Построение автоматизированной информационной системы

На первом этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет с ней работать. Для этого нужно определить таблицы, которые должны быть в БД, отчеты, которые она должна выдавать.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД является разработка таблиц. При создании таблиц была взята СУБД Microsoft Access.**Пример 1А **

Для будущей АИС нужно составить список таблиц, которых должна содержать БД:

1. Ассортимент;

2. Поставка;

3. Поставщики;

4. Продажа;

5. Строки наклодной;

6. Строки чека;

Таблицы, будут связаны с отчётами, поставка, продажа сведения о товарах.

Описание атрибутов и их свойств.

Каждый атрибут или поле имеет тип данных. При выборе типа данных необходимо учитывать:

· Какие значения должно отображать поле;

· Сколько места необходимо для хранения значения в поле;

· Какие операции должны производится со значением в поле;

· Нужна ли сортировка поля;

· Будет ли использоваться группировка в запросах или отчетах;

· Как должны быть отсортированы значения в поле;

Формат поля задается в окне свойств, а для поля в таблице или запросе в режиме конструктора таблицы или в окне запроса. Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов. Они имеют числовой, денежный, логический типы данных, данных счетчика и даты/времени. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе.

Описание связей между таблицами-отношениями

После разработки всех таблиц необходимо установить связи между ними.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.**Пример 2В**

Наиболее часто используемый тип связи «Один-Ко-многим», то есть в каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

Еще могут быть отношения «Многие-Ко-многим», то есть одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит по крайней мере из двух полей, являющихся полями внешнего ключа в таблицах А и В.

Самый редкий тип связи «Один-К-одному», то есть запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В, и наоборот. Используют такую связь для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, для хранения конфиденциальных данных.

Для создания схемы следует воспользоваться средством создания схемы данных.

Мощь реляционных БД заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой и составной ключи.

Указание поля счетчика в качестве ключевого – наиболее простой способ создания ключевых полей.

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Уникальным будет сочетание этих полей.

Проектирование базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты базы данных необходимо задать структуру базы данных.

Основные этапы проектирования базы данных:

· Определение цели БД;

· Определение таблиц БД;

· Определение в таблице полей;

· Задание значения каждому полю;

· Определение связей;

· Определение структуры БД;

· Добавление данных;

· Создание других объектов базы данных;

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Разработка таблиц - один из наиболее сложных этапов в процессе проектирования БД.

При построении таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными критериями:

· Информация в таблице не должна повторяться.

· Когда информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте, без изменения ее в связующих таблицах;

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему, кроме тех таблиц, через которые идут связи;

· Сведения должны содержаться независимо друг от друга;

· Определение необходимых полей в таблице;

Задание индивидуального значения каждому полю

Чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать набор полей, которые определяют уникальность каждой записи в таблице, то есть каждая таблица должна содержать первичный ключ.

Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру БД и выявить возможные недочеты.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям.

Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Расходы с автоматизацией системы:

Эк.эф. – экономическая эффективность

Зп.р. – ручная работа

Зп.эвм – автоматизированная работа

Эк.эф = Зп.р. – Зп.эвм

Зп.р = S*12

S – среднемесячная заработная плата (автоматизируемой должности)

З.р = 18 000*12мес = 216 000 руб.

Рабочие станции – 1шт = 18 000*3(шт)=54 000 руб. (сократились с автоматизацией с 5 до 3)

Сервер = 60 000 руб.

Windows XP Profession = 5 000 руб.

MS Office = 15 000 руб.