Основы конструирования отчетов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  

 УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МОСКОВСКИЙ АВИАЦИОННЫЙ ИНСТИТУТ

(НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ)» (МАИ)

 

 

Кафедра 303

 

Учебно-методическое пособие по курсу «Базы и банки данных»

 

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ И МАКРОСОВ В РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЕ ДАННЫХ СУБД ACCESS 2010

 

Автор Белобжеский Л.А.

 

                                                              Утверждено на заседании каф. 303

 

Москва 2014

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ И МАКРОСОВ В РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЕ ДАННЫХ СУБД ACCESS 2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

Цель работы: 2

Задание на проведение лабораторной работы.. 2

Содержание отчета и демонстрация результатов. 3

Разработка отчетов. 3

Основы конструирования отчетов. 3

Окно конструктора отчета. 3

Создание отчета для одной таблицы.. 4

Создание однотабличного отчета в режиме конструктора. 5

Просмотр и печать отчета. 7

Разработка многотабличных отчетов. 8

Многотабличный отчет с основной частью на базе главной таблицы.. 8

Разработка многотабличного отчета на основе подчиненной таблицы с помощью мастера. 12

Разработка отчета на основе запроса. 18

Создание запроса для подготовки данных в отчет. 19

Конструирование отчета на основе запроса. 21

Разработка приложения пользователя. 25

Проектирование задач приложения. 25

Основы создания макросов. 27

Конструирование макроса. 28

Использование условий в макросе. 31

Создание макросов с использованием ссылок на объекты.. 33

Организация выполнения макросов. 36

Использование макросов при решении задач. 39

Создание макроса для решения задачи, использующей запросы.. 39

Создание макроса для синхронной обработки данных в двух формах. 41

Создание макроса, работающего с данными нескольких объектов. 42

Создание макроса для вывода на экран элемента в форме. 44

Программирование на языке Visual Basic for Application.. 45

Общие сведения о языке VВА.. 45

Цель работы:

Изучение методов создания отчетов и автоматизации приложений с помощью макросов в реляционной базе данных, создаваемой с помощью системы управления базой данных (СУБД) Access.

Задание на проведение лабораторной работы

1. Ознакомиться с прилагаемым методическим материалом по созданию отчетов и макросов на примере реляционной базы данных «Учебный процесс» СУБД Access (или с любой другой литературой по теме лабораторной работы).

2. Используя разработанные ранее формы и, если нужно, таблицы, провести ввод данных в свою базу данных «Учебный процесс». В результате все таблицы вашей базы данных должны быть заполнены записями. При заполнении базы данных рекомендуется в первую очередь использовать данные, определяющие учебный процесс в МАИ. Объем материала должен быть достаточным для проверки работоспособности базы данных.

3. Создать ниже перечисленные отчеты:

· однотабличный отчет для получения списков студентов по группам (стр. 5-8);

· многотабличный отчет, содержащий сведения о кафедрах, включая списки преподавателей (стр. 9-12);

· многотабличный отчет, в котором выводятся в виде списка данные о занятиях в каждой группе (стр.13-18);

· отчет на основе запроса на примере формирования бланка «Экзаменационная ведомость» для МАИ (стр. 19-24).

4.  Ознакомиться с основами создания макросов (стр. 30-42) и создать нижеперечисленные макросы:

· макрос для расчета реального количества студентов в группах и внесения этих данных в соответствующее поле таблицы ГРУППА (у вас может быть другое название). Кроме того, необходимо обеспечить автоматическое выполнение данного макроса при каждом открытии формы СПИСОК ГРУППЫ. Для этого откройте форму в режиме конструктора, вызовите окно свойств формы и внесите имя макроса в соответствующую строку закладки События. Проверьте работу макроса, меняя списочный состав группы (стр. 42-47);

· макрос, обеспечивающий синхронное предъявление 2 форм: одну с информацией об изучаемых предметах, а другую с информацией о двоечниках по данному предмету. Обе формы должны быть предварительно созданы (стр.47).

· создайте самостоятельно макрос для формы ВЕДОМОСТЬ УСПЕВАЕМОСТИ, который обеспечивал бы получение списка студентов только одной группы. Этот макрос должен обеспечивать обновление формы при каждом переходе к ведомости другой группы. (Примечание: Менее удачный способ решения этой задачи состоит в создании кнопки на обновление в подчиненной форме ВЕДОМОСТЬ УСПЕВАЕМОСТИ. Наиболее удачно эта задача решается средствами VBA.)

5. Определить ограничения предметной области, выделить сущности и составить ER-диаграмму всей базы данных. Указать, какие сущности или связи определяют каждую таблицу БД.

Содержание отчета и демонстрация результатов

1. Перечень ограничений для данной БД и ER-диаграмма всей базы данных с объяснением соответствия между таблицами и сущностями (связями).

2. По указанию преподавателя выведите на печать отчет или другой необходимый материал, подтверждающий работоспособность вашей базы данных.

3. Продемонстрируйте преподавателю работу вашей базы данных «Учебный процесс». Обратите внимание, чтобы атрибуты (имена полей) всех таблиц заканчивались вашим личным кодом, подтверждающим самостоятельность работы. Будьте готовы по указанию преподавателя самостоятельно внести некоторые изменения и дополнения в базу данных.

Разработка отчетов

Средства разработки отчетов в Ассess предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет. При этом определяется состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных, и вычисляемых реквизитов, определяются поля, по которым нужно группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета. Определяется также порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

Основы конструирования отчетов

В данном разделе рассматривается типовая структура отчета в окне конструктора. Режим конструктора отчетов во многом похож на режим конструктора форм. Панель  инструментов, которая активно используется при конструировании отчета, аналогична панели, используемой при разработке форм.