2020-01-14
103
«Автоматизация работ в офисном приложенииMS Word»
Цель работы:
1) познакомиться с автоматизацией работы в MS Word;
2) научится создавать шаблоны;
3) освоить работу по созданию бланков в виде шаблонов в Word;
4) научиться создавать макросы на примере Word.
Общие теоретические сведения
Создание форм и бланков в Word
Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.
В виде бланков оформляются анкеты, опросные листы и другие документы.
Электронный бланк используется многократно, поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для этой цели в шаблоне делаются доступными только поля ввода данных (поля формы), к остальному тексту доступ пользователя закрыт.
В Word можно использовать готовые шаблоны или создавать свои. При создании нового шаблона нельзя пользоваться кнопкой на панели стандартных инструментов, а нужно создавать документ следующим образом: Файл/ Создать...
Создание шаблона
Использование готовых шаблонов
- Файл/ Создать/ «имя шаблона»
- В полученной заготовке выделяйте соответствующие участки текста и вносите необходимую информацию. В результате получите готовый документ и его можно стандартным образом сохранить.
Создать шаблон можно одним из двух способов:
1) при открытии документа ( Файл/ Создать, установить переключатель Шаблон );
2) сохранить готовый документ можно как шаблон (Файл/ Сохранить как ), установив в диалоговом окне сохранения тип файла Шаблон документа.
Файл, сохраненный как шаблон, имеет расширение * .dot. Сохранить шаблон можно в любом месте, но по умолчанию Word сохраняет шаблоны в специальной папке Шаблоны.
Создание бланка
Для создания полей формы бланка используют панель инструментов Формы. В Word возможны три вида полей формы:
§ текстовые поля ‑ служат для ввода текста;
§ флажки – позволяют установить или снять отметку в поле;
§ раскрывающиеся списки ‑ позволяют выбрать один из нескольких вариантов.
Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры, которое вызывается командой Свойства контекстного меню для выбранного поля.
Размещение полей формы удобнее всего выполнять с помощью таблицы, чтобы удобнее было выравнивать расположение полей.
Созданную форму перед использованием следует защитить.
Защита полей
Для ограничения доступа пользователя при заполнении шаблона следует активизировать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы.
