Информационные потоки внутри Склада. Информационная модель «как есть»

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.

Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы предприятия.

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

· своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

· достоверности;

· релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

· полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

· полноте, т.е. не должно быть упущений;

· понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

· регулярности поступления.

Через рассматриваемое структурное подразделение ежедневно проходит огромный объем информации. Рассмотрим движение информационных потоков между Складом и прочими подразделениями. На рисунке 3 изображена схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ».

Рисунок 3 – Схема движения информационных потоков ООО «Фаворит ОПТ»

Информационные потоки в части сбора информации для закупок организованы следующим образом: менеджеры отдела продаж направляют в отдел снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров. Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

Для учета товаров в складском комплексе существуют отдельные штатные единицы – кладовщики, от которых информация поступает к менеджерам по снабжению, которые в свою очередь запрашивают / сообщают о потребности заведующему складом. Кладовщик уведомляет начальника отдела продаж о наличии / отсутствии товаров и соответственно ставит в известность о потребности начальника отдела снабжения.

По мере возникновения необходимости из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что с увеличением объемов продаж наличие ручного складского учета является недостатком и негативно отражается на системе управления материально-товарными запасами в ООО «Фаворит ОПТ», а также приводит к увеличению времени на обработку информации о наличии / отсутствии товаров на складе и торможению процесса составления прогнозов закупок.