Создать;

Ø выберите способ создания таблицы.

Способы создания таблиц:

Ø Режим таблицы — в виде таблицы (наполнять таблицу данными);

Ø Конструктор — вручную, в Конструкторе таблиц (изменять структуру: удалять, добавлять поля, изменять их свойства);

Ø Мастер таблиц — пошаговое создание;

Ø Импорт таблиц — копирование из другой базы данных;

Ø Связь с таблицами — установление связи с таблицей из другой базы данных. При этом сама таблица не копируется, но ее структура и данные становятся доступными в текущей базе данных.

Элементы таблиц:

Ø Поле;

Ø Запись.

Поле — это наименьший элемент данных, имеющий имя и значение.

Запись — элемент данных, состоящий из значений нескольких полей. В отличие от поля запись не имеет имени, но имеет номер.

 

Для того чтобы найти нужную запись в таблице, используется метод ключей поиска. Он состоит в нахождении записи с помощью значения одного из ее полей. Это поле называется ключевым или просто ключом. Если один из ключей уникален, т. е. его значения не повторяются среди всех записей в таблице, то он называется первичным ключом. Этот ключ всегда указывает только на одну запись в отличие от остальных ключей, которые указывают на определенное множество записей (возможно, вообще ни на какие записи) и значения которых могут повторяться. Обычно в роли первичного ключа выступает специальное числовое поле, значение которого автоматически увеличивается СУБД при добавлении записей в таблицу. Такое поле называется идентификатором.

 

Поле.

Имя поля — это строка длиной не более 64 символов включая пробелы.

Тип поля указывает, какие значения может содержать поле. В СУБД Ассеss определены следующие типы полей:

Ø Текстовый — строка текста длиной не более 255 символов;

Ø Поле МЕМО — текст объемом до 64 000 символов;

Ø Числовой — для записи чисел;

Ø Дата/Время — для записи даты и времени;

Ø Денежный — числовой тип для записи денежных сумм; при просмотре его значений выводится символ валюты;

Ø Счетчик — числовой тип, значения которого изменяются системой автоматически;

Ø Логический — логический тип, значения которого Да или Нет, Истина или Ложь, Вкл или Выкл;

Ø Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением;

Ø Гиперссылка адрес гиперссылки – путь к объекту, документу или Web-страницы;

Ø Мастер подстановок позволяет создавать поле со списком для выбора значений из какой-то таблицы БД.

 

 

(Необязательно)! Дополнительные свойства полей.

название	назначение
размер поля	определяется максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле.
формат	определяется формат представления данных при выводе на экран или печать
число десятичных знаков	определяется число знаков, выводимых после десятичного разделителя
маска ввода	определяется образец для всех данных, которые вводятся в это поле. Позволяет контролировать правильность данных при вводе.
подпись поля	определяется обозначение, которое должно быть распечатано в форме или отчете. При отсутствии данного значения за основу автоматически будет взято имя поля.
значение по умолчанию	определяется значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных
условие на значение	определяется выражение, которое устанавливает ограничение на значения при вводе данных. Позволяет контролировать правильность данных при вводе.
сообщение об ошибке	определяется сообщение об ошибке, появляющееся при вводе значения с нарушением наложенного условия
обязательное поле	определяется возможность хранения в поле значения Null, параметр, определяющий, обязательно ли нужно вводить значение поля. Если он установлен в Да, то редактирование записи не закончится, пока в поле не введено значение, а если он установлен в Нет, то можно оставить поле пустым
пустые строки	определяется разрешение на ввод пустых строк
индексированное поле	определяется, нужно ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки признак того, надо ли создавать индекс по этому полю. Индекс позволяет быстро находить требуемые записи по заданному ключу поиска (не обязательно первичному!).

 

Структура базы данных.

Структуру базы данных составляют таблицы и связи между ними — схема данных.

Связь (отношение) устанавливается между двумя полями таблиц, причем эти поля должны быть одного типа и одного размера.

Перед заданием связей необходимо закрыть таблицы, так как невозможно установить связи между открытыми (редактируемыми) таблицами.

Связи таблиц в реляционных базах данных бывают: «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Отношение типа «один-к-одному» устанавливается между двумя первичными ключами разных таблиц, каждой записи одной таблицы соответствует одна запись другой.

Отношение типа «один-ко-многим» — между первичным ключом одной таблицы и ключом другой таблицы (наиболее широко распространены), каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой. Одна таблица определяется как  главная, другая – подчиненная.

Отношение типа «многие-ко-многим» - каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей другой и наоборот. Это сетевые групповые отношения, не могут поддерживаться в реляционных БД. Обычно реализуются через третий объект, с которым исходные объекты связаны соотношением «один-ко-многим».

Две записи связаны, если значения связанных полей у них полностью совпадают.

Создание связей между таблицами осуществляется через специальное диалоговое окно, которое называется Схема данных. Это окно открывается щелчком на одноименной кнопке панели инструментов или через меню Сервис. Затем добавляют все таблицы, которые надо связать. Связь между полями устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной таблицы в другую на соответствующее ему связанное поле. При этом открывается возможность задать свойства образующейся связи:

обеспечение целостности данных – т.е.

1. в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

2. в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

3. в главной таблице нельзя изменить значение ключа связи, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

Если для выбранной связи активизируется Обеспечение целостности данных, то можно задать следующие режимы:

каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременной обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. (Например, если изменилась фамилия какой-то клиентки, то вносятся изменения только в одну таблицу, а в связанные с ней изменения вносятся автоматически.)

 

Запросы.

Для одной и той же базы данных можно создать множество различных запросов, каждый из которых будет извлекать из базы ту часть информации, которая необходима пользователю в данный момент. В результате работы запроса из общей БД формируется результирующая таблица.

Запросы можно создавать автоматически с помощью мастера или вручную с помощью Конструктора.

Виды запросов.

Запросы на выборку. Цель запросов такого вида состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Условие отбора представляют собой выражения, включающие конкретные значения, имена полей, константы, операторы, функции и т.д., и задает критерий для отбора записей.

Операнды.

операнды	описание
литералы	Конкретные значения: Ø Числа, Ø Текст (в двойных кавычках) Ø Даты (заключ-ся в символы #)
константы	Неизменяющиеся значения: TRUE, FALSE, NULL, ДА, НЕТ
Идентификаторы (ссылки)	Имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д. (заключаются в [ ],! используется при указании ссылки на поле в конкретном объекте БД): [Группа]![ФИО]

Операторы.

LIKE	Для отбора текстовых данных по шаблону, шаблон заключается в кавычки ? один любой символ * любое количество символов # любая цифра [ ]допустимый диапазон символов [! ] недопустимый диапазон символов   Пример: Like “Минск” (все записи со значением Минск) Like “?#[5-8][!1-3]A*” (все записи: 1 позиция – произвольный символ, 2 позиция – произвольная цифра, 3 позиция – любое число от5 до 8 4 позиция – любое число кроме чисел от 3-5, 5 позиция – буква А, Далее – любые символы
=, >, <, >=, <=,<>
AND	Логическое И Пример: >10 and <=20 (в числовом поле)
OR	Логическое ИЛИ Пример: 10 or 20 or 30 (в числовом поле), Like “M*” or Like “A*” (в текстовом поле)
NOT	Логическое НЕ (отрицание) Пример: Not like “белый”
BETWEEN X1 AND X2	Интервал от Х1 доХ2 включительно Пример: Beteewn 10 and 20 – (>=10and <=20)
IN	Проверяет равенство любому значению из списка Пример: In (“Минск”;”Орша”;”Витебск”) (“минск”or “орша” or “витебск”) In (10;20;30) (10 or 20 or30)