Проведение любого исследования на основе научного аппарата системного анализа в общем плане включает совокупность следующих последовательно выполняемых работ:
· определение объекта исследования;
· постановка целей, задач и определение критериев их достижения;
· определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществление структуризации исследуемой системы;
· разработка экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы;
· исследование модели системы;
· сбор, обработка, анализ информации и обобщение результатов;
· проверка обоснованности результатов исследования;
· окончательная формулировка результатов исследования.
В ряде литературных источников для общего случая исследований рекомендуется проводить следующий состав работ:
· постановка целей и задач;
· предварительный анализ имеющейся информации, условий и методов решения;
· формулировка исходных гипотез;
· планирование и организация экспериментов;
· проведение эксперимента;
· анализ и обобщение полученных результатов;
· проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;
· окончательная формулировка новых фактов и законов, обоснований, научных прогнозов и т.д.
Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления.
Исследовать функции управления в конкретном подразделении – значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся в этом конкретном подразделении. Знать это необходимо для того, чтобы обеспечить эффективное управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом.
Функция управления — это «однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку»[2].
Такими признаками могут быть специфика и масштаб производства, формы организации производственных процессов, взаимосвязь структурных подразделений, их количество на уровнях управления и др.
Наиболее распространенная классификация функций управления выделяет следующие группы функций:
1. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции были выделены французским практиком и ученым Анри Файолем в его работе "Общее и промышленное управление" в 1916 г., которая была результатом процесса исследования факторов, оказывающих мотивирующее и демотивирующее воздействие на поведение человека.
Последовательность выполнения данных функций управления обеспечивает управление любым объектом (национальной экономикой, отраслью, предприятием).
Функция управления «планирование» имеет особое значение и включает в себя следующие процессы:
· на основе анализа внешней среды и интересов групп формируется миссия организации;
· определяются цели на основе анализа требований рынка и возможностей самой организации;
· исходя из установленных целей организации и состояния внешней и внутренней среды намечаются альтернативные стратегии;
· для реализации стратегий вырабатываются политика и процедуры, по которым действуют сотрудники организации;
· производится работа в подразделениях, основанная на оперативных планах;
· планы организации согласуются с показателями и финансовыми ресурсами.
2. Конкретные функции управления (специфические) определяются объектом управления.
К функциям управления современного предприятия относятся следующие:
· планирование (используемый ресурс - время);
· маркетинг (используемый ресурс - потребитель);
· предпринимательство (используемый ресурс - бизнес);
· финансы (используемый ресурс - деньги);
· организация (используемый ресурс - люди);
· производство (используемый ресурс - технологии);
· инновация (используемый ресурс - идеи);
· информация (используемый ресурс - данные);
· социальное развитие (используемый ресурс культура).
3. К специфическим функциям управления относят управление:
• основными производственными процессами;
• вспомогательными и обслуживающими процессами;
• оперативное (производством);
• технической подготовкой производства;
• сбытом продукции и др.
Проектирование системы управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невозможно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:
1) характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;
2) стадии жизненного цикла продукта;
3) цикл принятия решений;
4) содержание процесса управления.
Рассмотрим, как учитываются эти факторы при исследовании и проектировании функций управления.
Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами - управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).
Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла; заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.
Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:
1. Подготовка решения.
2. Утверждение решения.
3. Внедрение решения.
4. Оценка результатов внедрения решения.
Подготовка решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.
Утверждение решения — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.
Внедрение — деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.
На этой стадии оценивается результат, полученный после реализации принятого ранее управленческого решения; оценивается и само решение (необходимость его утверждения), и результаты внедрения управленческого решения.
Таким образом, порядок формирования состава функций управления следующий:
1) выбор исследуемого объекта;
2) формирование набора специфических функций;
3) выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;
4) исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции;
5) формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.