2020-01-14
108
Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу "F 11".
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.
Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
Выбор для поля таблицы типа данного
Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных. При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее:
1. какие значения должны отображаться в поле. Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных, и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде;
2. сколько места необходимо для хранения значений в поле;
3. какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать
4. значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а в текстовых полях и полях объектов OLE, – нельзя;
5. нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно;
6. будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля МЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя;
7. каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т. д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа Дата/Время.
В следующей таблице представлены все типы данных Microsoft Access и их применение.
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. | До 64 000 символов. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
| Дата/Время | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. | 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
| Логический | Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). | До 64 000 символов |
| Мастер подстановок | Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля |
Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".
Свойство Размер поля
Свойство Размер поля определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.
Если свойство Тип данных имеет значение "Текстовый", значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50.
Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код репликации".
Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля:
| Значение | Описание | Дробная часть | Размер |
| Байт | Числа от 0 до 255 | Отсутствует | 1 байт |
| Целое | Числа от -32 768 до 32 767 | Отсутствует | 2 байта |
| Длинное целое | (Значение по умолчанию). Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 | Отсутствует | 4 байта |
| С плавающей точкой (4 байта) | Числа от -3.402823Е38 до -1.401298Е-45 для отрицательных значений и от 1.401298Е-45 до 3.402823Е38 для положительных. | 7 знаков | 4 байта |
| С плавающей точкой (8 байт) | Числа от -1.79769313486232Е308 до -4.94065645841247Е для отрицательных значений и от 1.79769313486231Е308 до 4.94065645841247Е-324 для положительных. | 15 знаков | 8 байт |
| Код репликации | Глобальный уникальный идентификатор (GUID) при репликации объектов данных | Не определено | 16 байт |
Для получения или задания максимального размера текстового поля в программе Visual Basic следует использовать свойство Size объектов доступа к данным (DAO). Для полей других типов значение свойства Size автоматически определяется значением свойства Туре.
Важно: Пользователь имеет возможность указать стандартные размеры текстовых и числовых полей в группе Размеры полей по умолчанию на вкладке Таблицы/запросы (в диалоговом окне Параметры, которое открывается командой Параметры в меню Сервис). Рекомендую задавать минимально допустимое значение свойства Размер поля, поскольку обработка данных меньшего размера выполняется быстрее и требует меньше памяти. Преобразование большего значения свойства Размер поля к меньшему в таблице, которая уже содержит данные, может привести к потере данных. Например, при уменьшении размера текстового поля с 255 до 50 все значения, длина которых превышает 50 символов, будут усечены. Данные в числовом поле, которые выходят за пределы диапазона, соответствующего новому размеру поля, округляются или заменяются пустыми значениями. Например, при замене значения "С плавающей точкой (4 байта)" на "Целое" дробные числа будут округлены до ближайшего целого числа, а значения вне диапазона от -32 768 до 32 767 будут преобразованы в пустые значения. Отменить изменения данных, произошедших при модификации свойства Размер поля, после его сохранения в режиме конструктора таблицы будет невозможно. Для полей, в которых планируется хранить числовые значения с одним – четырьмя знаками в дробной части, рекомендуется использовать денежный тип данных. При обработке числовых значений из полей типа "С плавающей точкой (4 байта)" и "С плавающей точкой (8 байт)" применяются вычисления с плавающей точкой. При обработке числовых значений из денежных полей используются более быстрые вычисления с фиксированной точкой.
Поле типа Счетчик
Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число, в Microsoft Access существует тип данных Счетчик. При этом созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел: последовательно возрастающие на один, случайные числа, а также коды репликации (также называются GUID – глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы. Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице.
Поле счетчика и репликация
Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. При репликации базы данных необходимо определить подходящий размер для поля типа Счетчик, используемого в качестве ключевого поля таблицы. При использовании поля типа Счетчик как ключевого поля для таблицы в реплицированной базе данных для его свойства Размер поля можно установить значение либо Длинное целое, либо Код репликации. Если между операциями синхронизации реплик добавляется, как правило, менее 100 записей, то с целью экономии дискового пространства для свойства Размер поля следует использовать значение Длинное целое. Ну а если между операциями синхронизации добавляется более 100 записей, то с целью предотвращения повторения значений в ключевых полях в разных репликах следует использовать значение Код репликации. Однако следует иметь в виду, что в поле типа Счетчик с размером Код репликации генерируются 128-байтовые значения, требующие больше места на диске.
Свойство Формат поля
Свойство Формат поля позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля Цена разумно указать в свойстве Формат поля формат Денежный и установить для его свойства - Число десятичных знаков - значение 2 или Авто. В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68р. Допустимо использование как встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. Для элементов управления значение свойства Формат поля задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Форматы можно выбирать из списка встроенных форматов для полей, имеющих числовой, денежный, логический типы данных, а также типы данных счетчика и даты/времени. Также для любых типов данных полей, отличных от объектов OLE; есть возможность создания собственных специальных форматов. Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе.
Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных, не оказывая воздействия на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных Числовой, Дата/Время, Логический, Текстовый и Поле МЕМО. В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р. Настройка Формат поля, заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.
Ниже перечисляются символы, используемые при определении специальных форматов для любого типа данных.
| Символ | Значение |
| (Пробел) | Выводит пробел как символьную константу. |
| "АВС" | Все символы внутри кавычек считаются символьными константами. |
| ! | Выравнивает символы по левому краю. |
| * | Заполняет доступное пустое пространство следующим символом. |
| \ | Выводит следующий символ как символьную константу. Для этой же цели можно использовать кавычки. |
| [цвет] | Задает цвет, название которого указано в скобках. Допустимые имена цветов: Черный, Синий, Зеленый, Бирюзовый, Красный, Лиловый, Желтый, Белый. |
Не разрешается смешивать в одном формате специальные символы, предназначенные для определения числовых форматов, форматов даты/времени и текстовых форматов. Если для поля определено значение свойства Маска ввода, а в свойстве Формат поля задается другое форматирование тех же данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве Формат поля, а значение Маска ввода игнорируется. В свойстве Формат поля задаются разные настройки для различных типов данных. Ниже приводится описание конкретных настроек.
Свойство Формат поля для даты/времени
Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных или специальных числовых форматов для полей даты/времени. В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для полей даты/времени.
| Значение | Описание |
| Полный формат даты | (Значение по умолчанию). Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух: "Краткий формат даты" и "Длинный формат времени". Примеры: 01.11.95 1:07:19 и 23.01.96 23:01:04. |
| Длинный формат даты | Совпадает с настройкой "Полный формат", задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример: 1 Июнь 1995 г. |
| Средний формат даты | Пример: 03-апр-95. |
| Краткий формат даты | Совпадает с настройкой "Краткий формат даты", задающейся в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Пример: 11.06.95. Значения краткого формата даты предполагают, что даты из диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то есть, предполагаются годы с 2000 по 2029). Предполагается также, что даты из промежутка 01.01.30 и 31.12.99 относятся к двадцатому веку (то есть годы с 1930 по 1999). |
| Длинный формат времени | Совпадает с форматом времени, задающимся в окне Язык и стандарты на вкладке Время панели управления Windows. Пример: 20:58:10. |
| Средний формат времени | Пример: 05:34 РМ. |
| Краткий формат времени | Пример: 17:34. |
Также существуют специальные форматы даты и времени. Специальные форматы выводятся в соответствии со значениями, установленными в окне Язык и стандарты Панели управления Windows. Специальные форматы, противоречащие настройкам окна Язык и стандарты, игнорируются.
Свойство Формат поля для числовых и денежных полей
Свойство Формат поля позволяет указать использование встроенных и специальных числовых форматов для числовых и денежных типов данных. В следующей таблице приводятся встроенные значения свойства Формат поля для числовых полей.
| Значение | Описание |
| Основной | (Значение по умолчанию). Числа отображаются так, как они были введены. |
| Денежный | Используются разделители групп разрядов; отрицательные числа выводятся в круглых скобках; свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Фиксированный | Выводится по крайней мере один разряд; свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| С разделителями | Числа выводятся с разделителями групп разрядов; свойство Число разрядов десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Процентный | Значение умножается на 100; добавляется символ процентов (%); свойство Число десятичных знаков по умолчанию получает значение 2. |
| Экспоненциальный | Числа выводятся в экспоненциальной (научной) нотации. |
Специальные числовые форматы могут включать в себя от одного до четырех разделов, отделенных друг от друга точкой с запятой (;). Каждый формат содержит спецификацию для различных разделов (типов) числовых данных.
| Раздел | Описание |
| Первый | Формат положительных чисел. |
| Второй | Формат отрицательных чисел. |
| Третий | Формат нулевых значений. |
| Четвертый | Формат пустых значений. |
Свойство Формат поля для текстовых и МЕМО-полей
Свойство Формат поля позволяет создавать специальные форматы для текстовых и МЕМО-полей с помощью специальных символов. Для этого используются следующие символы:
| Символ | Описание |
| @ | Обязательный текстовый символ или пробел. |
| & | Необязательный текстовый символ. |
| < | Преобразует все символы в строчные. |
| > | Преобразует все символы в прописные. |
Специальные форматы для текстовых полей и полей МЕМО могут включать один или два раздела, разделяемых точкой с запятой (;). Эти разделы описывают спецификации формата различных порций данных поля.
| Раздел | Описание |
| Первый | Формат отображения текста. |
| Второй | Формат отображения строк нулевой длины и пустых значений. |
Формат поля и маска ввода данных
В Microsoft Access к похожим результатам приводит изменение двух свойств полей: свойство Формат поля и свойство Маска ввода. Свойство Формат поля используется для отображения данных в постоянном формате. Например, если свойство Формат поля для полей типа Дата/Время установлено на Средний формат даты, то все вводимые данные будут отображаться в следующем формате: 12-янв-97. Если же пользователь базы данных введет число в виде 12.01.97 (или в другом определенном виде), то при сохранении записи формат даты будет преобразован в Средний формат даты. При установке свойства Формат поля изменяется только отображение значения, однако, данное свойство никак не влияет на хранение значения в таблице. Изменения в формате отображения применяются только после сохранения введенных данных, до этого момента определить, в каком формате были введены данные в поле, невозможно. Если же вводом данных необходимо управлять, в дополнение к формату отображения данных или вместо него используется маска ввода. Если требуется, чтобы данные отображались так, как они были введены, свойство Формат поля вообще не устанавливается. Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. Например, для поля Номер телефона требуется, чтобы все вводимые значения телефонного номера содержали точное число только цифровых знаков и составляли полный номер телефона (например, в США это код штата, код города и номер абонента). Если для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а параметр Формат поля определяет отображение данных при сохранении записи. Если используется как свойство Формат поля, так и свойство Маска ввода, необходимо обеспечить, чтобы результаты их действия не противоречили друг другу. Маска ввода для поля таблицы создается в режиме конструктора с помощью мастера.
Ключи и индексы
Мощь реляционных баз данных заключается в том, что с их помощью можно быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов; форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Эти поля называются ключевыми полями таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то процессор базы данных (в Access – Microsoft Jet) предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.
Типы ключевых полей
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Ключевые поля счетчика
Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число (см. выше, раздел "Поле счетчика"). Указание такого поля в качестве ключевого – наиболее простой способ создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет автоматически создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ
Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
Составной ключ
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого отдельного поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении "многие-к-многим". Примером такой таблицы может служить таблица Книги базы данных Картотека, связывающая таблицы Авторы и Издатели. В этой таблице можно назначить ключ, состоящий из двух полей: NoАвтора и NoИздателя. В таблице Книги может быть представлено много авторов и много издателей, но каждая книга присутствует в картотеке только один раз, поэтому комбинация значений полей NoАвтора и NoИздателя достаточна для образования ключа.
Другим примером может служить складская база данных, в инвентарной книге которой используются один основной и один или несколько вспомогательных инвентарных номеров.
Важно: Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, можно просто добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендую определять ключ по полям Имена и Фамилии, поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей.
Индексы
Индексы – объекты базы данных, которые обеспечивают быстрый доступ к отдельным строкам в таблице. Индекс создается с целью повышения производительности операций запросов и сортировки данных таблицы. Индексы также используются для поддержания в таблицах некоторых типов ключевых ограничений; эти индексы часто создаются автоматически при определении ограничения. Индекс – независимый объект, логически отдельный от индексированной таблицы; создание или удаление индекса никак не воздействует на определение или данные индексированной таблицы. Он хранит высоко оптимизированные версии всех значений одного или больше столбцов таблицы. Когда значение запрашивается из индексированного столбца, процессор (ядро) базы данных использует индекс для быстрого нахождения требуемого значения. Индексы должны постоянно поддерживаться, чтобы отражать последние изменения индексированных столбцов таблицы. Процедуры обновления индекса при вставке, модификации или удалении значения в индексированный столбец автоматически выполняются процессором базы данных. Хотя эти операции не требуют никаких действий со стороны пользователя, они, однако, снижают эффективность некоторых операций манипулирования данными (кроме запросов на выборку). Однако уменьшение производительности, ассоциированное с поддержанием индекса, в большинстве случаев с лихвой компенсируется преимуществами повышения быстродействия доступа к данным, которое обеспечивает индекс. Индексы обеспечивают наибольшие выгоды для относительно статичных таблиц, по которым часто выполняются запросы.
