Аналитические регистры по учету средств на оплату труда

Аналитический учет средств на оплату труда организуется по каждому работнику организации. Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержа­ниях и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры:

♦ лицевой счет (форма № Т-54);

♦ расчетная ведомость (форма № Т-51);

♦ платежная ведомость (форма № Т-53);

♦ расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49).

Лицевой счет представляет собой регистр аналитичес­кого учета, который открывается на каждого работника орга­низации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и дру­гим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открыва­ется на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В нем указываются фамилия, имя, отчество работника, струк­турное подразделение, куда он принят, табельный номер, количество детей и другие сведения о нем. По окончании каж­дого месяца в лицевом счете приводятся данные о начислен­ных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед органи­зацией. Лицевой счет открывается на год, по окончании года закрывается и на следующий год открывается новый.

При заполнении лицевых счетов используются первич­ные документы:

♦ наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и др.;

♦ накопительные карточки по заработной плате для рас­чета сдельной оплаты труда;

♦ табель учета использования рабочего времени (для рас­чета повременной заработной платы и по окладам), доплаты за ночные часы и сверхурочное время;

♦ листки нетрудоспособности;

♦ решения судебных органов на удержания по исполни­тельным листам;

♦ заявления работников о перечислениях из заработной платы на благотворительные цели и др.

На основании данных лицевых счетов заполняется рас­четная или расчетно-платежная ведомости, исчисляется сред­ний заработок. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

Расчетная ведомость отражает расчеты по оплате тру­да с персоналом цеха, отдела или организации в целом. Фор­ма расчетной ведомости представляет собой журнал, состоя­щий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал, — квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, должность (спе­циальность, профессия), тарифный разряд, оклад (тариф­ная ставка), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по вре­менной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удер­жания (налог на доходы физических лиц, по исполнитель­ным листам и т. п.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приво ­ дятся данные об отработанном времени, начислениях, удер­жаниях и о сумме к выплате или задолженность за последу­ющие месяцы периода (квартала, полугодия или года), на который открывается расчетная ведомость. Ведомость заполняется по данным лицевых счетов.

На основе расчетной ведомости заполняют платежную ведомость и формируют сводные данные о фонде заработ­ной платы в целом по организации.

Платежная ведомость заполняется на основе расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные номера, фамилии, инициалы работни­ков и суммы выданной и депонированной заработной платы.

Лицевой счет, расчетная ведомость иплатежная ведомость применяются, как правило, вкрупных организациях. На средних и мелких организациях рекомендуется применять расчетно-платежную ведомость, в которой отража­ются и начисление, и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что позволяет не открывать на работников лицевые счета. Заполняется ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки, табелей учета использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т. п.