Разработка одиночной многотабличной формы при помощи мастера

Таблица ИЗУЧЕНИЕ, в соответствии со схемой данных, подчинена трем таблицам: ГРУППА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, содержащим справочные данные. Для отображения в одной записи всех данных об отдельном занятии, включая дополнительную информацию о группе, предмете и преподавателе, можно построить многотабличную форму без подчиненных форм — одиночную форму.

Подготовка к построению формы. Источником записей формы должна быть таблица ИЗУЧЕНИЕ. Предусмотрим отображение расшифровывающей информации из таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, которым подчинена загружаемая таблица. Однако для этого не будем планировать создание и включение подчиненных форм. Таким образом, подсхема данных для этой формы будет состоять из четырех таблиц, однако таблицей-источником записей формы будет только таблица ИЗУЧЕНИЕ, а другие три таблицы будут источниками дополнительных полей для расшифровки идентификаторов занятия.

Общая структура формы в данном случае определяется ее типом — одиночная многотабличная без подчиненных форм.

Создание мастером одиночной многотабличной формы без подчинённых форм. В качестве таблицы, которая будет источ­ником записей основной части формы, нужно выбрать таблицу ИЗУЧЕНИЕ. В окне Создание форм (Form Wizard) выберем включаемые в форму поля таблицы ИЗУЧЕНИЕ, а затем поля таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. В следующем сеансе этого диалогового окна уже будет выделена таблица ИЗУЧЕНИЕ, которая выбрана в качестве основного источника для создания формы. Поскольку эта таблица является подчиненной в схеме данных относительно других используемых в форме таблиц, мастер предлагает построить одиночную форму (Single Form). В окне мастера отмечен соответствующий тип формы.

Мастер будет строить форму без подчиненных форм с полями из всех таблиц. Далее выберем вид формыВ один столбец (Columnar), при котором отображается только одна запись, образованная добавлением полей из таблиц ГРУППА, ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ к записи таблицы ИЗУЧЕНИЕ.

Рисунок 21 Одиночная форма, созданная мастером на основе четырех таблиц

Полученная форма не соответствует документу-источнику и: потому не обеспечена удобная работа пользователя с формой при загрузке и корректи­ровке данных таблицы ИЗУЧЕНИЕ

Разработка формы с включением подчиненной формы

В соответствии с этапами загрузки базы данных "Учебный процесс", определенными выше, загрузка записей о занятиях текущего семестра в таблицу ИЗУЧЕНИЕ должна выполняться после загрузки таблиц со справочными данными, что обеспечит установление связей загружаемых записей с соответствующими записями этих таблиц.

На этапе проектирования определим все необходимые требования к создаваемой форме и ее макет в соответствии с разделом "Технология загрузки базы данных с использованием форм". Процесс конструирования сложной формы средствами Access осуществим далее в соответствии с результатами этой работы.

При определении требований к форме рассмотрим особенности назначения и работы с формой, составим подсхему данных для создания формы, определим общую структуру формы и размещение реквизитов в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных.

Проектирование формы

Выполним проектирование формы, обеспечивающей загрузку в таблицу ИЗУЧЕНИЕ данных о занятиях текущего семестра в каждой группе, и опре­делим требования к форме, на основе которых можно перейти к ее созданию.

В таблицу ИЗУЧЕНИЕ в соответствии с ее структурой наряду с номером группы и видом занятия нужно вводить идентификаторы предмета и преподавателя. В документе-источнике указаны наименование предмета и фамилия преподавателя. Для того чтобы при загрузке правильно вводить только идентификаторы, предусмотрим отображение в форме расшифровывающей информации: наимено­вания предмета (НП) и фамилии преподавателя (ФИО) из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ, которым подчинена загружаемая таблица.

Поскольку форма служит не только для загрузки, но и для просмотра, включим в форму и другие описательные реквизиты из таблиц ПРЕДМЕТ и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ для их отображения.