Совершенствование учета затрат по материально-производственным запасам

Управленческий учет материально-производственных запасов в рассмотренной организации не налажен, нет четкой системы сбора информации о наличии на складах тех или иных видов материалов, отсутствует надлежащее документальное оформление операций на складах. Кроме того, не используется обширный аналитический потенциал программы «1С: Предприятие», которая дает большой набор инструментов для анализа движения материалов в организации. Сама структура управления материальным хозяйством дает сбои, т.к. работа складских помещений зачастую не организована должным образом.

Ввиду этого предлагаем все вопросы разбить на группы и в рамках каждой из них провести усовершенствование некоторых аспектов управленческого учета организации. Это поможет структурировать внутреннюю систему информационного обеспечения предприятия, а также даст необходимые данные для принятия взвешенных решений по использованию, планированию и хранению материально-производственных запасов.

Таким образом, мы имеем четыре проблемы, которые необходимо разрешить:

1. Реорганизация структуры и налаживание работы складских помещений;

2. Документальное оформление материально-производственных запасов на складах;

3. Интенсивное использование программного обеспечения для целей управленческого учета;

4. Использование аналитических расчетов для планирования затрат на материально-производственные запасы.

Для предприятия большое значение имеет надлежащая организация складского хозяйства. Материальные ценности представляют собой активы, эквивалентные сумме денежных средств и потому требуют к себе бережного отношения и контроля за рациональным расходованием. Недостатки в хранении, пренебрежительное отношение к складскому хозяйству могут способствовать мелким и крупным хищениям, прочее материалов и как следствие приводить к уменьшению прибылей и даже к убыткам.

Существует три основных вида организации снабжения и хранения материалов [10]:

ü Централизованная закупка, хранение и подготовка материальных ценностей к потреблению;

ü Централизованная закупка, с доставкой и хранением материалов на разных складах;

ü Децентрализованное потребление и хранение материальных ценностей в местах их потребления.

На наш взгляд, для ОАО «НУМ» наиболее приемлемым является первый вариант, т.к. централизованная система позволяет предприятию добиться более льготных условий поставки (например, ценовых скидок за объем покупаемых материалов). При нем облегчается стандартизация некоторых видов запасов, появляется возможность сосредоточить в одном отделе наиболее квалифицированных специалистов по закупкам того или иного вида ресурсов. Но в тоже время необходимо учитывать, что создание централизованной службы снабжения увеличивает административные расходы организации.

Учитывая то, что в настоящий момент склады структурных подразделений организации (склад ЭРУ, офисный, другие) подчиняются не центральному складу, а находятся в составе этих подразделений, информация о том, что на данный склад необходимы материалы, идет долго. В целях оптимизации снабжения мы предлагаем следующую структуру управления складскими помещениями.

Рисунок 4 – Организационно-управленческая структура складов.

В данной структуре главным звеном выступают склады структурных подразделений. Именно они знают точно, какие материалы им необходимы в данный момент, поэтому посылают запрос напрямую на центральный склад. На нем данные материалы выписывают и отправляют по месту назначения. Таким образом, снимается излишняя нагрузка с подразделений организации и образуется новая служба – отдел снабжения.

Однако для принятия взвешенных решений по управлению запасами и процессом заготовления материалов, а также формирования себестоимости продукции (работ, услуг) учет материально-производственных запасов должен быть организован по отдельным группам, видам материалов. Поэтому необходимо организовать надлежащее хранение всех материалов, поступающих в организации.

Кроме реорганизации системы складов необходимо ввести корректировку во внутреннее содержание помещений. На данный момент условиям хранения соответствуют только помещения центрального склада. Поэтому мы предлагаем склады подразделений оформить по его образцу. Т.е. отвести специальное помещение со стеллажами, на которых в установленном порядке расставлены ящики (коробки, мешки) с материально-производственными запасами. Также на каждом ящике (коробке и т.д.) предлагаем нанести инвентарный номер объекта краской и такой же дублирующий на бумажном носителе маркирующим карандашом, который привязывается (навешивается) к ящику. Это делается для того, чтобы в случае, например, использования какого-либо инструмента (молоток, дрель, лопата) в течение рабочего дня (смены) кладовщик мог знать, кто, когда и зачем взял данный объект. Пример такого талона представлен на рисунке.

Рисунок 5 – Талон учета материально-производственных запасов.

	Инвентарный номер 125482
	Место хранения СКЛАД А
Выдал	Ширков А.Г.	подпись	Ширков	Дата 03.03.07
Получил	Иванов П.С.	подпись	Иванов	Дата 03.03.07
Принял	Ширков А.Г.	подпись	Ширков	Дата 04.03.07
Вернул	Иванов П.С.	подпись	Иванов	Дата 04.03.07
Выдал	…	…	…	…
Получил	…	…	…	…
Принял	…	…	…	…
Вернул	…	…	…	…

Также необходимо создать централизованную картотеку материально-производственных запасов для того, чтобы ускорить и упростить работу по снабжению предприятия.

Следующим важным звеном реорганизации складского управления является компьютеризация учета запасов. Для более полного охвата учета материально-производственных запасов необходимо установить и использовать программу по управлению складским хозяйством, например такую, как 1С: Склад.

Последним важным шагом является система непрерывной инвентаризации и пополнения запасов. Она состоит в том, что материально-ответственное лицо (кладовщик) постоянно (раз в день, раз в неделю, месяц) проверяет наличие закрепленных за ним ценностей, сверяя с данными картотеки и регистрами компьютерного учета. Этим достигается детальная и надежная проверка фактического наличия запасов, экономится время и расходы на проведение инвентаризаций. Расхождения между учетными и фактическими данными легко локализуются, что позволяет предотвратить их появление в будущем.

Следующим вопросом, требующим рассмотрения, является надлежащее документальное оформление операций на складах. Регистры, применяемые на предприятии для учета материалов, не вполне соответствуют требованиям, предъявляемым к учету материально-производственных запасов. Поэтому мы предлагаем использовать стандартный пакет унифицированных форм по учету материалов, определенный постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. N 71а [5], адаптированный под потребности ОАО «НУМ».

На предприятии уже используются такие формы, как М-4 "Приходный ордер" и М-11 "Требование-накладная". В дополнение к ним необходимо ввести следующие формы:

ü М-7 "Акт о приемке материалов",

ü М-8 "Лимитно-заборная карта",

ü М-17 "Карточка учета материалов",

ü М-35 "Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений";

Форма М-17 "Карточка учета материалов" необходима на складе для составления картотеки, "Акт о приемке материалов" (форма М-7) – для предоставления первичных учетных данных в бухгалтерию. Лимитно-заборную карту надлежит использовать на ряду с требованием-накладной, при этом необходимо преобразовать Лимитно-заборную книгу так, чтобы в ней производился учет как требований-накладных, так и лимитно-заборных карт. Предлагаем следующий вид лимитно-заборной книги.

Таблица 2 – Новая форма лимитно-заборной книги.

№ п/п	Документ, №	Дата	Вид материала	Корр. счет	Выдал	Получил
1	Требование-накалдная №152	03.05.07	Бензин АИ-80	10.3	Иванов	Сидоров
2	Лимитно-заборная карта №20	07.05.07	Дизельное топливо	10.3	Иванов	Петров
3	Требование-накалдная №160	15.05.07	Масло М10Г2	10.3	Иванов	Бушуев
4	Лимитно-заборная карта №27	17.05.07	Масло Лукойл-люкс	10.3	Иванов	Ладушкин
5	Требование-накалдная №167	20.05.07	Бензин АИ-92	10.3	Иванов	Конев
…	…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…

Она должна составляться в виде файла формата.xls для программы Microsoft Excel, т.к. компьютерный учет гораздо быстрее и эффективнее, чем ручной. При необходимости данная форма может быть распечатана на бумажном носителе. Столбцы могут быть добавлены (удалены) в зависимости от потребностей организации. Также мы советуем на каждый субсчет счета 10 «Материалы» завести отдельную Лимитно-заборную книгу на складе, т.к. это обеспечит аналитический учет материалов в большей степени. В электронной форме лимитно-заборной книги это легко достигается, т.к. файл формата.xls по сути и есть книга, состоящая из множества листов, каждый из которых в отдельности может быть использован для конкретного субсчета.

Первые два шага помогут обеспечить стройный учет материалов в организации, но дают мало аналитической информации для принятия решений. В связи с этим необходимо расширить аналитический инструментарий для того, чтобы не просто приобретать и использовать материалы для нужд организации, а управлять процессом снабжения.

Для этих целей может использоваться несколько программ. Остановимся на двух из них. Это широко известная программа 1С: Предприятие, и ее специализированная версия 1С: Склад.

Программа 1С: Предприятие дает обширный набор инструментов для анализа движения материалов в организации. Одним из них является анализ счета по субконто, т.е. по какому-либо классификационному признаку. Например, можно сформировать карточку счета, но не по всем материалам, а только по топливу. Тогда мы увидим, какова сумма затрат на топливо была в течение данного отчетного периода и сможем сравнить ее с предыдущими. Таким же образом можно узнать, например, кому из поставщиков мы платим за материалы больше всего, если в поле «субконто» выберем «поставщики».

Кроме того, в данной программе существует огромное множество отчетов, как оперативных так и специализированных, используя которые можно быть в курсе всего, что происходит с материально-производственными запасами в организации. Вот только некоторые виды отчетов, которые можно составить, используя 1С: Предприятие:

ü Анализ счета

ü Анализ счета по субконто

ü Анализ счета по датам

ü Карточка счета

ü Анализ субконто

ü Карточка субконто

ü Обороты между субконто

Для анализа материально-производственных запасов особый интерес представляет последний вид, т.к. он позволяет определить, например, сколько материалов разного вида пошло на изготовление конкретного вида номенклатуры.

Версия 1С: Склад разработана специально для складов и используется на них с большим успехом. В ней присутствуют лишь те инструменты, которые необходимы для наиболее полного учета материалов на предприятии, причем количество этих инструментов увеличено по сравнению базовой программой.

Так, на ней более детализирован учет перемещений материалов по складам, есть возможность формирования отчетов по каждому складу или месту хранения. Отчеты адаптированы для лучшего анализа движения и списания в производство сырья и материалов.

И, наконец, для управленческого учета на предприятии необходимо рассчитать показатели расхода материалов и бюджет расхода средств на материальные запасы для успешной деятельности.

Необходимость запасов материалов и их поддержание на заданном уровне порождают два типа расходов: затраты на содержание запасов (складское хранение) и расходы на пополнение запасов. Если затраты на содержание единицы запаса обозначить r, то общие расходы на содержание запасов будут:

, (3)

где Q – требуемое количество запасов.

Расходы на их пополнение при годовом объеме заказа D и затратах на единицу заказа R будут

(4)

А их сумма

+ (5)

и есть общие затраты, связанные с запасами. Тогда оптимальное количество величины заказа будет:

(6)

Количество запасов, при котором необходимо сделать новый заказ на поставку, определяется по формуле:

, (7)

где М – количество товарно-материальных ценностей, используемое ежедневно; Тз – время между моментом заказа и поставкой; Тс – время при расчете страхового запаса.

Рассчитаем, к примеру, оптимальное количество запасов бензина марки АИ-80 и его количество, при котором необходимо сделать новый заказ.

В ОАО «НУМ» за год поступает около 100 заявок на использование автотранспорта, использующего бензин марки АИ-80, т.е. годовой объем заказа в литрах будет равен произведению количества заявок на километраж за одну заявку и на расход топлива на один километр пути ( литров). Затраты на складское содержание составляют 15% от стоимости запаса. Закупочная цена одного литра бензина составляет 14,6 рубля. Затраты на единицу запаса составляют 26,14 рубля (сумма ТЗР, зарплаты, стоимости материалов, амортизации автотранспорта). Отсюда получаем, что оптимальная величина заказа равна: