Стандарти ІСО 9000 як інструмент виробничого партнерства

Етап становлення процесу використання стандартів ІСО 9000 жадає від будь-яких компаній розвитку комунікацій і уміння керувати інформацією, що особливо актуально в епоху знань. Розглянемо реальний процес становлення стандартів ІСО 9000 та їхній вплив не тільки на розвиток виробничого партнерства, що забезпечує конкурентноздатність.

ІСО 9000 як інструмент міжперсонального спілкування.

У більшості випадків формування міжперсонального спілкування - досить складна справа, зв'язана з навколишнім оточенням у корпорації, де люди об'єднані виконанням спільних робіт.

Стандарти ІСО 9000, у яких участь в одержанні і використанні інформації вважають ключовим фактором для проведення внутрішніх аудитів, мимоволі ламають комунікаційні бар'єри, що ще існують у багатьох організаціях. Заохочення розроблювачів до взаємодії поліпшує спільні виробничі процеси і забезпечує зміни всієї системи менеджменту.

Взаємодія персоналу - ключ до встановлення ефективних виробничих відносин з постачальниками і життєво важливий елемент проінформованості менеджменту. Втрата взаємодії і розрив відносин з постачальником тотожні втраті прибутку. Навпаки, надійна взаємодія забезпечує успіх у конкуренції.

Таким чином, стандарти ІСО 9000 можна розглядати як основу для поліпшення взаємодії персоналу, на чому компанія буде будувати свою діяльність.

ІСО 9000 як інструмент побудови команд для інформаційних потоків. Компанії, що впроваджують стандарти ІСО 9000 і втягують у цей процес всіх своїх співробітників, створюють команди для документування робочих процедур і систематичних перевірок створених ними систем якості. У залежності від компанії розмір команд різний.

Будь-якому окремому працівникові або групі співробітників доручають задачу, для вирішення якої необхідна документація, що включає визначені виробничі вимоги до працівника або групи. Необхідна документація надходить ззовні цієї групи, а інформація, одержувана з групи, погоджується з загальними цілями всієї компанії.

Подібний інформаційний інструмент, як показує світовий досвід, можна досить ефективно використовувати для управління інформаційними потоками усередині компанії і при роботі з постачальниками. У цьому випадку мова йде скоріше про моніторинг інформаційного потоку для оцінки його своєчасності і правильності. Для цього співробітники виконують спеціальні роботи по підтримці інформаційного потоку.

ІСО 9000 як інструмент розподілу інформації.

Розподіл інформації усередині команди, відділу або всієї компанії - серцевина процесу внутрішнього аудита на відповідність вимогам стандартів ІСО 9000. Розподіл інформації дозволяє компанії відчути всю вигоду від впровадження цих стандартів і одержати знання, необхідні для підвищення якості і поліпшення діяльності.

Політика компанії служить головною перешкодою розподілові інформації. Стандарти ІСО 9000, які призивають всіх співробітників до відкритої взаємодії, формують етап більш ефективного одержання і використання інформації.

Розподіл інформації, заснований на створенні інформаційних зв`язів з постачальниками і на менеджменті, є тими ж передумовами для ефективності, що і стандарти ІСО 9000. Працівники повинні відчути волю розподілу інформації. Крім того, стандарти ІСО 9000 дозволяють розподіляти необхідну інформацію з усіх процесів всередині компанії, а також між усіма зацікавленими зовнішніми партнерами.

ІСО 9000 як основа моніторингу інформаційних потоків. Одна справа - розробляти робочу документацію по виконанню виробничих процедур, і зовсім інше -підтримувати в довгостроковому плані вільно функціонуючу систему документування, яку можна легко перевірити без додаткових бюрократичних складностей. Ключем для розробки гнучкої системи документування може бути становлення етапів її проектування і формування політики компанії.

Аналогією добре працюючої системи документування служить випуск газети. Працівники формують інформацію про хід виконання виробничих процедур або розробляють рекомендації з їхніх змін для лідерів команд, а ті, у свою чергу, направляють її в центральний відділ системи документування. Працівники відділу сортують, поєднують пропозиції, що надійшли, у «Посібник з якості» для загального аналізу по всій компанії.

Тим часом перед менеджментом постає задача розробки і впровадження системи аналізу процедурних змін, що не заважають виконанню основної роботи. Успішні компанії проектують процеси аналізу, що встановлюють довгострокові границі між кризовими ситуаціями і пропозиціями, що надходять. Вони аналізують систему, що захищає практичну діяльність компанії від індивідуального впливу працівників або тиску політиків.

В компаніях, де пропагується участь усіх співробітників у діяльності системи якості, існує відкрита взаємодія колективу і створена вільно працююча система документування, що передбачає внесення необхідних змін на всіх рівнях структури, що є прекрасною основою для формування ефективної системи менеджменту.

ІСО 9000 як інструмент створення інформаційного менеджменту. Стандарти ІСО 9000, що представляють собою документований процес, сприяють удосконалюванню створення нормативної документації. У підсумку співробітники компанії самі починають складати робочі інструкції правильною мовою, зрозумілим для всіх.

Компанії, що прагнуть використовувати менеджерів з якості або консультантів для складання робочих інструкцій, втрачають здатність допомогти своїм співробітникам підвищити їхню майстерність створення робочих документів, так необхідне в системі поглиблення знань. Навпаки, компанії, що втягують весь персонал у написання нових інструкцій і внесення необхідних змін у вже існуючі, сприяють розвиткові взаємозв'язків у колективі, а використання технічних досягнень в області зв'язку - Інтернету та електронної пошти - підготовлюють компанії до створення високотехнологічної продукції.

ІСО 9000 як основа формування безперервного потоку інформації. Інформаційне перевантаження - проблема багатьох компаній, особливо при використанні системи документації по стандартах ІСО 9000. Як організувати ефективне урвління інформаційним потоком або редагування існуючих інструкцій, оскільки в більшості випадків зберігаються величезні інформаційні масиви різних систем документації?

Окремі компанії при розробці своїх систем документування використовують методи попереднього сортування і розмежування інформації, що надходить. Керівництво і співробітники зіставляють практичні вимоги стандартів ІСО 9000 з генеральними цілями розвитку компанії, у результаті чого інформацію можна представити за допомогою коефіцієнтів її важливості. Вони використовують практику, названу інформаційною розважливістю. Безумовно, комп'ютеризація допомагає цьому процесові.

Формування інформаційної розважливості і її правил сприяє вільному функціонуванню і системи документування по стандартах ІСО 9000 і компанії, і систем, розроблювальних її постачальниками. Для одержання надійного й оперативного інформаційного потоку потрібно розробити передавальну систему з обмеженням кола розв'язуваних задач. Менеджерам необхідно сформувати правила керування інформацією, зрозумілі співробітникам, що мають відношення до збору і використання інформації для виробничих операцій.

Стандарти ІСО 9000 і розвиток інформаційних технологій.

Тепер зупинимося на зв'язку процесу використання стандартів ІСО 9000 з комунікаціями всередині компанії і розвитком інформаційних технологій (ІТ), що дозволяють допомогти працівникам у переході до системи поглиблених знань, що додають цінність компаніям і підвищують конкурентноздатності.

Сьогодні працівники розраховують на інформацію для створення стратегічних підходів до посилення конкурентноздатності компанії. Наприклад, водія вантажівки можна попросити зібрати ринкову інформацію про маршрут його проходження. Сучасні технології, включаючи комп'ютер у кабіні вантажівки, допомагають зібрати і зберегти необхідну інформацію, а за допомогою каналів зв'язку оперативно передати її відділові маркетингу. В іншому випадку по числу замовлень на вантажні перевезення можна скласти уявлення про тенденції зміни вимог споживачів. Ще раз повторимо, це значно полегшується з використанням комп'ютерів.

Для працівників насамперед необхідно навчитися читати стандарти, складати робочі інструкції і методики, а також проводити найпростіший аналіз процесів. Як уже відзначалося, стандарти ІСО 9000 є основою для розвитку цих здібностей.

Працівники, що можуть скласти робочі документи, здійснити їхнє впровадження, внести зміни і поширити інформацію, дуже добре підготовлені для допомоги компанії в зборі будь-якої стратегічно важливої інформації. Наприклад, керівництву компанії необхідно визначити тенденцію зміни продажу продукції. Для цього можна скласти бланк опитування з вказівкою декількох найменувань товару і попросити допоміжних робітників заповнити його під час своєї безпосередньої роботи з клієнтами.

Наскільки зросте цінність компанії при використанні стандартів ІСО 9000, вирішується в індивідуальному порядку. Не існує обмежень для ідей або шляхів використання компаніями інформації. Кожна з них розвивається, виходячи з власного погляду на додаткову цінність стандартів ІСО 9000, причому «цінність» тут стає частиною їхнього стратегічного планування.

За даними Британського інституту стандартів, більшість компаній добре підготовлені для практичного використання цих стандартів. Проте роль їх як організуючого інструмента розвитку комунікації часто використовується для концентрації зусиль всередині компанії. Зокрема, це відбувається через роздільне виконання робіт із забезпечення якості і розвитку інформаційних технологій, а також через надмірну увагу до стратегічних задач взаємодії.

Одним з головних досягнень (при переході до мережних систем) стала реєстрація компанії відповідно до вимог стандартів ІСО 9000. Усі використовувані нами сьогодні документи знаходяться в локальній комп'ютерній мережі. В компанії існує ряд мережних вузлів, за допомогою яких можна одержати інформацію про кожен виконуваний процес і робочу інструкцію з його правильного виконання..

Проблема, що поки не вдалося вирішити менеджерам компанії - відсутність взаємозв'язку між командами співробітників із приводу перетворення інформаційного потоку, використовуваного в локальних комп'ютерних мережах. Тому в даний час ведеться навчання членів команд ефективній роботі в мережних системах.

Етапи по збільшенню ефективності використання стандартів ІСО 9000. Багато компаній зазнали невдачі при впровадженні стандартів ІСО 9000.

Однак ефективність їхнього використання можна одержати, якщо проводити коригувальні міри в наступній послідовності:

Ø ретельно розробити і правильно почати введення документованої і перевіреної системи менеджменту якості на основі стандартів ІСО 9000;

Ø визначити всі інформаційні потоки, що зв'язують компанію з постачальниками в єдиний ланцюг;

Ø оцінити ступінь взаємозв'язку інформаційних потоків після введення системи менеджменту якості на основі стандартів ІСО 9000;

Ø проаналізувати, як стандарти ІСО 9000 можуть бути основою для інформаційного потоку між постачальниками і забезпечити практичні навички менеджменту на основі знань.