Інвентаризація дебіторської заборгованості

 

У зміцненні фінансового становища й платоспроможності підприємств різних форм власності в умовах ринкової економіки й твердої конкурентної боротьби важлива роль належить контролю над станом розрахункової дисципліни, динамікою дебіторської й кредиторської заборгованості, у тому числі й оформленої векселем. Перевірка розрахункових операцій з різними дебіторами підприємства є складовою частиною контролю, що постійно здійснюється, фінансовій-господарсько-фінансової діяльності й здійснюється в нерозривному зв'язку з іншими операціями (касовими, банківськими, товарними, виробничими, операціями по капітальних вкладеннях і т.д.). Це пояснюється тим, що багато із зазначених і інших операцій прямо або побічно впливають на розрахункові взаємини, між підприємствами. У якості джерел інформації для контролю розрахункових операцій з дебіторами підприємства використовуються: бухгалтерський баланс (форма №1 "Баланс"), облікові регістри й первинні документи по облікові розрахунків з покупцями й замовниками, різними дебіторами, розрахунків по отриманих авансах від покупців і замовників, внутрішньогосподарських розрахунків.

Завданнями контролю розрахунків з дебіторами є:

- контроль  над    своєчасністю,     повнотою,  обґрунтованістю й законністю проведених розрахунків;

- контроль над раціональністю  застосовуваних форм   розрахунки з покупцями й іншими дебіторами;

- контроль    документообігу по облікові розрахункових операцій;

- виявлення    винних  у здійсненні  своєчасних  розрахунків  по зобов'язаннями підприємства.

Для виконання цих завдань контроль проводиться в три стадії: попередній (здійснюється до здійснення операції шляхом оформлення й підписання первинних документів (додатка Ц – Ю) і має своєю метою попередження порушень); поточний контроль (здійснюється в ході процесу господарської операції, наприклад, проведення інвентаризації, і має своєю метою своєчасне усунення порушень); наступний контроль (проводиться після здійснення господарської операції й має своєю метою виявлення порушень, безгосподарності й вживання заходів по усуненню). Розрахункові операції досліджуються суцільним методом, хоча він і вимагає багато часу.

Така перевірка вимагає глибокого аналізу як облікових записів, так і звітних, а також знань різних варіантів і способів розкриття можливих порушень і незаконного утвору дебіторської заборгованості. Для кожного типу господарських операцій можна привести приклади їх типового помилкового обліку. Існує сім конкретних цілей, що коштують перед системою внутрішньогосподарського контролю, досягнення яких дозволяє перешкодити виникненню помилок у записах. Система внутрішнього контролю підприємства повинна бути досить надійної для забезпечення відомого ступеня впевненості в тому, що:

- враховані господарські операції дійсно мали місце (реальність). Система внутрішньогосподарського контролю не дозволяє в бухгалтерських записах відбити фіктивні або неіснуючі господарські операції;

- на операції належним чином отриманий дозвіл (схвалення). Якщо має місце несанкціонована господарська операція, то це може привести до зловживання, результатами якого може стати розтрата, розкрадання, заниження прибутки і т.д;

- зроблені господарські операції відбиті в обліку (повністю). Не повинні бути пропущені в облікових записах господарські операції, що мали місце;

- господарські операції адекватно оцінюються (оцінка). Адекватна система внутрішнього контролю містить у собі також процедури, що дозволяють уникати помилок при підрахунках і обліку сум господарських операцій на різних етапах облікового процесу;

- господарські операції належним чином рознесені по рахунках (класифікація). Якщо необхідно підготувати якісну звітність, інформація в регістрах повинна бути адекватно класифікована згідно із Планом рахунків. Так потрібно, щоб фінансову звітність можна було вважати складеної об'єктивно. Класифікація містить у собі й такі категорії, як підрозділ і продукт;

- господарські операції відображаються вчасно (своєчасність). Відбиття господарської операцій або до, або після того, як вони зроблені, підвищує ймовірність неправильного запису невірної суми. Якщо запізнений запис зроблений наприкінці періоду, у фінансовій звітності буде неточність;

- записи про господарські операції належним чином включені в регістри, підсумки по них правильно підсумовані й узагальнені (підсумовування й узагальнення). У багатьох випадках дані по окремих господарських операціях підсумуються й узагальнюються перед тем, як вони знаходять висвітлення в журналах - ордерах. Потім інформація з журналів переноситься в Головну книгу, де вона зводиться й використовується для підготовки фінансової звітності. Незалежно від методу, застосовуваного для обліку й обробки інформації про господарську операцію, слід застосовувати адекватний контроль для гарантії правильності такого узагальнення.

Контроль розрахункових операцій починається з аналізу інвентаризацій, проведених відповідно до діючого порядку ведення обліку в Україні.

Інвентаризаційна комісія, створена за письмовим наказом керівника підприємства, установлює строки виникнення заборгованості, реальність (обґрунтованість) заборгованості, винних (або обставин) у випадках пропуску строків давнини. З усіма дебіторами підприємство обмінюється виписками з особових рахунків. Ці виписки інвентаризаційна комісія використовує для підтвердження реальності заборгованості.

На рахунках синтетичного й аналітичного обліку розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки підтверджені виписками з особових рахунків суми.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки з метою контролю повинні також установити:

- тотожність розрахунків з дебіторами;

- суми дебіторської заборгованості, по яких пройшов строк давнини;

- особливий контроль над строками по заборгованості оформленій векселем;

- вжиті  заходи  по  ліквідації  простроченої  заборгованості підприємства перед дебіторами;

- законність списання незатребуваної дебіторами заборгованості.

Результати інвентаризації розрахунків оформляються актом. У ньому відзначаються найменування перевірених рахунків по облікові розрахунків, суми виявленої непідтвердженої дебіторської заборгованості, дебіторської заборгованості, по якій пройшов строк оплати і яким пройшов строк позовної давнини.

По цих видах дебіторської заборгованості до акту інвентаризації додається довідка, у якій приводяться найменування й адреси підприємств-дебіторів, сума й причини заборгованості, час виникнення й на підставі яких документів це підтверджується.

Дані проведеної інвентаризації розрахунків підприємства звіряються з даними бухгалтерського обліку, відбитими в "Баланс" формі №1, головній книзі, а також з аналітичними даними по розрахункових рахунках і рахункам синтетичного обліку (регістри обліку). При перевірці розрахунків з дебіторами також перевіряють повноту аналітичного обліку. Дані аналітичного обліку перевіряються позиційно по кожному запису, при цьому з'ясовуються наявність виправдувальних документів, їх юридична повноцінність, наявність документів, що підтверджують оприбуткування матеріальних цінностей або отриманих послуг.

Перевірці підлягають господарські операції підприємства з дебіторами, відбиті в журналі №3 і відомості до нього, у відомості розрахунків з іншими дебіторами підприємства.

На ВАТ «Стальмонтаж» контроль над формуванням і погашенням дебіторської задолжености здійснюється бухгалтерією підприємства. Достовеpность ДЗ пpовеpяется шляхом свеpки її суми по кожній статті балансу на дату пpовеpки із сумами заборгованості, отpаженной в облікових pегистpах і пеpвичных документах. Заборгованість підзвітних осіб є однієї зі складових ДЗ. Т.к. підзвітні особи pасходуют грошові сpедства без пpедваpительного контpоля, необхідно пpоанализиpовать, не допускалися чи наpушения pасчетной дисципліни, а також пpавильно чи офоpмлены опpавдательные документи. Контроль розрахунків кредитних операцій по прибуткових і платіжних документах дозволяє встановити не тільки правильність, але й своєчасність розрахунків. Для цього на ВАТ «Стальмонтаж» порівнюють дату прийманняовідвантаження продукції, зазначену в приймально-здавальних документах, з датою перерахування грошей підприємству.

Однієї з головних завдань внутрішньогосподарського контролю є дотримання норм податкового обліку дебіторської заборгованості. Щодо податкового обліку ДЗ діють норми Законів України " Про оподаткування прибутку підприємств" і " Про податок на додану вартість ". Відповідно до Закону (2,34) платник податку має право зменшити суму валового доходу звітного періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) у випадку, якщо покупець таких товарів (робіт, послуг) затримує без узгодження із платником податків оплату їх вартості. Для здійснення зазначеного зменшення необхідна наявність трьох умов:

- затримка платежу здійснюється боржником без узгодження із платником податку;

- затримка в оплаті повинна перевищувати 30 днів від дати, певної умовами договору;

- платник податку звернувся до суду із заявою про стягнення заборгованості або про визнання боржника банкрутом, або якщо за поданням платника нотаріус учинив виконавчий напис про стягнення боргу або закладеного майна.

У випадку якщо протягом наступних податкових періодів суд не задовольняє позов платника податків або задовольняє його частково, платник повинен збільшити валовий дохід відповідного податкового періоду на вартість відвантажених товарів (виконаних робіт, зроблених послуг) або її частина, не визнану судом. А також нарахувати пеню, виходячи з діючої облікової ставки НБУ, збільшеної в 1, 2 рази.

Повідомлення про зменшення валового доходу й копія рішення суду про прийняття справи до проведення висилаються в податковий орган за правилами, установленим центральним податковим органом. У випадку ухвалення судового рішення на користь платника його валові доходи збільшуються на суму заборгованості, фактично відшкодованої боржником. Однієї з особливостей покриття безнадійної заборгованості банками й небанківськими фінансовими установами є обов'язок створення ними страхового резерву.

У випадку, якщо дебітор повністю або частково погашає безнадійну заборгованість, попередньо віднесену платником податків до складу валових видатків або відшкодовану за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму компенсації, отриманої від дебітора.

У випадку якщо фізична особа-дебітор, визнаний у судовому порядку безвісно відсутнім або померлим, оголошується, кредитор зобов'язано здійснити відповідні заходи щодо стягнення заборгованості з такої особи. У випадку якщо така фізична особа або фізична особа, щодо якого органами слідства оголошений розшук, знайдене й оплачує заборгованість, яка була попередньо включена платником податків до складу валових видатків або відшкодована за рахунок страхового резерву, платник податків збільшує валовий дохід на суму коштів, отриманих від дебітора.

Списання з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, випливає провадити після прийняття всіх необхідних заходів до її стягнення, ретельної перевірки причин виникнення шляхом пред'явлення претензій, позовів в арбітражний суд до дебіторам -  юридичним особам і до суду до дебіторам - фізичним особам.

При списанні з балансу ДЗ із терміном позовної давності, що закінчився, по товарним операціям слід нарахувати ПДВ на відпускну (продажну, кошторисну) вартість відвантажених ТМЦ, готової продукції, виконаних робіт, зроблених послуг.

Списання боргу внаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для скасування заборгованості. Ця заборгованість повинна відображатися за балансом не менш трьох років з моменту списання для спостереження за можливістю її стягнення у випадку зміни майнового стану боржника.

Сумнівна й безнадійна заборгованість може вплинути на прибуток підприємства, а отже, і на об'єкт оподатковування раніше, чим пройдуть строки позовної давнини. За умови дотримання порядку, передбаченого статтею 12 Закону (2) віднесення на фінансовий результат може бути здійснене не після закінчення строків позовної давності.

У питанні внесення змін у податковий облік щодо відбиття в ньому ДЗ (у зв'язку з переходом на нові стандарти) на сьогоднішній день слід виходити з наступного. Оскільки інформація про прийняття Верховною Радою розв'язків по цьому питанню отсутствует, застосування в податковому обліку ДЗ норм П(с)БУ 10 поки неможливо.

На базовім підприємстві внутрішньогосподарський контроль дебіторської заборгованості здійснюється по так званій «системі АВС», що забезпечує ефективний контроль над рухом і своєчасною інкасацією ДЗ. До критерію «А» ставляться найбільш великі й сумнівні види дебіторської заборгованості («проблемні кредити»). До критерію «В» ставляться кредити середніх розмірів, а до критерію «З» - інші види ДЗ, що не виявляють серйозного впливу на результати фінансової діяльності.

Проводиться контроль повноти відбиття інформації про реалізацію й ДЗ, у процесі якого перевіряється, на чи всі відвантажені товари виставлені рахунки й чи зареєстровані вони в обліку; на чи всі повернуті товари й визнані претензії покупців зроблені відповідні виплати й запису в обліку, а також, чи зареєстровані всі отримані аванси.

 Крім того, на базовім підприємстві контролюється реальність записів, тобто з'ясовується, чи відповідають відвантаженим товарам виставлені рахунки, а виплаченим компенсаціям - здійснені повернення продукції або визнані претензії.

Контроль правильності розрахунків на ВАТ «Стальмонтаж» забезпечує виписку рахунків відповідно до затверджених цін, кількості відвантажених товарів, установленими законодавством податками й іншими обов'язковими платежами, швидке встановлення рахунків, по яких оплата викликає сумнів і відправлення рахунку за товари й самих товарів на адресу того самого підприємства (особи).

Крім перерахованих вище функцій, контроль ДЗ на базовім підприємстві забезпечує відповідність і своєчасність облікової реєстрації, внаслідок чого всі рахунки реєструються бухгалтером одночасно зі здійсненням поставки (у тому самому обліковому періоді).

На стадії формування й первинної реєстрації даних контроль ДЗ на ВАТ «Стальмонтаж» включає перевірку наявності наказів, договорів, заяв для оформлення дебіторської заборгованості й своєчасності документального оформлення.

На стадії використання первинної інформації при її обробці - ранжирування ДЗ по строках її виникнення й погашення. На стадії використання узагальнених зведених даних і показників – ведення картотеки нагадувань і ретельну перевірку обґрунтованості сум, що значаться на рахунках.

Внутрішньогосподарський контроль ДЗ дозволяє не тільки зменшити саму ДЗ, але й видатки на її втримування. Основної складовій контролю є розв'язок про надання кредиту. Важливим моментом при цьому є постійне втримання ДЗ на прийнятному рівні. Система контролю в цьому випадку має величезне значення, тому що без неї сума ДЗ може перевершити припустимий рівень і тим самим знизити прибуток підприємства. Тому часто виникає потреба в коррективних діях, у зв'язку із чим добре налагоджена система контролю за ДЗ іноді є єдиним способом контролю над ситуацією на даному напрямку.