Документация и инвентаризация. Методология организации первичного учета

Одна из особенностей бухгалтерского учета, в отличие от других видов учета, – его документированность. Документ является основой построения всей системы бухгалтерского учета и представляет собой письменное распоряжение о выполнении хозяйственных операций или письменное доказательство свершения этих операций.

Первичные учетные документы, используемые для отражения хозяйственных операций организации, весьма разнообразны. Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их классифицируют по различным признакам (табл. 3.1).

В каждом документе содержатся сведения о характере совершенного факта хозяйственной жизни. Эти сведения называются реквизитами документа.

Обязательные реквизиты:

– наименование документа (формы);

– код формы;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц, их расшифровки.

При отсутствии одного из этих реквизитов документ может быть признан не действительным.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме).

По форме документы подразделяются на типовые и специализированные.

Типовые документы содержат такой состав и размещение реквизитов, которые предназначены для регистрации однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве организаций.

Для некоторых организаций применяют специализированные формы документов, т.е. такие первичные учетные документы, которые могут быть использованы только для одной группы организаций. Например, ведомость учета выработки станков в организациях текстильной промышленности.

Для снижения трудоемкости учета, его рациональности проводится унификация и стандартизация учетных первичных документов.

Каждый документ должен быть тщательно проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных показателей). После проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку и составление проводок (контировок).

Таксировка (расценка) представляет собой умножение количества на цену за единицу в самом первичном документе.

Группировка включает составление группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. в разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период.

Контировка выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции.

Организованная система создания, проверки, обработки и регистрации всех первичных учетных документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Основным этапами документооборота являются:

– составление документов при выполнении хозяйственных операций;

– прием документов бухгалтерией;

– отражение данных документов в системе учетных записей;

– передача документов в архив.

Правильное построение документооборота требует продвижения документов непрерывным потоком. В связи с этим разрабатывают график движения.

Ответственность за соблюдения графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Первичные учетные документы после их обработки и совершения учетных записей в регистры должны быть сохранены. В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых – более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.